Jak wpływać na efektywność pracowników?

Wysokie wyniki, osiągnięcie celu, zadowalające rezultaty – za tym wszystkim stoi efektywność, słowo klucz każdego biznesu. Efektywność trzeba badać, aby sprawdzać czy podjęte w firmie działania są opłacalne. Co więcej, do efektywności zalicza się także te wszystkie działania, dzięki którym sukces został osiągnięty przy niewielkich kosztach finansowych i tych związanych ściśle z wykonywaniem zadań tj. nakładu pracy, energii, zaangażowania ludzi. Na efektywność wpływa kilka czynników jak np.:

– umiejętność zarządzania zespołem,

– wynagrodzenie,

– procesy realizacji zadań,

– motywowanie i nagradzanie,

– czynniki poza firmowe jak: kondycja gospodarki i jej miejsce na rynku,

– obowiązujące trendy w biznesie.

Trzymanie ręki na pulsie w postaci monitorowania wskaźników efektywności jest przydatne przy okazji podejmowanych przez Ciebie działań i weryfikacji zasadności procesów oraz, jeżeli to potrzebne, odpowiedniego reagowania na sytuacje, które ją obniżają.  

Zwiększenie produktywności poprzez zmianę systemu pracy 

Aby ułatwić pracę i wpłynąć znacząco na jej skuteczność należy wyznaczyć sobie priorytety. Świadomość posiadania celu znacząco przyczynia się do nastawienia i realizacji działań. Mając na horyzoncie konkretny cel i rozpisaną ścieżkę dotarcia do niego można zaplanować pracę w najdrobniejszych szczegółach, określić punkty wymagające większego zaangażowania i dodatkowego wsparcia. Zadania określone jako trudne i czasochłonne należy wykonać na początku oznaczając je jako priorytet. Zbyt długa lista tematów oznaczona wysokim stopniem ważności zdezorganizuje pracę, która będzie wykonywana pod presją i w niekomfortowych warunkach, a taka atmosfera produktywności nie sprzyja. Podchodź rozsądnie do oznaczania zadań i i do nadawania im wysokiej ważności, bo w świecie samych priorytetów tak naprawdę tracą one swoją moc, a ich status staje się mocno rozmyty. 

Efektywność nie jest stałą, a wpływa na nią również zmęczenie i natłok obowiązków. Nie jesteśmy w stanie pracować na takim samym wysokim poziomie cały czas. Aby podtrzymać produktywność potrzebujemy odpoczynku, dlatego tak ważne są przerwy w pracy. Dzięki chwilowemu odcięciu się i przeniesieniu myśli gdzieś indziej oczyszczamy umysł i odprężamy się. W przypadku zbyt intensywnej i długiej pracy nad jednym tematem zaczynamy trafić kreatywność, wtedy odbijamy się od ściany, a nowe pomysły nie przychodzą do głowy. Świeżości spojrzenia i przestrzeń na nowe rozwiązania dostarczy właśnie ta chwila przerwy. 

Dobrze jest też zweryfikować swój standardowy plan dnia i sprawdzić czy są aktywności, które zabierają Ci cenny czas? Może znajdziesz nawyki, z których możesz z łatwością zrezygnować, tym samym pozbywając się czynnika rozpraszającego Twoją uwagę? 

Wsparcie pracodawcy

Oprócz ogólnego zaangażowania pracownika za efektywność odpowiada również pracodawca. Mamy tu na myśli jego relacje z pracownikami, sposób zarządzania i motywowania. Co jest ważne w procesie budowania środowiska pracy sprzyjającego produktywności? Przedstawiamy 5 kroków do wzrostu efektywności.

• Zarządzanie ludźmi

Niekompetentny pod tym względem przełożony będzie działał tylko na szkodę i nie osiągnie sukcesu. W tym punkcie mamy na myśli zarządzanie ludźmi i procesami  wspierającymi realizację zadań. Ważna jest komunikacja; umiejętności delegowania obowiązków; modyfikacja założonych schematów tak, aby były pomocne w codziennej pracy; okazywane wsparcie i przeciwdziałanie konfliktom. Od przełożonego oczekuje się otwartości i elastyczności. Dobrze jeżeli jest empatyczny, potrafi wyłapywać niuanse w zmianie sposobu pracy czy funkcjonowania pracownika. Ważne, aby pracownicy czuli, że jest dostępny i mogą się do niego zwrócić o radę.   

• Motywowanie i docenianie

Od zarządzania niedaleka droga do motywowania i nagradzania pracowników. 

