HR Business Partner – zakres obowiązków, czyli za co odpowiada HRBP

HR Business Partner nie jest typowym specjalistą ds. HR. Jego rola jest dużo bardziej rozbudowana, o czym wiele osób może nie mieć pojęcia. HR Busieness Partner to strateg, który wraz z osobami decyzyjnymi w firmie realizuje strategię biznesową przedsiębiorstwa od strony zasobów ludzkich. Jego wiedza i umiejętności są wysoko cenione, gdyż proponowane przez niego rozwiązania mogą znacząco wpłynąć na rozwój konkretnego obszaru biznesu.

Oprócz koordynowania rekrutacji i przeprowadzania onboardingu, zajmuje się również zarządzaniem talentami, komunikacją wewnętrzną, coachingiem oraz wspiera działania z zakresu employer branding.

Prawa ręka liderów

Zadanie HR biznes partnera to przede wszystkim bardzo bliska współpraca z menadżerami wyższego szczebla. Asystuje przy zatrudnianiu nowych osób, prowadzeniu procesu rekrutacji, ale także przy zwolnieniach pojedynczych i grupowych. Kiedy do firmy przychodzi nowy pracownik, HR biznes partner przeprowadza tak zwany „onboarding”, czyli przygotowanie pracownika do objęcia nowego stanowiska. Składa się na to podpisanie odpowiednich dokumentów, zapoznanie z przełożonym i zespołem, a także udzielenie informacji na temat działań wdrożeniowych.

Sprawdź również: Zapytaliśmy 20 znanych polskich ekspertów branży E-commerce & Digital o ich przykładowe pytaniania rekrutacyjne. O co pytają, gdy starasz się o pracę w Allegro, Decathlon i Sephora?

Kiedy pracownik odchodzi z firmy, HR biznes partner jest odpowiedzialny również za exit interview. Taka rozmowa pozwala na lepsze poznanie powodów odejścia pracownika, zbadanie, czy jest zainteresowany powrotem w struktury firmy w przyszłości i sprawdzenie, jak wygląda aktualne nastawienie osoby do przedsiębiorstwa.

Możliwe inne nazwy tego stanowiska

• Partner biznesowy HR
• HR BP
• HR biznes partner

Zakres obowiązków HR business partnera

Zakres obowiązków HR Business Partnera obejmuje szeroki wachlarz zadań związanych z zarządzaniem personelem i wspieraniem strategii zasobów ludzkich w firmie. Oto szczegółowe opisy tych obowiązków:

• Prowadzenie projektów rekrutacyjnych: Opracowywanie strategii rekrutacyjnych dla różnych stanowisk w organizacji. Zarządzanie procesem rekrutacji od identyfikacji potrzeb, przez wybór najlepszych kandydatów, aż po finalizację zatrudnienia.
• Dbanie o rozwój pracowników: Wspieranie pracowników w planowaniu ścieżek kariery i rozwoju kompetencji. Wdrażanie programów rozwojowych i szkoleniowych zgodnie z potrzebami organizacji i pracowników.
• Przeprowadzanie onboardingu i exit interviews: Zapewnianie efektywnego procesu wdrożenia nowych pracowników (onboarding) oraz zbieranie informacji zwrotnych od osób opuszczających firmę (exit interviews).
• Wdrażanie nowych inicjatyw związanych z zatrudnieniem: Realizacja innowacyjnych pomysłów z zakresu HR, włączając nowe procesy, strategie, systemy oceny czy programy lojalnościowe.
• Wspieranie działań z zakresu employer branding: Kreowanie i wdrażanie działań zwiększających atrakcyjność firmy jako pracodawcy, budowanie pozytywnego wizerunku marki pracodawcy.
• Zarządzanie konfliktami: Rozwiązywanie konfliktów wewnątrzorganizacyjnych oraz udzielanie wsparcia w sytuacjach problemowych.
• Motywowanie: Wspieranie i motywowanie pracowników do osiągania celów organizacji, tworzenie pozytywnego środowiska pracy sprzyjającego zaangażowaniu.
• Dbanie o komunikację wewnętrzną: Utrzymywanie efektywnej komunikacji pomiędzy działami oraz dostarczanie informacji o zmianach organizacyjnych i ważnych wydarzeniach.

Kluczowe kompetencje HR business partnera

HR Business Partner musi mieć wysoko rozwinięte kompetencje komunikacyjne. Codzienna praca z ludźmi wewnątrz firmy, jak również z kandydatami do pracy, wymaga od niego otwartości, jasnego wyrażania myśli i empatii. Pracuje blisko z menadżerami, z którymi wspólnie opracowuje strategie biznesowe firmy w sektorze zatrudnienia.

