Czasy, gdy pracownik siedzi w biurze od 9:00 do 17:00 zaczynają mijać, a tradycyjne struktury zespołów ewoluują w kierunku modeli hybrydowych lub całkowicie zdalnych.
Nie oznacza to jednak, że w grupach przestają istnieć różnego rodzaju konflikty, co więcej – rozwiązywanie problemów między ich członkami nadal pozostaje priorytetem.
Czym tak właściwie jest konflikt?
Konflikt to sytuacja, w której dwie lub więcej osób o różnych interesach, wartościach lub celach spotyka się na swojej drodze i dochodzi do nieporozumień, niezgody lub napięć. Konflikt może prowadzić do szkodliwych skutków, takich jak osłabienie efektywności zespołu, spadek morali lub zerwanie relacji.
Zacznijmy od tego, dlaczego w ogóle w zespole dochodzi do sporów.
Konflikt w miejscu pracy jest prostym faktem i występuje niezależnie od tego w jakim trybie pracują zespoły. Ludzie nie zawsze się zgadzają, nie zawsze potrafią się dogadać i nie jest to nic nowego.
Konflikt nie musi być jednak czymś złym. Nieporozumienia pomiędzy członkami zespołu mogą pojawić się przecież podczas ustalania najlepszego sposobu wykonania zadania i ostatecznie prowadzić do bardziej efektywnego lub wydajnego rozwiązania.
Przyczyny konfliktów w miejscu pracy są różne. Oto kilka typowych kwestii, które prowadzą do nieporozumień, na które warto zwrócić uwagę:
- Różne style komunikacji
- Kontrastujące nawyki pracy
- Niedopasowane priorytety
- Konkurujące ambicje
- Osobiste problemy przenoszone na pracę
- Niejasne uprawnienia przywódcze
- Różnice osobowościowe
Choć konflikt nie musi być czymś złym i może prowadzić do czegoś pozytywnego, należy umieć nim zarządzać. Trwający spór będzie miał negatywny wpływ na atmosferę pracy i zadowolenie pracowników, co może doprowadzić do stworzenia toksycznego środowiska pracy, a do tego nie chcemy dopuścić.
Zrozumienie przyczyn konfliktów w zespole jest kluczowe dla rozwiązania problemu. Wiedza na temat przyczyn pozwala na wybór odpowiednich działań, aby zapobiec powstawaniu konfliktów lub rozwiązać istniejące.
Oto kilka wskazówek, jak rozwiązać konflikt w zespole:
- Wybierz właściwe miejsce i czas
Kiedy jesteśmy zajęci własnymi obowiązkami zawodowymi, zarządzanie konfliktami innych osób prawdopodobnie nie znajduje się na szczycie naszej listy ‘to do’. Z tego powodu może być dla nas frustrujące, kiedy takowe powstaną. Pojawia się wtedy pokusa, aby szybko konflikt zażegnać np. autorytarnym podejściem. Nakazywanie ludziom przezwyciężania różnic nie rozwiąże jednak źródeł konfliktów. Kluczem jest zachowanie zimnej krwi i wybrania odpowiedniego czasu i miejsca, tak, aby jak najszybciej zająć się problemem. Nie czekajmy z podjęciem działania – pozwalanie na zaognianie konfliktów zazwyczaj je pogłębia.
- Po zakomunikowaniu problemów, wspólnie poszukajcie rozwiązań
Wiele osób nie lubi otwarcie rozmawiać o konflikcie. Będąc menedżerami nie mamy wyboru – naszym zadaniem jest zaangażowanie pracowników w profesjonalny i produktywny sposób, aby jak najlepiej pomóc im w dogadaniu się. Dobrym pomysłem jest pojawienie się na spotkaniu z tym, co zauważyliśmy, jako zewnętrznym elementem, który zapoczątkuje dyskusję. Warto pamiętać, aby zaczynać zdania od neutralnych stwierdzeń “ja” zamiast oskarżycielskich “ty”.
