6 wskazówek, jak rozwiązać konflikt w zespole

Współczesne zmiany w sposobie pracy wywołują ewolucję w dynamice zespołów, w której elastyczne modele pracy hybrydowej lub zdalnej stają się coraz bardziej powszechne. Pomimo tej transformacji, konflikty w grupach nie tracą na znaczeniu; wręcz przeciwnie, rozwiązywanie ich stało się jeszcze większym priorytetem. Stworzenie otwartego środowiska, w którym ludzie czują się swobodnie wyrażać swoje poglądy, a także umiejętność słuchania i szukania kompromisów, może stanowić kluczowy element w radzeniu sobie z konfliktami. Rozwijanie umiejętności konstruktywnego rozwiązywania sporów może przyczynić się do budowy silniejszych relacji między członkami zespołu, co z kolei może wpłynąć na wzrost efektywności i sukcesów w środowisku pracy.

Czym tak właściwie jest konflikt? 

Konflikt to sytuacja, w której dwie lub więcej osób o różnych interesach, wartościach lub celach spotyka się na swojej drodze i dochodzi do nieporozumień, niezgody lub napięć. Konflikt może prowadzić do szkodliwych skutków, takich jak osłabienie efektywności zespołu, spadek morali lub zerwanie relacji.

Zacznijmy od tego, dlaczego w ogóle w zespole dochodzi do sporów.

Konflikt w miejscu pracy jest prostym faktem i występuje niezależnie od tego w jakim trybie pracują zespoły. Ludzie nie zawsze się zgadzają, nie zawsze potrafią się dogadać i nie jest to nic nowego. 

Konflikt nie musi być jednak czymś złym. Nieporozumienia pomiędzy członkami zespołu mogą pojawić się przecież podczas ustalania najlepszego sposobu wykonania zadania i ostatecznie prowadzić do bardziej efektywnego lub wydajnego rozwiązania.

Przyczyny konfliktów w miejscu pracy są różne. Oto kilka typowych kwestii, które prowadzą do nieporozumień, na które warto zwrócić uwagę:

• Różne style komunikacji: Konflikty często wynikają z różnic w sposobie wyrażania się i odbierania komunikatu. Czasem osoby o różnych stylach komunikacji mogą niezamierzenie generować nieporozumień, gdy jedna strona preferuje bezpośrednią rozmowę, podczas gdy druga bardziej ceni subtelność w przekazie.
• Kontrastujące nawyki pracy: Różnice w podejściu do wykonywania zadań mogą prowadzić do konfliktów. Osoby preferujące strukturalne podejście w pracy mogą mieć trudności z zrozumieniem i współpracą z tymi, którzy wolą bardziej elastyczne podejście.
• Niedopasowane priorytety: Konflikty mogą powstać, gdy członkowie zespołu nie zgadzają się co do tego, które cele lub zadania są najważniejsze. To może prowadzić do sporów dotyczących alokacji zasobów czy czasu.
• Konkurujące ambicje: Gdy cele i ambicje poszczególnych członków zespołu są ze sobą sprzeczne lub niekompatybilne, mogą powstać konflikty, szczególnie jeśli nie ma jasno określonych reguł i zasad postępowania.
• Osobiste problemy przenoszone na pracę: Czasem problemy osobiste jednego z pracowników mogą przenieść się na grunt zawodowy, co prowadzi do konfliktów lub trudności w relacjach międzyludzkich w miejscu pracy.
• Niejasne uprawnienia przywódcze: Gdy nieokreślone są granice władzy czy rola lidera nie jest jasno określona, może to prowadzić do zamieszania w podejmowaniu decyzji oraz konfliktów w zespole.
• Różnice osobowościowe: Różnice w osobowościach, takie jak ekstrawertyzm kontra introwertyzm, preferencje w podejmowaniu decyzji czy styl pracy, mogą prowadzić do konfliktów wynikających ze zderzenia tych różnic.