HR Business Partner to analityk biznesowy, który musi bardzo dobrze znać swoją firmę i rozpoznawać jej potrzeby. Pełni rolę konsultanta całej struktury pracowniczej przedsiębiorstwa, rozwiązuje problemy i łagodzi konflikty poszukując trafnych rozwiązań. Dba o rozwój pracowników i wspiera talenty wprowadzając do firmy cykle szkoleń i kursów doskonalenia zawodowego, gdyż ma pełną świadomość, że wysoko wykwalifikowani pracownicy mogą znacząco wpływać na rozwój firmy.

Stanowisko wymaga od niego również znajomości zagadnień z zakresu prawa pracy, by wszelkie procesy przebiegały poprawnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jego codzienność wiąże się z odpowiadaniem na wiele, niekiedy trudnych pytań, dotyczących możliwości zatrudnienia, umów, modyfikacji stanowisk, rozszerzenia kompetencji. Jest nieocenionym wsparciem w sytuacjach trudnych jak np. zwolnienia pracownicze. Pomaga menadżerom przygotowywać się do takich rozmów, w których też może wystąpić jako merytoryczne wsparcie.

Reasumując, doświadczony HR business partner cechuje się przede wszystkim:

• Orientacją biznesową: Posiada wiedzę z zakresu biznesu i potrafi łączyć cele HR z celami biznesowymi organizacji. Jego działania są ukierunkowane na generowanie wartości dodanej dla przedsiębiorstwa poprzez strategie HR.
• Umiejętnościami komunikacyjnymi i interpersonalnymi: Doskonale radzi sobie z komunikacją zarówno na poziomie menedżerskim, jak i z pracownikami na różnych szczeblach hierarchii. Potrafi skutecznie budować relacje, słuchać i dostosowywać przekaz do odbiorcy.
• Nastawienie na rozwiązywanie problemów: Potrafi identyfikować i skutecznie rozwiązywać problemy związane z personelem oraz działać proaktywnie w zapobieganiu potencjalnym konfliktom.
• Orientacją na potrzeby pracowników: Skupia się na potrzebach i oczekiwaniach pracowników, angażując się w rozwój ich kompetencji oraz tworzenie atrakcyjnych warunków pracy.
• Umiejętnościami analitycznymi: Posiada zdolność do analizy danych i raportów HR, co pozwala na podejmowanie opartych na faktach decyzji oraz dostarczanie danych potrzebnych do opracowywania strategii HR.
• Promuje i wdraża nowe inicjatywy: Aktywnie angażuje się w innowacyjne projekty i inicjatywy w obszarze HR, które wpływają na rozwój organizacji oraz skuteczność strategii personalnej.

Wyzwania stojące przez HR business partnerem

HR Business Partnerzy (HRBP) mają wiele ważnych zadań, które przyczyniają się do sukcesu organizacji. Jednak wraz z tymi zadaniami pojawiają się też pewne wyzwania. 

1. Zarządzanie konfliktami – Jednym z głównych wyzwań HRBP jest zarządzanie konfliktami pomiędzy pracownikami i menadżerami. HRBP musi umieć zidentyfikować źródło konfliktu, komunikować się z zaangażowanymi stronami i pomóc im w znalezieniu rozwiązania problemu. W takich sytuacjach HRBP musi zachować neutralność i profesjonalizm.
2. Rozwiązywanie problemów związanych z pracownikami – HRBP zajmuje się także rozwiązywaniem problemów związanych z pracownikami, takich jak absencja, niska wydajność, konflikty międzyludzkie czy inne problemy związane z pracą. W takich przypadkach HRBP musi wnikliwie analizować sytuację i szukać rozwiązań, które będą korzystne zarówno dla pracownika, jak i dla organizacji.
3. Negocjowanie z menedżerami biznesowymi – HRBP musi też potrafić skutecznie negocjować z menedżerami biznesowymi, aby uzyskać odpowiednie zasoby, takie jak budżet czy czas, na realizację działań HR. HRBP musi również umieć przekonać menadżerów biznesowych do wprowadzenia zmian, które mogą być dla nich trudne lub niepopularne.
4. Wdrażanie zmian – HRBP często odpowiada za wdrażanie zmian w organizacji. Mogą to być zmiany w politykach personalnych, w procesach rekrutacyjnych czy w systemach wynagradzania. Wdrażanie zmian może spotkać się z oporem ze strony pracowników, którzy nie chcą się przystosować do nowych warunków. HRBP musi więc umieć przekonywać pracowników do zaakceptowania zmian i pomóc im w przystosowaniu się do nowych sytuacji.
5. Dostosowywanie się do zmieniającej się sytuacji w organizacji – Ostatnim, ale nie mniej ważnym wyzwaniem dla HRBP jest dostosowywanie się do zmieniającej się sytuacji w organizacji. To może być zmiana w strategii biznesowej, restrukturyzacja organizacji czy wprowadzenie nowych technologii. HRBP musi umieć dostosować swoje działania do zmieniającej się sytuacji i być gotowy na szybkie reagowanie na nowe wyzwania.

