Z poniższego artykułu dowiesz się : 

1. Czym jest i na czym polega onboarding?
2. Jakie są najważniejsze kroki w onboardingu?
3. Jakie korzyści niesie za sobą onboarding?
4.  Ile powinien trwać onboarding i kto za niego odpowiada?
5.  Jak przygotować się do onboardingu?

Czym jest i na czym polega onboarding ? 

Pojęcie onboardingu jest używane w kontekście biznesu i zasobów ludzkich. Odnosi się do procesu wprowadzania nowo zatrudnionego pracownika do organizacji. Onboarding, znany również jest jako proces socjalizacji w organizacji. Jest on ważną częścią pomagania pracownikom w zrozumieniu ich nowego stanowiska i wymagań zawodowych. Proces ten pomaga im bezproblemowo zintegrować się z resztą firmy i włączyć do pracy w odniesieniu do kultury organizacyjnej. Dzięki niemu, świeżo zatrudnieni pracownicy, mogą zrozumieć funkcję pracy i podnieść swój poziomu komfortu w nowym miejscu. W procesie onboardingu podejmowanych jest wiele działań – od wprowadzenia w zadania po szkolenia zespołowe.

Onboarding skupia się także na przedstawieniu pracownikowi niezbędnej dokumentacji. Po zapoznaniu się z nią, powinien ją wypełnić w celu potwierdzenia przestrzegania obowiązującego prawa pracy oraz dla możliwości wyposażenia go we wszystkie potrzebne narzędzia. Po zakończeniu onboardingu pracownicy powinni wiedzieć zatem, czego organizacja od nich oczekuje w zakresie umiejętności, stylu komunikacji i nastawienia.

Ponadto, onboarding powinien być kojarzony nie tylko z nowymi pracownikami. Niejednokrotnie bywa, że pracownicy przechodzą na nowe stanowiska wewnątrz firmy i także potrzebują mentora, który przygotuje ich do nowej roli. W takich przypadkach pojęcie onboarding zastępuje crossboarding. Crossboarding jest istotny, nawet gdy pracownik jest już zaznajomiony z kulturą organizacyjną. Niejednokrotnie bywa, że kultura zespołu do którego dołącza jest inna niż ta którą zna.

Jakie są najważniejsze kroki w onboardingu? 

Kiedy potencjalny pracownik zaakceptuje list z ofertą, oficjalnie staje się częścią organizacji. Poniżej przedstawione kroki składają się na proces onboardingu:

Podaj pracownikowi informacje o polityce firmy i benefitach pracowniczych

Na tym etapie dostarcz pracownikowi wyczerpujące informacje o polityce firmy i świadczeniach pracowniczych. Sesja szkoleniowa lub materiały powinny obejmować wszystko (od przestrzegania przepisów, przez ubezpieczenie, zobowiązania podatkowe oraz urlopy).

Poproś także pracownika o podpisanie wszystkich dokumentów, które formalnie potwierdzają jego przynależność do organizacji.

Jeśli podpisy cyfrowe są akceptowane w formularzach, możesz użyć oprogramowania do wdrażania pracowników, aby udostępnić niezbędną dokumentację nowym pracownikom jeszcze przed ich pierwszym dniem w firmie. Oznacza to, że pracownicy mogą wcześniej dopełnić wszystkich formalności związanych z zapewnieniem zgodności i od pierwszego dnia stać się członkami zespołu. Korzystanie z podpisów cyfrowych jest również przydatne, gdy musisz wdrożyć pracowników zdalnych do firmy.

Zapewnij jasność roli

Czego dokładnie oczekuje się od pracownika w ramach jego pracy? Kto przekazuje te informacje?

Podział wszystkich codziennych zadań jest ważny, aby pomóc nowym pracownikom w zrozumieniu ich roli. To najlepszy czas, aby menedżer wkroczył w proces onboardingu, ponieważ jest najlepiej przygotowany do przedstawienia jasnego obrazu roli pracownika.

Informacje te powinny być przekazywane przez pierwsze 30 dni w pracy, gdy nowy pracownik uczy się i powoli przyjmuje swoją rolę. Na tym etapie ważne jest również poinformowanie pracownika, z którymi osobami będzie współpracował, aby mógł dobrze wykonywać swoją pracę. 

 Ułatw szkolenie

Szkolenie jest częścią długoterminowego procesu onboardingu i najlepiej ułatwia je bezpośredni przełożony. Nawet najbardziej doświadczony pracownik musi przejść szkolenie, aby zrozumieć, jak funkcjonują procesy w jego nowej organizacji lub w nowym zespole.

Firmy mogą dostarczyć szkolenie jeszcze przed pojawieniem się pracownika w pracy. Podstawowe materiały szkoleniowe można rozesłać, a pracownicy mogą otrzymać zestawienie zadań, które mają wykonać, za pomocą dostępnych programów do wdrażania pracowników.

Wprowadzanie w kulturę organizacyjną

Asymilacja do kultury organizacyjnej jest procesem ciągłym. Jednak menedżerowie HR i kierownicy zespołów muszą dać pracownikowi szeroki przegląd kultury, gdy dołącza on do firmy.