Choć konflikt nie musi być czymś złym i może prowadzić do czegoś pozytywnego, należy umieć nim zarządzać. Trwający spór będzie miał negatywny wpływ na atmosferę pracy i zadowolenie pracowników, co może doprowadzić do stworzenia toksycznego środowiska pracy, a do tego nie chcemy dopuścić.

Zrozumienie przyczyn konfliktów w zespole jest kluczowe dla rozwiązania problemu. Wiedza na temat przyczyn pozwala na wybór odpowiednich działań, aby zapobiec powstawaniu konfliktów lub rozwiązać istniejące.

Rodzaje konfliktów w pracy

Konflikty w miejscu pracy mogą przybierać różne formy i występować na różnych poziomach relacji w organizacji. Oto bardziej szczegółowe opisy wymienionych przez Ciebie rodzajów konfliktów w pracy:

• Indywidualny wewnętrzny konflikt: Powstaje, gdy pracownik ma trudności w zaspokojeniu oczekiwań siebie samego lub nie może sprostać oczekiwaniom lub wymaganiom stawianym przez organizację. Przykładowo, może to być konflikt wewnętrzny związany z oczekiwaniami dotyczącymi wyników lub osiągnięć zawodowych.
• Osobiste konflikty międzyludzkie: Wynikają z różnic osobowościowych, wartości czy sposobu podejścia do pracy pomiędzy konkretnymi pracownikami. Te konflikty mogą mieć wpływ na relacje w miejscu pracy oraz na efektywność zespołu.
• Konflikty jednostki z grupą: Sytuacje, w których pojedyncza osoba ma odmienne zdanie, cele lub podejście niż grupa, co może prowadzić do napięć w relacjach i utrudnień w osiąganiu wspólnych celów.
• Międzygrupowe konflikty: Występują, gdy różne grupy w organizacji, na przykład różne działy lub zespoły robocze, rywalizują ze sobą lub mają sprzeczne cele, co może prowadzić do napięć i trudności w koordynacji działań.
• Międzyorganizacyjne konflikty: To konflikty występujące między różnymi organizacjami lub instytucjami, na przykład w relacjach klient-dostawca, partnerstwie biznesowym czy konkurencji na rynku, które mogą prowadzić do napięć, negocjacji czy zmian w relacjach biznesowych.

Oto kilka wskazówek, jak rozwiązać konflikt w zespole:

1. Wybierz właściwe miejsce i czas

Kiedy jesteśmy zajęci własnymi obowiązkami zawodowymi, zarządzanie konfliktami innych osób prawdopodobnie nie znajduje się na szczycie naszej listy ‘to do’. Z tego powodu może być dla nas frustrujące, kiedy takowe powstaną. Pojawia się wtedy pokusa, aby szybko konflikt zażegnać np. autorytarnym podejściem. Nakazywanie ludziom przezwyciężania różnic nie rozwiąże jednak źródeł konfliktów. Kluczem jest zachowanie zimnej krwi i wybrania odpowiedniego czasu i miejsca, tak, aby jak najszybciej zająć się problemem. Nie czekajmy z podjęciem działania – pozwalanie na zaognianie konfliktów zazwyczaj je pogłębia.

2. Po zakomunikowaniu problemów, wspólnie poszukajcie rozwiązań

Wiele osób nie lubi otwarcie rozmawiać o konflikcie. Będąc menedżerami nie mamy wyboru – naszym zadaniem jest zaangażowanie pracowników w profesjonalny i produktywny sposób, aby jak najlepiej pomóc im w dogadaniu się. Dobrym pomysłem jest pojawienie się na spotkaniu z tym, co zauważyliśmy, jako zewnętrznym elementem, który zapoczątkuje dyskusję. Warto pamiętać, aby zaczynać zdania od neutralnych stwierdzeń “ja” zamiast oskarżycielskich “ty”.

