Zasady stosowania monitoringu w miejscu pracy – zmiany w prawie

W minionym roku ukazała się, głównie przez wielu pracodawców długo oczekiwana, nowela ustawy o monitoringu w zakładach pracy. Dokładnie w dniu 25 maja br. wszedł w życie znowelizowany Kodeks Pracy. Właśnie w tym dokumencie naniesiono poprawki, które dość dokładnie precyzują gdzie, w jakich sytuacjach i jakie są przesłanki do zastosowania kamer. Jest to o tyle ważne wydarzenie, albowiem dotychczas opierano się jedynie na domysłach czy nie zawsze precyzyjnych wytycznych.

Z chwilą rozpoczęcia obowiązywania nowego porządku prawnego w tym obszarze nastąpił podział metod stosowania monitoringu na wizyjny oraz poczty elektronicznej. Znowelizowana ustawa zezwala na stosowanie w praktyce także innych, poza wymienionymi, form monitoringu.

Na początek monitoring wizyjny

Wyjdźmy od przytoczenia art. 22 (2)§ 1 kodeksu pracy, który stanowi, że jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). Zapis ten sprawia, że ze względów opisanych w przytoczonym art. Można w miejscu pracy zastosować system monitoringu. Są jednak miejsca, których takim nadzorem się nie obejmuje, a szczegółowo jest to opisane w kolejnych paragrafach tejże podstawy prawnej. I tak w art. 22 (2)§ 1 (1) i §2 kodeksu pracy jest mowa, że monitoring nie obejmuje pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej oraz nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego w § 1 i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Jak widać w tym przypadku zapisy ustawy są dość czytelne i zrozumiałe także nie zachodzi konieczność poddawania ich analizie. Warto jedynie dodać, że pracodawca może przechowywać utrwalone treści przez okres maksymalnie 3 miesięcy. Po tym okresie ma on obowiązek ich skutecznego zniszczenia. Wyjątkiem jest sytuacja kiedy nagranie może stanowić dowód np.
w postępowaniu przed sądem. Wówczas taki zapis można przetrzymać dłużej.

Nadzór nad poczta elektroniczną

Tutaj należy wyjść od art. 22 (3) § 1 kodeksu pracy, który mówi, że jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej). § 2 tegoż art. Stanowi jednak, że monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

O ile §1 jest dość jasny, o tyle wątpliwości może budzić §2. Ochrona bowiem np. tajemnicy firmy jest raczej nadrzędnym celem. Właśnie za pośrednictwem tego narzędzia pracodawcy chcą takową pocztę nadzorować. Takiej możliwości nie będzie np. w takim przypadku kiedy pracownik wykorzystał pocztę służbową do celów prywatnych. Mimo iż będzie zachodzić podejrzenie, że mogły tam zostać przekazane treści godzące w bezpieczeństwo firmy to jednak zapoznać się z takim mailem możliwości nie będzie.