Jak mogą to zrobić? Jednym ze sposobów jest upewnienie się, że kultura jest odzwierciedlona w wizji i misji firmy.

Czy Twoja organizacja jest zorientowana na wyniki? Jak łatwo Twoi pracownicy mogą podejść do Ciebie i porozmawiać o problemie, którego doświadczają w pracy? Jak otwarci są menedżerowie na prywatne rozmowy poza pracą?

Określ, co oznacza kultura firmy, a następnie upewnij się, że kultura ta jest przekazywana nowemu pracownikowi.

Pomóż nawiązać kontakty społeczne z kolegami

Ważnym zadaniem kierownika/działu HR jest ułatwianie komunikacji między pracownikami, nawet jeśli niektórzy pracownicy nie są zbyt otwarci na integrację. Wiąże się to z tworzeniem środowiska, w którym zachęca się do przyjaźni między kolegami.

Wiele organizacji ułatwia nowym pracownikom zaaklimatyzowanie się w nowym miejscu, poprzez dedykowanie im jednego ze współpracowników do pomocy. Pomoc ta może być związana np. z poruszaniem się po nowym miejscu, wspólnym rozwiązywaniu zadań lub udzielaniu odpowiedzi na pytania administracyjne itp.

Badanie Hibob wykazało, że 49% ankietowanych pracowników wolałoby jednak  zaprzyjaźnić się ze swoimi współpracownikami, zamiast stanowić dla nich wyłącznie nowo zatrudnionego znajomego.

Ta informacja nie powinna wpływać na samoocenę nowozatrudnionego pracownika. Nie każdy czuje się bowiem komfortowo podchodząc do nowych współpracowników i nawiązując z nimi relacje.

Zapewnienie nowym pracownikom poczucia wartości i akceptacji to bardzo ważny cel onboardingu. Kiedy pracownicy czują, że podzielają te same wartości, rozumieją wizję i mówią tym samym językiem, co reszta zespołu, tworzy to w nich poczucie przynależności.

Jakie korzyści niesie za sobą dobrze przeprowadzony onboarding? 

Warto na początku uświadomić sobie, że wielu pracowników prawdopodobnie zrezygnuje z pracy nawet po przyjęciu oferty. Jest to coś, na co często nie ma się wpływu. Ale to, co możesz kontrolować, to sposób oddziaływania na doświadczenia i odczucia nowego pracownika po wejściu  do Twojej organizacji.

Zauważamy, że trendy w onboardingu ciągle się zmieniają, więc automatyzacja i podnoszenie kwalifikacji stają się obecnie czymś oczywistym. Jeszcze jakiś czas temu nie był on tak popularny, szczególnie w małych firmach. Obecnie nawet te mniejsze firmy zmuszone są zwrócić uwagę na sposób przeprowadzenia onboardingu i upewnić się, że zrobiły wszystko to co jest potrzebne na tym etapie wdrożenia. 

Jak wynika z raportu przedstawionego przez Impact Instruction Group, aż 33% osób szuka nowego zajęcia w ciągu pół roku po podjęciu pracy. Z kolei analiza Wynhurst Group wskazuje, że w ankietowanych firmach w ciągu pierwszych 4 miesięcy zatrudnienia, z firm odchodzi średnio 50% nowo zatrudnionych pracowników (przez pierwsze 45 dni rotacja wynosi około 22%). Rozwiązaniem tych problemów jest właśnie odpowiednio przeprowadzony onboarding. Zgodnie z badaniami Aberdeen Group w firmach, w których wprowadzono odpowiednie programy onboardingowe, produktywność pracowników wzrosła nawet o 62%.

Odpowiednio przeprowadzony onboarding niesie za sobą wiele korzyści. Najważniejsze to przede wszystkim: 

• łatwiejsza i szybsza aklimatyzacja nowego pracownika w organizacji
• zwiększenie wydajności wykonywanej pracy
• zmniejszenie rotacji w firmie
• zwiększona motywacja i zaangażowanie
• zwiększona produkcyjność pracownika
• zmniejszenie kosztów zatrudnienia
• zminimalizowane ryzyko zapomnienia o ważnych formalnościach
• lepsza atmosfera pracy

Ile powinien trwać onboarding i kto za niego odpowiada?

Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, ile powinien trwać onboarding nowego pracownika. Wiele bowiem zależy od rodzaju stanowiska, na które przeprowadzana jest rekrutacja oraz od wielkości organizacji. 

Formalny program wprowadzający może trwać od 30 dni, 90 dni, 180 dni lub nawet 365 dni. Ta faza służy do wykonania wszystkich zadań w środowisku stałego wsparcia. Idealnie, onboarding zaczyna się lub powinien rozpocząć się, gdy tylko pracownik zaakceptuje formalną umowę.

