Budowanie pozytywnych doświadczeń kandydatów w procesie rekrutacji

Na przestrzeni ostatnich miesięcy rekrutacja zmieniła swoje oblicze i przeniosła się do sfery online. Czy wiąże się to z jakimiś trudnościami? Pewnie nie, gdyż z pomocą przychodzi nam technologia. Bardziej trzeba skupić się na tym, by niezależnie od jej formy była przyjaznym i rozwojowym doświadczeniem.

Rekrutacja dla obydwu stron jest zajęciem czasochłonnym i bardzo angażującym. Rekruter musi się do niej przygotować równie solidnie co kandydat, bo również on a z nim cała firma, podlega ocenie. Wieści na temat słabego poziomu czy nieprzyjemnego przyjęcia kandydata, rozniosą się szybko w rozmowach ze znajomymi, czy w opiniach na portalach społecznościowych. A tego złego PR-u jako firma chcesz uniknąć.

Candidate experience

Candidate experience czyli doświadczenia kandydata to termin zawierający wiele tematów związanych z rekrutacją i jej procesami, dlatego warto zadbać o jej jakość. Doświadczenie z rekrutacji staje się pryzmatem, przez który kandydat patrzy na firmę jako całość. Mimowolnie staje się ambasadorem tego doświadczenia i przekazuje informacje dalej. Dlatego należy dołożyć wszelkich starań by proces rekrutacji był jak najbardziej komfortowy, jasny i rzeczowy od początku do końca.

Z raportu „Candidate experience w Polsce 2019”, którego autorem są eRecruiter i Great Digital wynika, że  1 na 5 specjalistów, którzy swoje wrażenia z procesu rekrutacji określają jako negatywne, nie kupi produktu lub usługi danej firmy. Natomiast ci, którzy ocenili je pozytywnie z większym prawdopodobieństwem zaaplikują ponownie, bądź polecą znajomym zainteresowanie się marką i jej zawodowym propozycjom.

Za doświadczeniem kandydata kryje się też wiele innych rzeczy, które nie są związane ściśle z rekrutacją, ale ogrywają bardzo istotną rolę, jak np. transparentność i równość płac, propozycje dodatkowych benefitów, jasna i dostępna ścieżka kariery. To także wykorzystywane technologie i programy oraz innowacje, dzięki którym kandydat będzie miał okazję zdobywać nowe umiejętności. Wiele też zależy od menadżerów, gdyż często o niekompetentne osoby zarządzające rozbija się cały zespół specjalistów. Kadra menadżerska jest bardzo istotna, bo to ona odpowiada za koordynowanie zespołami i tworzy klimat pracy. Według danych LinkedIn 38% specjalistów wymienia mądre, otwarte i umiejętne zarządzanie ludźmi jako czynnik, który znacznie może wpłynąć na poprawę candidate experience. Wynagrodzenie to nie wszystko, ważne jest też środowisko w jakim może znaleźć się rekrutowany przez Ciebie pracownik. A skąd się o tym dowie? Z Twoich firmowych kanałów social media, które powinieneś budować w oparciu o najlepsze techniki employer brandingu, o czym dowiesz się w dalszej części artykułu.

Jak zacząć?

Rekrutację należy dopracować w najdrobniejszych szczegółach i zlecić ją specjalistom. Duże i średnie firmy mają łatwiej, gdyż mają do tego zadania dedykowane całe działy posiadające odpowiednie kompetencje. Małe przedsiębiorstwa niekoniecznie dobrze sobie z tym radzą, bo w swoich zasobach nie mają dobrze przygotowanej osoby do tego zadania. Bywa, że  rozmowa rekrutacyjna jest przeprowadzana przez osobę, która nie wie o co i jak pytać i jak odpowiadać na pytania kandydata. Ta niewiedza prowadzi często do niezrozumienia i poczucia chaosu, które wywołują pytania np. niemające żadnego związku z doświadczeniem czy stanowiskiem na które aplikuje. Na pewno każdy z nas może przywołać w pamięci taką rozmowę rekrutacyjną, którą może określić mianem najsłabszej. Warto pochylić się nad tym doświadczeniem i wypisać jej plusy i minusy z perspektywy kandydata, by wiedzieć czego nie robić. Przygotuj sobie plan rekrutacji, spisz wcześniej pytania, które chcesz zadać i przed spotkaniem przeczytaj CV! Możesz do niego zrobić notatki, które ułatwią Ci nawigowanie w trakcie spotkania. Nic tak nie irytuje jak rekruter, który prosi o chwilkę na przeczytanie CV. Finalnie robi to w pośpiechu, nie wyłapuje wszystkiego, bądź gubi się w informacjach. Jeżeli nie masz w firmie osoby, która mogłaby Ci pomóc w przeprowadzeniu profesjonalnej rekrutacji, możesz skorzystać z wiedzy i praktyki specjalistów w tej dziedzinie.

Dobre praktyki procesu rekrutacji

1. Zacznij od ogłoszenia

Sprecyzowane i jasno opisane ogłoszenie to podstawa, bo już ten etap pomoże w pewnym stopniu uniknąć aplikacji, które nie spełniają warunków lub ich odsetek będzie stosunkowo niewielki. To bardzo ułatwia późniejszy dobór osób, które zaprosisz na rozmowę. Jeżeli zbierasz aplikacje z wykorzystaniem formularza online zaprojektuj go tak, by był możliwie najprostszy i pytaj w nim tylko o naprawdę istotne rzeczy.

