System ATS — czym jest i jak działa?

System ATS (Applicant Tracking System) jest programem usprawniającym pracę specjalistów do spraw rekrutacji, pozwalając na elektroniczną obsługę aplikacji kandydatów. Dzięki niemu, mogą oni w jednym miejscu przeglądać zgłoszenia osób ubiegających się o pracę na danym stanowisku  oraz śledzić źródła spływających kandydatur w centralnej bazie.

System ATS — co to takiego?

Jak już zostało wspomniane, system ATS to aplikacja służąca do prowadzenia procesów rekrutacji i sprawiająca, że przebiega on bardziej efektywnie. Wynika to z tego, że automatyzuje on szereg różnych czynności, które musiałyby być bez niego wykonywane ręcznie. Mowa tutaj o pozyskiwaniu kandydatów na stanowiska pracy ze źródeł wewnętrznych i zewnętrznych, komunikacji z nimi, a także między rekruterami i hiring managerami, przechowywaniu ich kandydatur w bazie, zarządzaniu oraz ochronie danych osobowych zgodnie z przepisami RODO oraz raportowaniu wskaźników rekrutacyjnych.

Główne zalety płynące z pracy na systemie ATS

Główną zaletą płynącą z korzystania z systemów ATS jest oszczędność finansowa. Pozwalają one bowiem szybko oraz skutecznie prowadzić procesy rekrutacyjne. Jak to wygląda w praktyce? System rekrutacyjny znacząco zwiększa prawdopodobieństwo znalezienia właściwego kandydata, chroniąc pracodawcę przed zatrudnieniem nieodpowiedniej osoby, co mogłoby rodzić szereg problemów i wiązać się z dodatkowymi kosztami.

Warto wspomnieć tutaj także o tym, iż system ATS pozwala wykonywać pracownikowi więcej czynności w tym samym czasie, co sprawia, że pracodawca ponosi niższe koszty związane z wykonywaną przez niego pracą. Umożliwia on szybkie wyszukiwanie kandydatów w bazie własnej pracodawcy, przyspieszenie procesu pozyskiwania kandydatów w zasobach zewnętrznych, skrócenie czasu niezbędny na publikację ogłoszeń rekrutacyjnych oraz wstępną selekcję kandydatów, sprawnie zarządzanie poszczególnymi etapami prowadzonych procesów rekrutacyjnych, tworzenie i uzupełnianie profili kandydatów gotowych do zaprezentowania osobom decyzyjnym, oraz wygodne kontaktowanie się z kandydatami, przełożonymi i członkami poszczególnych zespołów.

To jednak nie wszystkie zalety systemu ATS. Dzięki niemu, zarządzanie danymi kandydatów gromadzonymi podczas prowadzenia procesów rekrutacyjnych wymaga znacznie mniejszego zaangażowania pracy administracyjnej. Mowa tutaj o danych osobowych poszczególnych osób, rejestrach zgód RODO czy różnego rodzaju notatkach i dokumentach.

Oprócz tego, system ATS dostarcza raporty dotyczące procesów rekrutacyjnych ułatwiające wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko. Gwarantuje on także wyższy poziom candidate experience, nawet jeżeli proces nie zakończył się zatrudnieniem danej osoby. W bezpośredni sposób przekłada się to na pozytywną opinię o pracodawcy, skracając czas niezbędny do zatrudnienia stosownych kandydatów.

Czym kierować się przy wyborze systemu ATS?

Jak wybrać idealny system ATS dla firmy? Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. Wszystko zależy bowiem od indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorstwa. Szukając go, warto się zastanowić jakiego rodzaju problemy ma on rozwiązać — związane z brakiem odpowiednich kandydatów, ilością czasu poświęcanego na rekrutację czy zabezpieczeniem danych osobowych na wypadek kontroli RODO.

Jeżeli priorytetem jest szybkie pozyskiwanie najlepszych kandydatów w krótkim czasie, najlepszym rozwiązaniem będzie system ATS pozwalający na szukanie kandydatów w wielu źródłach równocześnie oraz automatyzację komunikacji z nimi.

Przed podjęciem ostatecznej decyzji, warto się upewnić, czy dany system rekrutacyjny umożliwia odnajdywanie kandydatur we własnej bazie przez wyszukiwanie po treści notatek i CV, w 100% automatyzuje zarządzanie RODO i pozwala na szybkie skontaktowanie się z wieloma kandydatami, na przykład przez masową wysyłkę wiadomości e — mail oraz SMS. Oprócz tego, powinien on zapewniać synchronizację z pocztą oraz kalendarzami i być wyposażony w funkcje, takie jak: bezpłatne wyszukiwanie kandydatów na portalach społecznościowych, tworzenie dowolnych pytań aplikacyjnych czy automatyczna punktacja odpowiedzi udzielanych przez kandydatów.