Chociaż ilość czasu poświęcanego na różne aspekty onboardingu różni się w zależności od organizacji, onboarding  można podzielić na cztery fazy:

1. Od jednego dnia do tygodnia: Zadbaj o dokumentację oraz zapoznaj pracownika z jego rolą.
2. Od tygodnia do trzech miesięcy: Przeprowadź szkolenie pracownika do wykonywania swojej pracy. Zapoznaj go z kolegami, którzy są kluczem do jego funkcji. Pomóż pracownikowi poznać kulturę organizacji.
3. Od trzech do sześciu miesięcy: Oceń jego wydajność i upewnij się, że ma wszystko czego potrzebuje, aby optymalnie wykonywać swoją pracę. Zapoznaj się z jego opinią, aby ocenić jego zaangażowanie.
4. Sześć miesięcy do roku: Pracownik powinien mieć pełną wiedzę na temat swojej roli, rynku, firmy i branży. Powinien  zasymilować się z firmą i jej kulturą.

Według raportu „Welcome to the 21st century, onboarding!” przygotowanego przez Aberdeen Group, jedynie 37% przedsiębiorców decyduje się na wdrożenie programu onboardingowego trwającego ponad miesiąc. Bardzo często okazuje się to błędem, ponieważ zbyt krótki czas trwania onboardingu nie wystarcza na poprawne wprowadzenie pracownika w życie firmy.

Za przeprowadzenie onboardingu w dużych firmach odpowiada dział HR. Jeśli w firmie go nie ma, zadanie to  jest w gestii osoby, która bezpośrednio będzie zarządzała pracownikiem np. kierownik, manager. 

Jak przygotować się do onboardingu?

Upewnij się, że przewidziane obowiązki zgadzają się z przygotowanym opisem stanowiska. 

Często pracownikom obiecuje się określoną rolę, ale podział zadań w pracy ujawnia coś zupełnie innego niż ich oczekiwania. Pracownicy niejednokrotnie przyznają, że nie otrzymali wystarczających informacji o swojej pracy przed przyjęciem oferty. 

Rozwiązanie tego problemu wymaga przejrzystego procesu rekrutacji, a także transparentnej  rozmowy kwalifikacyjnej. 

Zautomatyzuj i spersonalizuj proces onboardingu

Ponieważ technologia zmienia sposób w jaki pracujemy, żyjemy i współdziałamy, nikt nie ma cierpliwości, by wypełniać całe ryzy papierów z dokumentami. Zamiast tego warto  rozważyć zainstalowanie oprogramowania wprowadzającego, które będzie zawierało podstawowe informacje, a reszta będzie napływała z innych źródeł danych. 

 Działaj zgodnie z kompleksowym harmonogramem wdrażania i trzymaj się go

Jeśli chcesz, aby proces onboardingu był przeprowadzony mądrze i bezstresowo,  zastosuj najlepsze praktyki korzystając z gotowego szablonu onboardingowego dla wszystkich działań, jakie zaplanowano w pierwszym tygodniu/pierwszym dniu przybycia pracownika do biura. Udostępnij ten plik również nowym pracownikom, aby wiedzieli, czego się spodziewać.

 Omów wszystko, co jest konieczne, i pomiń to, co nie jest

W zależności od tego na co zdecyduje się pracownik (składniki pobierane od wynagrodzenia, świadczenia, organizacja pracy itp.), ważne jest, aby rozróżnić co jest konieczne, a co opcjonalne w ramach programu onboardingowego. Będzie to zależeć głównie od roli i funkcji nowego pracownika. Na przykład znajomość kultury firmy powinna być obowiązkiem każdego pracownika, ale wprowadzenie do programu ubezpieczeniowego może nie być konieczne dla kogoś, kto się na to nie zdecydował.

Podaj pełne informacje o polityce firmy

Jednym z powodów, dla których trudno jest zatrzymać pracowników jest to, że nie otrzymali wystarczającej ilości informacji o zasadach firmy, kiedy zostali przyjęci. Niespodzianki w postaci obniżek płac za wyjście o pół godziny wcześniej niż koniec dnia pracy, czy nie informowanie z wyprzedzeniem o polityce urlopowej mogą ich zniechęcić.

Zapewnij wszystkie narzędzia potrzebne do wykonywania pracy

Wiąże się to z uprzątnięciem przydzielonej pracownikowi przestrzeni, zorganizowaniem kart dostępu, identyfikatorów pracowniczych oraz pomocy w konfiguracji sprzętu IT. Upewnij się również, że wszystkie konta komunikacyjne i samoobsługowe pracowników są tworzone przed przybyciem do pracy.

Mierz wskaźniki onboardingowe

Warto na bieżąco śledzić skuteczność i wydajność procesu onboardingowego. Kluczowe wskaźniki do śledzenia to m.in:  poziom zaangażowania, koszty szkoleń oraz  wyniki pracy.

 

Podsumowując, skutecznie przeprowadzony onboarding jest kluczem do sukcesu oraz udanej współpracy. Wpływa on znacząco na jakość późniejszej pracy oraz budowanie wizerunku firmy. Warto zatem poświęcić odpowiednią ilość czasu dla nowych pracowników i sukcesywnie budować relacje w firmie. 

Przekierowanie do raportów: 

https://deliberatepractice.com.au/wp-content/uploads/2013/04/Onboarding-2013.pdf

http://thewynhurstgroup.com/wp-content/uploads/2014/07/Help-New-Hires-Succeed.pdf