Technologie w zarządzaniu personelem

Technologie w zarządzaniu personelem stanowią kluczowy element pracy współczesnego HR Business Partnera (HRBP). Nowoczesne narzędzia i oprogramowania odgrywają istotną rolę w ułatwianiu procesów związanych z zarządzaniem danymi pracowników, oceną ich wydajności oraz analizą danych HR.

Oprogramowanie do zarządzania danymi pracowników zapewnia HRBP dostęp do kompleksowych informacji dotyczących pracowników w firmie. Dzięki temu mogą oni efektywnie monitorować ścieżki kariery, historię zatrudnienia, osiągnięcia oraz potrzeby szkoleniowe pracowników. Narzędzia te ułatwiają także prowadzenie ewaluacji pracowniczych, zapisywanie osiągnięć, a także zarządzanie dokumentacją pracowniczą.

Platformy do ocen pracowniczych stanowią niezastąpione wsparcie dla HRBP w procesach oceny wydajności i rozwoju pracowników. Umożliwiają one przeprowadzanie regularnych i skutecznych przeglądów osiągnięć pracowników, identyfikowanie obszarów do poprawy oraz planowanie indywidualnych ścieżek rozwoju. Dzięki temu HRBP może skuteczniej wspierać rozwój kompetencji pracowników zgodnie z celami organizacji.

Narzędzia do analizy danych HR są kluczowe dla HRBP, pozwalając na efektywne wykorzystanie danych związanych z personelem do podejmowania strategicznych decyzji. Poprzez analizę danych dotyczących rotacji pracowników, ich zaangażowania, wydajności czy potrzeb szkoleniowych, HRBP może identyfikować obszary do optymalizacji, tworzyć strategie rekrutacyjne, oraz podejmować działania na rzecz zwiększenia retencji pracowników.

Wszystkie te technologie nie tylko ułatwiają pracę HRBP, ale również umożliwiają podejmowanie bardziej trafnych i świadomych decyzji związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Dzięki nim HRBP może skuteczniej wspierać cele biznesowe organizacji, rozwijać pracowników i budować atrakcyjny wizerunek firmy jako pracodawcy.

HR business partner vs. HR manager

HR business partner i HR menedżer to osobne role, reprezentują dwa różne modele prowadzenia działań personalnych w firmie. Praca HR menedżera koncentruje się na opracowywaniu polityki i procedurach jej egzekwowania. Stanowisko to jest odpowiedzialne za systemy, takie jak system płac, rekrutacja, zatrudnianie, administracja i inne. HR menedżer nadzoruje dział HR.

Z drugiej strony, HR business partner nie pełni funkcji zarządczej nad działem. Jego głównym zadaniem jest współpraca z zespołem kierownictwa wyższego szczebla firmy oraz kierownikami działów w celu kierowania i komunikowania ogólnej strategii firmy. Partnerzy biznesowi HR współpracują z działem HR w różnych kwestiach i inicjatywach HR. Mają swój udział w rozwijaniu inicjatyw i strategii HR, która ma wpływ na całą organizację.

Nowoczesny HR XXI wieku stoi lub niebawem stanie pod znakiem HR Business Partnerów. Już za chwilę w każdej firmie pojawi się HR Business Partner z prawdziwego zdarzenia, bardzo ważne stanowisko i postać, która łączy w sobie kompetencje kilku specjalistów z różnych dziedzin. Prestiżowy magazyn Forbes wymienia HR Business Partnera jako jeden z 10 kluczowych zawodów przyszłości.

Jak stać się HR business partnerem?

