Czym jest HR

HR stanowi skrót od angielskiego ,,human resources’’, bądź ,,human resources management’’, co w tłumaczeniu oznacza zarządzanie zasobami ludzkimi. W firmach dział HR koncentruje się na zarządzaniu pracownikami, a także ich relacjami z organizacją. Bywa również, że zamiast skrótu HR stosuje się nazwy takie jak: dział personalny, dział zasobów ludzkich, dział kadr, dział administracji personalnej, dział talentów – jednak kwestia ta w dużej mierze zależy od struktury firmy, ponieważ zdarza się, że są to dwie osobne komórki organizacyjne. 

Rola HR w organizacji 

Dział Zasobów Ludzkich odgrywa kluczową rolę w każdej firmie, pełniąc funkcje niezbędne dla efektywnego i harmonijnego funkcjonowania organizacji. W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, gdzie ludzie są najważniejszą częścią przedsiębiorstwa, rola HR stała się jeszcze bardziej kluczowa.

• Rekrutacja talentów

Dział HR odpowiada za pozyskiwanie najbardziej odpowiednich i kompetentnych pracowników do firmy, a tym samym za bieżące wypełnianie wakatów. Proces rekrutacji obejmuje publikowanie ofert pracy, analizę spływających CV, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych, testów i ocen umiejętności oraz dopasowania do kultury organizacyjnej. Skuteczna rekrutacja pomaga w budowaniu silnej siły roboczej, która przyczynia się do osiągnięcia celów organizacji. W przypadku niektórych organizacji, rekrutacja talentów opiera się również na ścisłej współpracy z agencjami rekrutacyjnymi. 

• Onboarding

Po sukcesywnym zamknięciu procesu rekrutacyjnego nadchodzi czas na onboarding, czyli wdrożenie pracownika do nowej firmy i obowiązków na danym stanowisku. Wiele organizacji zapomina jak ważne jest zapewnienie pracownikowi odpowiedniej opieki i wsparcia na początku jego pracy. Rolą HR w tym przypadku jest nie tylko miłe powitanie pracownika poprzez wszelkiego rodzaju welcome packi, ale również wyznaczenie tzn. ,,Buddiego’’, który będzie towarzyszył nowo zatrudnionej osobie w początkach jej pracy, oferując pomoc m.in. przy wykonywaniu zadań. Dział zarządzania zasobami w przypadku onboardingu ma również za zadanie przygotowanie wszelkich dokumentów, w tym między innymi planu onboardingu oraz udostępnienie pracownikowi potrzebnych materiałów szkoleniowych. Więcej informacji na temat roli onboardingu znajdziesz w naszym artykule: https://digitalx.pl/onboarding-czym-jest-i-jaka-pelni-funkcje/ 

• Szkolenia i rozwój 

Celem działu HR jest zapewnienie pracownikom odpowiednich szkoleń i programów rozwojowych, pomagając im w progresie lub nabyciu nowych umiejętności, niezbędnych do  wykonywania danych obowiązków. Możliwość dokształcania niejednokrotnie przekłada się również na wzrost zaangażowania i skuteczności w pracy, co przyczynia się do wzrostu wydajności organizacji. Działy HR powinny zatem na bieżąco analizować potrzeby szkoleniowe wśród pracowników organizacji, a następnie sukcesywnie wysyłać na szkolenia i kursy swoje talenty. 

• Działania administracyjne 

Zarządzanie zasobami ludzkimi wiąże się także z kompleksowym zestawem zadań obejmujących m.in: procesy związane z przyjęciem nowego pracownika, staranne prowadzenie dokumentacji zatrudnienia, skrupulatne archiwizowanie akt osobowych, monitorowanie czasu pracy, decydowanie o przyznawaniu urlopów oraz terminowe rozliczenia pracowników. Ich rola obejmuje również bieżące śledzenie przestrzegania przepisów prawa pracy oraz polityk firmy dotyczących wynagrodzeń i beneficjów.

W większych organizacjach zadania związane z obsługą kadrowo-płacową są najczęściej powierzone oddzielnemu departamentowi. Zdarza się jednak – szczególnie w mniejszych firmach, że te same osoby, które są odpowiedzialne za inne aspekty działu HR, zajmują się również kwestiami kadrowo-płacowymi.

• Dbanie o kulturę organizacyjną firmy 

Dział HR odgrywa kluczową rolę w inicjowaniu, kształtowaniu i utrzymaniu kultury organizacyjnej, działając jako most łączący wartości firmy z codziennymi praktykami w miejscu pracy. Jego zadaniem jest zdefiniowanie odpowiednich norm obowiązujących w firmie. Takie budowanie pozytywnej kultury organizacyjnej przyczynia się m.in. do motywacji pracowników, ich zaangażowania oraz zwiększa lojalność wobec firmy. 

