Wdrożenie pracy zdalnej zgodnie z nowymi regulacjami tarczy antykryzysowej

Wprowadzenie stanu pandemii w całym kraju w bardzo dużym stopniu wpłynęło na gospodarkę. Przedsiębiorcy, pracodawcy musieli nauczyć się funkcjonować w nowej, obcej im jak dotąd rzeczywistości. Wymuszone często działania polegające na wyłączeniu z funkcjonowania biur i przeniesieniu pracowników do wykonywania obowiązków w sieci z poziomu własnego mieszkania, spowodowało powstanie wielu znaków zapytania.

Z racji tego, że w dotychczas obowiązujących przepisach nie były dostatecznie uregulowane kwestie pracy zdalnej, należało zaprowadzić w tym obszarze porządek polegający na stworzeniu odpowiedniego aktu prawnego. W związku z powyższym uchwalono wyczekiwaną z niecierpliwością przez działających po omacku przedsiębiorców Ustawę z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, zwaną specustawą. Dopiero wspomniana ustawa zainicjowała i doprecyzowała termin pracy zdalnej.

Zapewne zdarzało się już uprzednio, że poszczególni pracodawcy incydentalnie wprowadzali względem osób zatrudnionych pracę zdalną, stąd termin „home office”, jednakże próżno było szukać uregulowań prawnych w oparciu, o które można było
w ten sposób postępować.

Specustawa, która stanowi o możliwości pracy zdalnej, w związku z dużą dynamiką na rynku pracy i presją ze strony pracodawców wywołaną pandemią, została początkowo stworzona w pośpiechu. Z biegiem czasu rzeczywistość niosąca ze sobą szereg wątpliwości spowodowała, że przepis ten ewaluował. Na początku w art. 3 tejże ustawy zastosowano bardzo lakoniczny, mało precyzyjny zapis, który umożliwiał pracodawcy zlecenie osobie zatrudnionej wywiązywanie się z nałożonych obowiązków zawodowych przez dany okres poza miejscem jej stałego wykonywania. Wówczas, tylko i wyłącznie na tym zapisie bazowali pracodawcy, kiedy w jednej chwili, w związku z rozprzestrzenianiem się pandemii Covid-19, koniecznie musieli wyłączyć z funkcjonowania biura w swoich firmach i przenieść pracowników do pracy w warunkach domowych.

Codzienność przynosiła nowe niejasności, pytania, dylematy na które trudno było znaleźć odpowiedź. Narastające problemy komplikowały niełatwą już sytuację, a przedsiębiorcy zostali pozostawieni samym sobie. Zachodzono w głowę jak osobom zatrudnionym zagwarantować w ich domach odpowiednie warunki pracy choćby w zakresie BHP. Mianowicie jak zadbać o ergonomię stanowiska pracy, właściwe krzesło czy spełniające wymogi oświetlenie. Jak wiemy zgodnie z obowiązującymi przepisami obowiązek ten ciąży na pracodawcy. Ponadto, na którym sprzęcie ma pracownik wykonywać swoje obowiązki, czy może na prywatnym czy jednak należałoby przenieść cały sprzęt z biura do jego domu. Zaistniała również niepewność dotycząca ochrony danych firmy, pracowników oraz klientów.

Szukając wsparcia u specjalistów w dziedzinie prawa pracy często napotykano na odpowiedzi niejednoznaczne i nieprecyzyjne. Napięcie rosło, albowiem huraoptymizm, który na początku pandemii budowano związany z rychłym powrotem do biur, szybko opadł. Powyższe przyczyniło się do tego, że uwypukliły się kolosalne oczekiwania, aby na poziomie specustawy uszczegółowiono wszelkie kwestie związane z realizowaniem zawodowych zadań w ramach pracy zdalnej.

Nowe Regulacje w Tarczy 4.0 – Obowiązki Pracodawców

1. W treści art. 3 specustawy określono kiedy praca zdalna może być wykonywana. Ano tylko wówczas gdy pracownik wykaże się odpowiednimi umiejętnościami potwierdzającymi, że swoje obowiązki może wykonywać właśnie w ten sposób. Rozumie się przez to, że pracodawca musi mieć pełne przekonanie, że konkretny pracownik będzie umiał zrealizować powierzone zadanie samodzielnie. Wiadomym jest, że są zawody, w przypadku których nie ma mowy o możliwości wykonywania ich w domu. Na przykład funkcjonariusz Policji dbający o porządek w danym rejonie nie będzie mógł pełnić służby w sposób zdalny.

2. Następnym ultimatum koniecznym do wdrożenia wykonywania pracy z poziomu własnego mieszkania są warunki techniczne i lokalowe. Osoba zatrudniająca musi mieć stuprocentową pewność, że w domu pracownika będą panowały takie warunki, które pozwolą mu na osiągnięcie podobnych wyników czy efektywności jakie wykazywał pracując w biurze. Dzięki zapisom w tarczy 4.0 wiemy już, że takie środki jak komputer, telefon czy dostęp do sieci, które umożliwią właściwą komunikację na linii pracownik-pracownik, pracownik-klient ma zagwarantować pracodawca.

3. Jeżeli mamy do czynienia z sytuacją kiedy ma miejsce zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę raczej wszystko jest klarowne. Co jednak jeśli angaż odbywa się w oparciu o umowę cywilnoprawną? W tym przypadku temat nie jest już taki prosty. Mianowicie bardzo dużo zależy od tego, jak taka umowa jest skonstruowana. Chodzi o to czy takie zapisy zawarto w tego typu umowach. Jeżeli tak się nie stało, to bezsprzecznie temat ten należy uregulować, żeby dać pracownikowi możliwość realizacji powierzonych zadań w domu.

4. Ustawodawca wyjaśnił także kwestię dotyczącą tego w jakich przypadkach obowiązek zapewnienia sprzętu pracownikowi do wykonywania obowiązków w domu z pracodawcy spada. W jakich przypadkach pracownik może korzystać z własnego telefonu, komputera itd. Temat ten sprowadza się do konieczności zadbania o pełną ochronę danych poufnych dotyczących zarówno pracowników, firmy, jak i klientów. Jedyną nieokreśloną w ustawie kwestią jest to na kim obowiązek zapewnienia tejże ochrony ciąży, czy na pracodawcy czy pracowniku.

5. W związku z szeregiem zagrożeń i niebezpieczeństw jakie czyhają w sieci (działania hackerskie) istotnym jest, aby przez pracodawcę zostały wprowadzone klarowne zasady posługiwania się sprzętem oraz oprogramowaniem. Od pracodawcy powinien popłynąć jasny przekaz np. co do tego jakie oprogramowanie można instalować na swoim sprzęcie, określić kanał jakim będzie przesyłana ważna dokumentacja firmowa oraz zabronić to czego, czego nie powinno się robić.