3. Dokumentacja powinna zawierać informacje zwrotne od obu stron

Nasza firma może posiadać zasady dotyczące kwestii kadrowych, takich jak rozwiązywanie konfliktów pracowniczych. W miarę możliwości powinniśmy korzystać z wewnętrznej dokumentacji, aby mieć pewność, że rozmowa jest oparta na faktach. Dobrze jest także upewnić się, że obie strony czują się wysłuchane. Można udokumentować rozmowę, w tym wszelkie konkretne rozwiązania. Upewnijmy się, że obie strony zgadzają się na konkretne elementy i otrzymają tego pisemne potwierdzenie. Dobrym pomysłem jest także ponowne spotkanie się za jakiś czas, aby przedyskutować, czy dane rozwiązanie zadziałało, czy nie.

4. Słuchaj aktywnie i bądź empatyczny 

Podczas negocjowania nieporozumień między pracownikami, powinno się dać każdemu z nich szansę opowiedzenia swojej wersji wydarzeń. Zadając pytania w celu pogłębienia tematu, dobrze jest skupić się na problemie, a nie na osobie. 

5. Podejście oparte na współpracy i kreatywności 

Musimy doprowadzić do sytuacji, w której pracownicy będą czuć się wysłuchani – jedną z opcji jest zaproponowanie zgłaszania przez nich swoich pomysłów. Może to pomóc w zorganizowaniu bardziej produktywnego spotkania. Jeśli członkowie zespołu, którzy się ścierają, nie mają żadnych pomysłów, sami możemy zaproponować kilka opcji. Pracownicy mogą wtedy wyrazić swoją opinię na temat wszystkich pomysłów, które przedstawimy. Chodzi tutaj o stworzenie atmosfery współpracy, skoncentrowanej na rozwiązywaniu problemów, a nie na obarczaniu winą.

6. Zbuduj podstawy przyszłej współpracy

Nie można zakładać, że konflikt zostanie rozwiązany po jednej rozmowie. Trzeba je kontynuować, aby ustalić czy rozwiązanie przynosi efekty. Zapobieganie konfliktom zanim się pojawią, to jedna z najlepszych opcji. Pomoże nam w tym utrzymywanie bliskiego kontaktu z całym zespołem. Zaplanowanie comiesięcznych spotkań jeden na jeden to świetny sposób, aby dać pracownikom szansę na wyrażenie obaw lub frustracji, zanim przerodzą się one w konflikt.

Mniej konfliktów, więcej współpracy

Konflikt w miejscu pracy jest nieunikniony – i jak już wcześniej powiedzieliśmy –  nie zawsze jest to coś złego. To często pierwszy krok w kierunku usprawnienia procesów biznesowych, zwiększenia produktywności czy zadowolenia pracowników. Jednakże, konflikt musi być szybko rozwiązany, w przeciwnym razie może stać się źródłem zakłóceń i zepsuć relacje w całym zespole.

Podsumowując, skuteczne rozwiązywanie konfliktów w zespole jest kluczowe dla osiągnięcia celów. Konflikty mogą wpłynąć negatywnie na efektywność, motywację i morale zespołu, co może prowadzić do obniżenia jakości pracy i zmniejszenia osiąganych wyników. Z tego powodu niezbędne jest wdrożenie działań, które pozwolą na szybkie i skuteczne rozwiązanie sporu.

Zasygnalizowanie potrzeby praktycznego wdrożenia kroków omówionych w artykule jest kluczowe. Bez konkretnych działań, które będą realizowane przez cały zespół, artykuł pozostanie tylko wiedzą teoretyczną. Dlatego ważne jest, aby liderzy zespołów zachęcali do praktycznego wdrożenia omówionych kroków, a także do zapewnienia narzędzi, które umożliwią skuteczne rozwiązywanie konfliktów. Wdrożenie kroków omówionych w artykule może bowiem przynieść pozytywne skutki, takie jak zwiększenie efektywności, poprawa komunikacji i zwiększenie zaangażowania pracowników.