• Rozwiązywanie konfliktów/ mediacje

W każdej organizacji pojawiają się konflikty. Istotne w takiej sytuacji jest prawidłowe zarządzanie nimi, w celu utrzymania pozytywnej kultury organizacyjnej. Dział HR pełni wówczas rolę mediatora, pomagając pracownikom rozwiązywać spory w sposób sprawiedliwy i zgodny z wartościami firmy.

• Zarządzanie zmianami organizacyjnymi 

Dział HR odpowiada za wewnętrzną komunikację w firmie, dostarczając pracownikom istotnych informacji, aktualności oraz ogłoszeń związanych z funkcjonowaniem organizacji. Wiąże się to między innymi z bieżącym informowaniem pracowników o wszelkich zmianach i pojawiających się zaleceniach. Zarządzanie zmianami to również wszelkie restrukturyzacje, zmiany kultury organizacyjnej, wprowadzanie nowych technologii czy strategii biznesowych, które dział HR powinien na bieżąco monitorować. 

• Zatrzymywanie talentów 

Dział zarządzania zasobami ludzkimi odgrywa również istotną rolę w procesie zatrzymywania talentów w firmie. Jego zadaniem jest bowiem stworzenie warunków, które sprawią, że utalentowani pracownicy będą chcieli pozostać w firmie na dłużej. Dział HR angażuje się w tworzenie pozytywnego środowiska pracy, rozwijanie programów uznania i motywacji, oferowanie możliwości rozwoju zawodowego oraz budowanie ścieżek kariery wewnątrz firmy. Ponadto, HR bada opinie pracowników, monitoruje trendy na rynku pracy i reaguje na działania konkurencji, aby dostosować oferty wynagrodzenia i benefity.

HR miękki a HR twardy 

HR miękki i HR twardy to dwa różne podejścia do zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji, które koncentrują się na różnych aspektach pracy w dziale HR.

 

HR Miękki

Koncentruje się na aspektach humanistycznych i interpersonalnych zarządzania personelem. Skupia się na rozwijaniu i budowaniu relacji z pracownikami, zwracając uwagę na ich potrzeby, wartości, aspiracje oraz zadowolenie z pracy. W HR miękkim priorytetem jest wspieranie pracowników, rozwijanie ich umiejętności oraz tworzenie pozytywnego środowiska pracy. Podejście to kładzie nacisk na dialog, empatię, motywowanie pracowników i budowanie zaangażowania.

Przykładowe zadania HR miękkiego: 

• Rekrutacja nowych pracowników
• Wdrażanie (onboarding)
• Dbanie o pozytywne candidate experience i employer branding
• Motywowanie pracowników
• Rozwiązywanie konfliktów i sytuacji problemowych
• Określanie ścieżek rozwoju pracowników
• Kreowanie planów rozwoju, uwzględniających zarówno ich cele, jak i cele firmy
• Zapewnianie szkoleń i kursów

HR Twardy

W przeciwieństwie do HR miękkiego, HR twardy skupia się na aspektach liczbowych, wynikach oraz celach organizacji. Koncentruje się na efektywności, wydajności, ocenie wyników pracowników oraz osiąganiu celów biznesowych. HR twardy wykorzystuje dane, wskaźniki i metryki do analizy wydajności pracowników i zespołów. Podejmuje decyzje na podstawie twardych faktów oraz koncentruje się na osiąganiu strategii organizacji. Podejście to często związane jest z aspektami finansowymi, efektywnością operacyjną i konkurencyjnością firmy na rynku.

Przykładowe zadania HR twardego: 

• Rozliczanie pracowników
• Zawieranie oraz rozwiązywanie umów
• Rozpatrzanie wniosków urlopowych 
• Ewidencja czasu pracy  
• Przechowywanie dokumentacji pracowniczej i akt osobowych
• Współpraca z Urzędem Skarbowym, ZUS-em, GUS, PFRON. 
• Obsługa systemu kadrowo-płacowego
• Rozliczanie zwolnień lekarskich, urlopów 

Rodzaje stanowisk w dziale HR 

Praca w dziale HR jest bardzo zróżnicowana. W zależności od wyboru swojej specjalizacji i od etapu rozwoju zawodowego możesz pracować jako:

Dyrektor ds. Personalnych 

Dyrektor ds. Personalnych jest liderem działu HR w organizacji. Jego rola obejmuje opracowywanie strategii personalnej zgodnie z celami firmy oraz nadzorowanie działań związanych z rekrutacją, szkoleniami, rozwojem pracowników, wynagrodzeniem, relacjami pracowniczymi i wszystkimi innymi aspektami zasobów ludzkich. 