- Dokumentacja powinna zawierać informacje zwrotne od obu stron
Nasza firma może posiadać zasady dotyczące kwestii kadrowych, takich jak rozwiązywanie konfliktów pracowniczych. W miarę możliwości powinniśmy korzystać z wewnętrznej dokumentacji, aby mieć pewność, że rozmowa jest oparta na faktach. Dobrze jest także upewnić się, że obie strony czują się wysłuchane. Można udokumentować rozmowę, w tym wszelkie konkretne rozwiązania. Upewnijmy się, że obie strony zgadzają się na konkretne elementy i otrzymają tego pisemne potwierdzenie. Dobrym pomysłem jest także ponowne spotkanie się za jakiś czas, aby przedyskutować, czy dane rozwiązanie zadziałało, czy nie.
- Słuchaj aktywnie i bądź empatyczny
Podczas negocjowania nieporozumień między pracownikami, powinno się dać każdemu z nich szansę opowiedzenia swojej wersji wydarzeń. Zadając pytania w celu pogłębienia tematu, dobrze jest skupić się na problemie, a nie na osobie.
- Podejście oparte na współpracy i kreatywności
Musimy doprowadzić do sytuacji, w której pracownicy będą czuć się wysłuchani – jedną z opcji jest zaproponowanie zgłaszania przez nich swoich pomysłów. Może to pomóc w zorganizowaniu bardziej produktywnego spotkania. Jeśli członkowie zespołu, którzy się ścierają, nie mają żadnych pomysłów, sami możemy zaproponować kilka opcji. Pracownicy mogą wtedy wyrazić swoją opinię na temat wszystkich pomysłów, które przedstawimy. Chodzi tutaj o stworzenie atmosfery współpracy, skoncentrowanej na rozwiązywaniu problemów, a nie na obarczaniu winą.
- Zbuduj podstawy przyszłej współpracy
Nie można zakładać, że konflikt zostanie rozwiązany po jednej rozmowie. Trzeba je kontynuować, aby ustalić czy rozwiązanie przynosi efekty. Zapobieganie konfliktom zanim się pojawią, to jedna z najlepszych opcji. Pomoże nam w tym utrzymywanie bliskiego kontaktu z całym zespołem. Zaplanowanie comiesięcznych spotkań jeden na jeden to świetny sposób, aby dać pracownikom szansę na wyrażenie obaw lub frustracji, zanim przerodzą się one w konflikt.
Mniej konfliktów, więcej współpracy
Konflikt w miejscu pracy jest nieunikniony – i jak już wcześniej powiedzieliśmy – nie zawsze jest to coś złego. To często pierwszy krok w kierunku usprawnienia procesów biznesowych, zwiększenia produktywności czy zadowolenia pracowników. Jednakże, konflikt musi być szybko rozwiązany, w przeciwnym razie może stać się źródłem zakłóceń i zepsuć relacje w całym zespole.
Podsumowując, skuteczne rozwiązywanie konfliktów w zespole jest kluczowe dla osiągnięcia celów. Konflikty mogą wpłynąć negatywnie na efektywność, motywację i morale zespołu, co może prowadzić do obniżenia jakości pracy i zmniejszenia osiąganych wyników. Z tego powodu niezbędne jest wdrożenie działań, które pozwolą na szybkie i skuteczne rozwiązanie sporu.
Zasygnalizowanie potrzeby praktycznego wdrożenia kroków omówionych w artykule jest kluczowe. Bez konkretnych działań, które będą realizowane przez cały zespół, artykuł pozostanie tylko wiedzą teoretyczną. Dlatego ważne jest, aby liderzy zespołów zachęcali do praktycznego wdrożenia omówionych kroków, a także do zapewnienia narzędzi, które umożliwią skuteczne rozwiązywanie konfliktów. Wdrożenie kroków omówionych w artykule może bowiem przynieść pozytywne skutki, takie jak zwiększenie efektywności, poprawa komunikacji i zwiększenie zaangażowania pracowników.
Planujesz stworzenie, rozwój działu Digital Marketingu czy całego zespołu E-commerce – zapraszamy do kontaktu z nami – kontakt@digitalx.pl. Pomożemy Ci określić profil osoby, której potrzebujesz, zakres jej obowiązków, umiejscowienie w strukturze, a następnie znajdziemy dla Ciebie odpowiedniego kandydata.