U pracownika, który nie uzyskuje żadnej informacji zwrotnej na temat swojej pracy, zaangażowanie szybko zacznie spadać. Doceniać i motywować można poprzez wiele różnych sposób. Pomyślałeś o premii? Tak, to najprostsze z rozwiązań, ale też staraj okazywać uznanie w inny sposób. Pochwalenie pracownika będzie dla niego bardzo ważne i budujące. Te kilka słów ma naprawdę dużą moc. 

• Wspieranie w rozwoju

Motywacja idzie w parze z rozwijaniem kompetencji, dlatego tak ważne jest prowadzenie szkoleń pracowniczych, które pomogą nabyć lub rozwinąć posiadane już umiejętności. Pracownicy, których rozwoju się nie wspiera nie będą tracić czasu na Twoją firmę, bo nie jest ona dla nich w żaden sposób atrakcyjna. Boisz się, że odejdą po tym jak zadbasz o wzmocnienie ich kompetencji? Nawet jeśli tak się stanie to zastanów się jak chcesz być wspominany? Negatywnie – jako ten, który nie inwestuje w ludzi, czy pozytywnie – jako wspierający lider, który to w priorytetach ma stałe podnoszenie kwalifikacji pracowników. To też nie musi oznaczać najgorszego. Osoby, których rozwój jest wspierany zacieśniają więź z pracodawcą i uzyskaną na szkoleniach wiedzę mogą z sukcesem wykorzystywać dalej działając w Twojej firmie. Wyraźnie widać, że się to po prostu opłaca!

• Integrowanie zespołu i budowanie przyjaznego środowiska pracy

Ludzie, którzy się znają i lubią lepiej ze sobą pracują. Efektywność możesz też odnosić poprzez działania integracyjne, które są świetną okazją do poznania kompetencji innych członków zespołu, ich wad i zalet, systemu pracy i wyjątkowych zdolności. Zgrany zespół już poza Twoim działaniem sam ułoży sobie pracę i stworzy samodzielnie ścieżki wsparcia. Pracownik wiedząc kto jest w czym dobry w razie problemu pokieruje swoje kroki do odpowiedniej osoby i będziesz pewien, że wspólnie pomogą sobie w pracy. Jeżeli w zespole brakuje zgrania, a atmosfera jest trudna, efektywność zacznie szybko spadać. Budując środowisko pracy postaraj się również, aby sprzyjało ono kreatywności i miało elastyczny charakter. Sztywne ramy już się nie sprawdzają. Ludzie oczekują większej swobody i przestrzeni na własne działania, postawy wspierającej i możliwości na wychodzenie z inicjatywą. Wdrażaj innowacje, które prócz tego, że usprawnią pracę to zadziałają pobudzająco na pracowników. Ważny jest balans na linii praca i życie prywatne. Nie zagarniaj osobistej przestrzeni, w której to pracownicy poświęcają czas na realizację swoich zainteresowań i życie rodzinne; nie wymuszaj bycia dostępnym poza godzinami pracy. Do wzrostu produktywności potrzebny jest odpoczynek i odcięcie od tematów pracy. 

• Nie myl braku kultury z działaniami motywacyjnymi

Lider liderowi nierówny i nie oszukujmy się, jeżeli ktoś nie ma predyspozycji do zarządzania ludźmi, nie lubi z nimi przebywać; nie posiada zdolności interpersonalnych, przyjmuje postawę autorytarną i uważa, że najlepszym motywatorem jest strach to nie powinien nosić miana lidera i nigdy nie powinien zarządzać ludźmi. Praca musi być wolna od tych negatywnych zachowań, agresji, krzyku, niedostępności i złośliwości. Krzykiem nikogo nie zmotywujesz, ale za to świetnie ugasisz produktywność i wpłyniesz na odpływ pracowników. 

Każdemu pracodawcy zależy na wysokiej efektywności zespołu, ale trzeba podjąć pewien wysiłek, aby stworzyć ku temu warunki. Nie oczekuj, że pracownik będzie stale funkcjonował na takim samym poziomie jeżeli w środowisku, w którym pracuje, nie robi się nic aby zwrócić mu tę energię, którą on wkłada w pracę. Dbaj o relacje na linii z pracownikami i managerami, wspieraj rozwój i buduj ścieżki kariery, aby pracownicy wiedzieli, że w Twojej firmie czeka ich ciekawa przyszłość. Doceniaj i nie bój się tego mówić. Wykorzystując nasze wskazówki jesteś o krok od stworzenia sprzyjającego efektywności miejsca pracy. Do dzieła!