HR Business Partner

HR Business Partner jest blisko związany z innymi działami organizacji. Ściśle współpracuje m.in. z menedżerami zespołów, działów i CEO przedsiębiorstwa. Jego głównym zadaniem jest zrozumienie celów biznesowych firmy i dostosowywanie strategii HR do tych celów. Wspiera menedżerów działów w kwestiach związanych z  zarządzaniem zasobami ludzkimi, zapewniając, że polityki personalne są zgodne z wymaganiami biznesowymi.

HR Manager

HR Manager zarządza codziennymi operacjami działu HR. Jego obowiązki obejmują nadzorowanie rekrutacji, szkoleń, oceny pracowników a także implementowanie polityk i procedur personalnych zgodnie z celami firmy. Zadaniem HR Managera jest nie tylko tworzenie i wdrażanie strategii HR, ale również planowanie i nadzorowanie budżetu. 

Analityk HR

Analityk HR zbiera, analizuje i interpretuje dane związane z personelem, pomagając w podejmowaniu decyzji opartych na faktach. Przy użyciu narzędzi analitycznych opracowuje raporty dotyczące rotacji pracowników, wydajności zespołów i innych kluczowych wskaźników, co umożliwia innym pracownikom HR i kierownictwu w podejmowaniu kluczowych decyzji np. rekrutacyjnych.

Specjalista ds. Rekrutacji

Specjalista ds. Rekrutacji jest odpowiedzialny za cały proces rekrutacyjny. Rozpoczyna od współpracy z menedżerami w celu zrozumienia wymagań dotyczących stanowiska, a następnie tworzy ogłoszenia, prowadzi analizę CV, przeprowadza rozmowy kwalifikacyjne i wybiera najlepszych kandydatów do zatrudnienia.

Doradca Personalny

Doradca Personalny to specjalista odpowiedzialny za skrupulatny wybór pracowników. W zakres jego obowiązków wchodzi szereg zadań, takich jak analiza i selekcja CV, przeprowadzanie wywiadów kwalifikacyjnych i testów rekrutacyjnych. Ponadto zajmuje się zarządzaniem dokumentacją związaną z zatrudnieniem pracowników i prowadzeniem kontaktów z instytucjami administracji publicznej.

Specjalista ds. Szkoleń

Specjalista ds. Szkoleń planuje, organizuje i prowadzi szkolenia dla pracowników, mające na celu rozwijanie ich umiejętności i wiedzy. Projektuje programy szkoleń zgodnie z celami firmy i pomaga pracownikom rozwijać się zawodowo.

Specjalista ds. Kadr i Płac

Specjalista ds. Kadr i Płac zajmuje się sprawami związanymi z wynagrodzeniem i administracją personalną. Ustala formy zatrudnienia, przygotowuje umowy o pracę, nalicza wynagrodzenia, świadczenia, kontroluje czas pracy oraz utrzymuje akta pracownicze. 

Specjalista ds. Oceny i Rozwoju Pracownika

Specjalista ds. Oceny i Rozwoju Pracownika przeprowadza regularne oceny pracownicze, identyfikuje obszary wymagające rozwoju, pomaga pracownikom opracowywać plany rozwoju zawodowego oraz monitoruje ich postępy. Specjalista ten jest odpowiedzialny za stworzenie odpowiedniej polityki szkoleniowej oraz budowanie ścieżek rozwojowych, które będą motywujące dla pracowników.

Specjalista ds. Employer Brandingu i Komunikacji

Specjalista ds. Employer Brandingu i Komunikacji dba o wizerunek firmy jako pracodawcy na rynku pracy. Rozwija strategię komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, buduje markę pracodawcy i utrzymuje pozytywne relacje z pracownikami i kandydatami. 

Inspektor Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (Inspektor ds. BHP)

Inspektor ds. BHP jest odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. Organizuje szkolenia BHP dla pracowników, przeprowadza audyty bezpieczeństwa oraz zajmuje się zarządzaniem incydentami związanymi z bezpieczeństwem. Jego zadaniem jest również stworzenie instrukcji postępowania w przypadku wystąpienia zagrożenia. 

Trener/Coach

Trener/Coach zajmuje się rozwojem pracowników, prowadząc szkolenia oraz sesje coachingowe. Pomaga pracownikom rozwijać zarówno umiejętności zawodowe, jak i miękkie, takie jak zarządzanie czasem, efektywna komunikacja czy budowanie zespołu. Jego praca ma za zadanie wpłynąć pozytywnie na poziom motywacji wśród pracowników. 

HR Onboarding Specialist 

Jest osobą, która odpowiada za proces onboardingu w firmie. Jego zadaniem jest planowanie, przeprowadzanie oraz ciągłe usprawnianie procesu wdrożenia nowego pracownika. 

 

Zdarza się, że powyżej omówione stanowiska mogą pokrywać się między sobą zakresem obowiązków w niektórych firmach. Ta sytuacja może wynikać z różnych czynników, takich jak rozmiar firmy, budżet oraz indywidualny podział zadań w dziale HR.