Aby zostać HR Business Partnerem, należy najczęściej posiadać wykształcenie wyższe z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi lub pokrewnych dziedzin, jak również doświadczenie w pracy w dziale HR. Oto kilka kroków, które mogą pomóc w rozwoju kariery jako HR Business Partner:

1. Rozwój kwalifikacji i umiejętności

• Zdobywanie wykształcenia wyższego w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi lub biznesu stanowi solidny fundament w rozwijaniu umiejętności HR Business Partnera. Programy studiów podyplomowych z zakresu HR oferują praktyczne narzędzia i wiedzę, która może być natychmiast stosowana w codziennej pracy.
•  Praktyczne doświadczenie w dziale HR, zwłaszcza na stanowiskach wymagających doradztwa dla menedżerów i pracowników, stanowi bezcenny wkład w rozwój kariery HR Business Partnera. Pozwala ono na zrozumienie specyfiki potrzeb organizacyjnych i dostosowywanie strategii HR do nich.
• Rozwój umiejętności komunikacyjnych i empatii jest kluczowy dla HR Business Partnera, ponieważ umożliwia efektywne budowanie relacji z pracownikami oraz wspieranie ich rozwoju. Negocjacje stanowią istotną część pracy HRBP, dlatego też doskonalenie tej umiejętności ma bezpośredni wpływ na skuteczność działania.
• Zarządzanie czasem jest kluczowe w roli HRBP, gdzie równolegle realizuje się wiele zadań. Doskonalenie tej umiejętności pozwala efektywniej planować, organizować i kontrolować pracę, co ma bezpośredni wpływ na skuteczność i efektywność działań HR.

2. Szkolenia i kursy

• Uczestnictwo w certyfikowanych kursach HR Business Partneringu dostarcza praktycznej wiedzy i narzędzi niezbędnych w codziennej pracy HRBP. Kursy z analizy danych i HR analytics pozwalają na skuteczne wykorzystanie informacji w podejmowaniu strategicznych decyzji HR.
• Kursy z zakresu analizy danych i HR analytics, aby umieć wykorzystać dane i raporty w podejmowaniu strategicznych decyzji biznesowych.
• Szkolenia z zakresu przywództwa, negocjacji i rozwiązywania konfliktów.

3. Budowanie sieci kontaktów

• Nawiązywanie kontaktów z innymi HR Business Partnerami i menadżerami, aby zdobyć wiedzę i doświadczenie w zakresie HR Business Partneringu.
• Udział w konferencjach, spotkaniach branżowych i szkoleniach, aby poznać najnowsze trendy i praktyki z zakresu HR.

4. Samokształcenie

• Czytanie książek i artykułów z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi i HR Business Partneringu.
• Śledzenie blogów i portali branżowych, aby poznać najnowsze trendy i praktyki z zakresu HR.
• Korzystanie z materiałów szkoleniowych i edukacyjnych oferowanych przez różne organizacje.

Zostanie HR Business Partnerem wymaga ciągłego uczenia się i rozwijania umiejętności, ale może prowadzić do satysfakcjonującej kariery w dziale HR i wpływania na kluczowe decyzje w organizacji.

Wskazówki dla nowych HR business partnerów

1. Nawiązywanie kontaktów z menedżerami i pracownikami

• Nawiązywanie dobrych relacji z menedżerami i pracownikami jest kluczowe, ponieważ pozwala to na lepsze zrozumienie ich potrzeb, oczekiwań oraz wyzwań związanych z ich pracą. Dzięki regularnym rozmowom oraz empatycznemu podejściu, HR Business Partner może lepiej dostosować swoje działania do realnych potrzeb zespołu.
• Podejmowanie inicjatywy w nawiązywaniu kontaktów nie tylko pozwala na efektywne budowanie relacji, ale również tworzy atmosferę zaufania. Aktywne uczestnictwo w spotkaniach, wsłuchiwanie się w opinie oraz angażowanie pracowników w procesy decyzyjne buduje poczucie zaangażowania w dalszy rozwój organizacji.
• Utrzymywanie regularnego kontaktu z menadżerami i pracownikami jest istotne nie tylko w celu monitorowania postępów w obszarze HR, ale także po to, aby być na bieżąco z ewentualnymi problemami, które mogą pojawić się w zespole. Stworzenie otwartego kanału komunikacji umożliwia szybką reakcję i podejmowanie odpowiednich działań, co przekłada się na skuteczne rozwiązywanie ewentualnych trudności.