Ogłoszenie możesz wzbogacić o firmowe motto czy ciekawie zaprojektować graficznie, by oddać charakter firmy i wartości jakie są jej bliskie. Możesz też dodać przekierowania do kanałów social media czy do firmowego konta na LinkedIn. Dlaczego to takie ważne? Właśnie w taki subtelny sposób możesz pochwalić się swoją marką pracodawcy, czyli pokazać swoją firmę jako atrakcyjne i przyjazne miejsce pracy. To są właśnie elementy employer brandingu. A jak marki to robią? Głównie chodzi o wskazanie pracodawcy jako tego pożądanego, jednego z lepszych na rynku, dającego wiele możliwości rozwoju zawodowego i osobistego poprzez pakiet benefitów, szkoleń, innych wewnętrznych dedykowanych autorskich programów. To również wskazanie zaplecza w postaci opieki medycznej, wspierania zdrowia przez systemy sportowe oraz działania z zakresu integracji zespołowej jak np. firmowe wyjazdy. Budowanie pozycji specjalisty w swojej dziedzinie i poświadczanie tego poprzez uczestnictwo w targach, konferencjach czy spotkaniach branżowych. Nawet  dzielenie się informacjami z życia biura jak np. wdrożeniem usprawnień, z których wszyscy skorzystają, czy tak prozaicznymi rzeczami jak kulinarny kiermasz świąteczny. Tego wszystkiego kandydat dowie się z Twoich biznesowych profili na portalach społecznościach. Więc jeżeli jeszcze nie masz strategii na employer branding zacznij ją planować.

2. Zaproszenie na rozmowę

Wybrałeś grupę osób, z którą chcesz się spotkać i porozmawiać? Super! Wykonaj telefon, zaproponuj dogodny termin i wyślij podsumowującego maila ze wszystkimi szczegółami, w tym ze wskazówkami dojazdu. To zbuduje poczucie zaopiekowania się kandydatem w najmniejszych szczegółach i ułatwi mu punktualne dotarcie na spotkanie. Aby nie zapomnieć o rozmowie możesz korzystać z narzędzi, które wysyłają do kandydata potwierdzenie spotkania i synchronizują je z Twoim kalendarzem.

3. Rozmowa rekrutacyjna

Jej forma szybko dostosowała się do obecnych czasów i w tej chwili masz dwie opcje: spotkanie zdalne bądź na żywo w biurze. Nieważne jak się ona odbędzie, ważne by była komfortowa dla kandydata. Co możesz zrobić by było profesjonalnie i przyjemnie?

Ludzie są rożni, dla niektórych spotkania rekrutacyjne potrafią być niezwykle stresujące i zawsze miej to na uwadze. Dobry rekruter szybko zorientuje się w sytuacji, dlatego czy jest to osoba śmiała czy też nie, warto zacząć od krótkiej rozmowy wprowadzającej, redukującej napięcie. Small talk pomaga odwrócić na chwilę myśli od wyzwania przed jakim stoi kandydat i jest też dobrym wyjściem do płynnego przejścia do dalszego etapu. To też dobry moment na agendę i przedstawienie punkt po punkcie jak będzie wyglądało spotkanie. Ważne by kandydat nie czuł się odpytywany, a uczestniczył w dialogu i miał też przestrzeń na swobodne zadawanie pytań związanych ze stanowiskiem. Należy pamiętać, że to wyzwanie dla obydwu stron, bo decyzję podejmują one jednakowo.

Kandydat ze słabym doświadczeniem rekrutacji, czujący, że próbuje się przed nim coś zataić, otrzymujący wymijające odpowiedzi, czy też będący obiektem żartów i nieprofesjonalnego traktowania, mimo tego, że finalnie zostanie mu zaproponowana praca, może tę propozycję odrzucić. Dobrą praktyką jest również pozostawienie możliwości dopytania o dodatkowe rzeczy po spotkaniu drogą telefoniczną bądź mailową. Takie rozwiązanie należy proponować tylko wtedy gdy wiesz, że masz czas i przestrzeń na odpowiedź. Najgorsze co można zrobić to wyrazić chęci doprecyzowania pewnych kwestii, ale pozostawić maila kandydata bez odpowiedzi lub unikanie jego telefonów.

4. Zakończ proces rekrutacyjny z klasą

Na końcu każdej rozmowy pada „odezwiemy się”. A skoro już deklarujemy tego typu działanie, to trzeba się go trzymać. Nie zostawiaj ludzi bez odpowiedzi, nawet jeżeli musisz napisać, że dziękujesz za udział w rekrutacji, ale nie możesz zaproponować stanowiska. Kandydat musi wiedzieć na czym stoi, niepewność jest męcząca i czasem przeszkadza podjąć kolejne decyzje związane z zatrudnieniem- pamiętaj, że Twoi kandydaci zapewne aplikowali do kilku innych firm. Mail wyrażający podziękowanie za wzięcie udziału w spotkaniu rekrutacyjnym lub informujący o dalszych krokach, jest zawsze dobrze widziany.

Traktuj każdą rekrutację jak mały egzamin dla siebie, wszak z każdym człowiekiem rozmawia się inaczej i to też lekcja dla Ciebie. Śledź rynek HR, sprawdzaj co działa a co nie, układaj jasne plany rekrutacji, zważaj na to o co i jak pytasz. Zadbaj o dobrą rekrutację, bo to od niej zależy kształt i atrakcyjność Twojego zespołu oraz sukces firmy.