2. Budowanie swojego wizerunku w organizacji

• Kształtowanie wizerunku jako eksperta HR oraz partnera biznesowego dla menedżerów opiera się na konsekwentnym udowadnianiu swojej wartości poprzez dostarczanie merytorycznych, trafnych i innowacyjnych rozwiązań. Aktywne dzielenie się wiedzą i doświadczeniem, udział w dyskusjach z zespołem kierowniczym oraz prezentacje dotyczące najnowszych trendów HR stanowią skuteczny sposób na kreowanie reputacji jako zaufanego doradcy w obszarze zarządzania personelem.
• Działanie w sposób profesjonalny i etyczny jest nieodzowne dla zbudowania zaufania w organizacji. Podejmowanie decyzji opartych na wartościach, etyce pracy oraz przejrzystych standardach działania tworzy fundament wiarygodności HR Business Partnera. To zaś wpływa na podnoszenie autorytetu i postrzeganie go jako osoby godnej zaufania w środowisku pracy.
• Współpraca z innymi działami organizacji jest kluczowa dla poszerzania widoczności i wpływu HR Business Partnera. Uczestnictwo w międzydziałowych projektach, aktywne udział w strategicznych inicjatywach oraz współpraca z zespołami ds. marketingu, sprzedaży czy rozwoju produktów pozwalają na lepsze zrozumienie potrzeb całej organizacji oraz skuteczniejsze wdrażanie rozwiązań HR dostosowanych do konkretnych celów biznesowych.

3. Doskonalenie swoich umiejętności

• Rozwój umiejętności takich jak negocjacje, empatia, zarządzanie konfliktami i efektywne zarządzanie czasem jest kluczowy dla HR Business Partnera w efektywnym wykonywaniu obowiązków. Aktywny udział w specjalistycznych szkoleniach, warsztatach z zakresu komunikacji międzyludzkiej oraz negocjacji dostarcza praktycznych narzędzi do skutecznego porozumiewania się i rozwiązywania problemów.
• Zaangażowanie się w projekty wymagające rozwijania umiejętności pozwala na praktyczne stosowanie wiedzy oraz zdobywanie nowych doświadczeń. Przejęcie odpowiedzialności za specjalistyczne projekty lub aktywny udział w inicjatywach na rzecz rozwoju zespołów pozwala na bieżące doskonalenie się i poszerzanie umiejętności menedżerskich oraz analitycznych.
• Korzystanie z regularnych opinii, opinii zwrotnych oraz ocen od menedżerów i pracowników jest kluczowym elementem doskonalenia własnej pracy jako HR Business Partnera. Bycie otwartym na opinie innych, zdolność do akceptacji konstruktywnej krytyki oraz gotowość do adaptacji w oparciu o te informacje to fundamenty, które pozwalają na ciągły rozwój osobisty i zawodowy. To umożliwia dostosowywanie strategii oraz podejmowanie działań, które odpowiadają na zmieniające się potrzeby organizacji i zespołu.

4. Wykorzystywanie narzędzi i technologii

• Znajomość i aktywne wykorzystywanie narzędzi oraz technologii wspomagających pracę HR Business Partnera, takich jak systemy HRIS (Human Resource Information Systems) czy specjalistyczne platformy do analizy danych i raportowania, stanowią kluczowy element skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi.
• Posiadanie umiejętności korzystania z różnorodnych źródeł danych umożliwia podejmowanie trafnych decyzji i rekomendacji opartych na rzetelnej analizie informacji. Dzięki temu HR Business Partner może dostarczyć konkretne i wartościowe wnioski, które wspierają strategiczne podejście do zarządzania personelem, sprzyjając efektywnemu funkcjonowaniu organizacji.

5. Ciągłe uczenie się i rozwijanie swojej wiedzy

• Ciągłe uczenie się i rozwijanie wiedzy stanowi kluczowy element sukcesu dla nowych HR Business Partnerów. Uczestnictwo w szkoleniach, konferencjach i kursach nie tylko umożliwia poszerzenie zakresu wiedzy, ale także zapewnia aktualizację umiejętności zgodnie z najnowszymi trendami i praktykami w obszarze zarządzania personelem. Aktywne czytanie książek, artykułów i blogów związanych z HR Business Partneringiem pozwala na stały rozwój, przyswajanie nowych koncepcji oraz pogłębianie wiedzy teoretycznej, co staje się wartościowym wsparciem w praktycznej działalności.
• Dodatkowo, współpraca z innymi HR Business Partnerami i menedżerami jest niezwykle cenna, ponieważ umożliwia wymianę doświadczeń, najlepszych praktyk oraz inspiracji. Dzięki tej współpracy, nowi HR Business Partnerzy mogą pozyskiwać różnorodne spojrzenia na problemy HR, zdobywać cenne wskazówki dotyczące rozwiązywania konkretnych wyzwań i tworzyć sieć wsparcia w dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi.

Początek pracy jako HR Business Partner może być wyzwaniem, ale z odpowiednim podejściem i ciągłym rozwojem umiejętności, można stać się wartościowym partnerem dla menadżerów i pracowników w organizacji.