Zatrudnianie cudzoziemców. Jak zatrudnić pracownika z Ukrainy?

Ukraińcy stanowią około ¾ wszystkich pracujących obcokrajowców w Polsce i jedno jest pewne – po agresji Federacji Rosyjskiej ta liczba bardzo gwałtownie rośnie. Bez wątpienia tysiące kolejnych osób zdecydują się na – długo- bądź krótkookresową – przeprowadzkę do naszego kraju. Inwazja na Ukrainę zbiegła się w czasie z uproszczeniem procedur zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Daje to polskim przedsiębiorstwom możliwość szybszego i łatwiejszego oferowania przyjezdnym pracy, a Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej – także w ramach konsultacji z Radą Dialogu Społecznego – stale aktualizuje i upraszcza procedury, dlatego warto je śledzić na bieżąco.

W pierwszej części znajdziesz ogólne zasady, natomiast w drugiej – informacje, jakie uproszczenia wprowadziła specustawa w stosunku do obywateli Ukrainy.

Pozwolenie na pobyt a pozwolenie na pracę

Pierwsza kwestia to rozróżnienie pomiędzy pozwoleniem na pobyt a pozwoleniem na pracę. O pozwolenie na pobyt – stara się sam cudzoziemiec, natomiast kwestia pozwolenia na pracę – procedura związana z zatrudnieniem jest w całości po stronie pracodawcy.

Czy każdy pracownik z Ukrainy musi mieć zezwolenie na pracę? Nie, ale w praktyce dotyczy to przeważającej części tej grupy. Zwolnieniu z procedury podlegają przykładowo osoby mające Kartę Polaka, zezwolenie na pobyt stały w Polsce lub status uchodźcy wydany na terenie naszego kraju, a także studenci studiów stacjonarnych i cudzoziemcy po zawarciu małżeństwa z obywatelem lub obywatelką Polski.

Według stanu z dnia 2 marca 2022 r. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej zapowiedziało uproszczenie procedury zatrudnienia pracowników ukraińskich, a także specjalne dotacje dla urzędów pracy i agencji zatrudnienia na wsparcie uchodźców. Z zapowiedzi ministerialnych wynika, że wystarczy pieczątka potwierdzającą legalny pobyt w Polsce, by Ukraińcy uciekający przed wojną mieli dostęp do polskiego rynku pracy oraz wybranych świadczeń rodzinnych.

Formalizując zatrudnienie, polscy pracodawcy najczęściej korzystają z procedury uproszczonej, czyli tzw. oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi – dotyczy ona osób z zamkniętego katalogu sześciu krajów czyli Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji, Armenii i wreszcie Ukrainy. Do złożenia wniosku w powiatowym urzędzie pracy pracodawca musi zebrać dane pracownika i informacje o oferowanej pracy – m. in. miejsce pracy, datę rozpoczęcia i okres wykonywania pracy, a także wysokość wynagrodzenia brutto i rodzaj umowy. Co do zasady są trzy możliwe podstawy zatrudnienia – umowa o pracę, cywilnoprawna lub regulująca pełnienie funkcji w zarządach osób prawnych.

Wcześniej wniosek trzeba było złożyć osobiście w urzędzie, ale pandemia ułatwiła życie pracodawcom i obecnie wszyscy dopełniają procedury online na stronie www.praca.gov.pl. Jeśli przedsiębiorca prawidłowo wypełni wszystkie dokumenty, doda wymagane załączniki (m.in. skany dowodu tożsamości cudzoziemca) i uiści opłatę w wysokości 30 zł, to oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy jest wpisywane do ewidencji oświadczeń w ciągu 7 dni roboczych.

Z końcem stycznia 2022 roku procedura składania oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi została mocno uproszczona i to jest zdecydowanie dobra wiadomość. Na taki ruch bardzo długo czekali sami przedsiębiorcy, którzy wielokrotnie zgłaszali problemy z długim i skomplikowanym procesem i mnóstwem uciążliwych formalności koniecznych do zatrudnienia obcokrajowca.

Jakie są zatem najważniejsze wprowadzone zmiany?

1. Przede wszystkim wydłużono okres wykonywania pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do 24 miesięcy.
2. Usunięto też kłopotliwy dla przedsiębiorstw wymóg półrocznej przerwy – teraz pracodawca może rejestrować nowe oświadczenie zaraz po upływie ważności poprzedniego dokumentu.
3. Ustawodawca postanowił też lepiej zabezpieczyć interesy samych pracowników – wynagrodzenie obcokrajowców nie może być niższe niż stawki obywateli Polski, wykonujących pracę na tym samym stanowisku.

Obowiązki pracodawcy po zatrudnieniu

Gdy przedsiębiorca uzyska już wpis oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji, musi w terminie 7 dni poinformować urząd o podjęciu – lub jego braku – zatrudnienia przez cudzoziemca (od daty wpisanej w złożonym oświadczeniu).

Konieczne są również wszystkie standardowe działania związane z zatrudnieniem nowej osoby – m.in.:

• sporządzenie i podpisanie umowy z pracownikiem (oraz przetłumaczenie jej na język dla niego zrozumiały)
• zgłoszenie cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych
• jeśli wymaga tego przyjęta forma zatrudnienia – odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy

Specustawa, czyli uproszczenie procedur

12 marca Prezydent RP podpisał tzw. Specustawę, która nadała nowe uprawnienia obywatelom Ukrainy, którzy przybyli do Polski w związku z działaniami wojennymi na terenie ich kraju. Wraz ze specustawą zatrudnienie obywatela Ukrainy przez polskiego pracodawcę stało się formalnie łatwiejsze, procedura jest bowiem mniej skomplikowana, a pracownik nie jest tak ściśle związany z jednym pracodawcą.

Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy wprowadziła tym samym również niejako dwa równoległe systemy zatrudniania cudzoziemców: pierwszy, obowiązujący dotychczas i drugi, wynikający z przepisów nowej ustawy i odnoszący się prawie wyłącznie do obywateli Ukrainy.

Ustawa, jak podaje Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, nie tylko legalizuje pobyt Ukraińców w kraju, ale także zezwala na legalne zatrudnienie, znacznie upraszczając związane z tym procedury. Pracodawca musi jedynie w ciągu 14 dni zgłosić fakt powierzenia pracy obywatelowi Ukrainy do powiatowego urzędu pracy.

Kto może legalnie pracować w Polsce

Zgodnie z ustawą z dnia 12 marca 2022 roku o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa w Polsce może pracować obywatel Ukrainy, który przebywa legalnie w kraju i ma ważny tytuł pobytowy albo przybył legalnie w okresie od 24 lutego 2022 roku i deklaruje zamiar pozostania w Polsce.

W ustawie czytamy, że jeżeli obywatel Ukrainy przybył do Polski po wspomnianej dacie i deklaruje zamiar pozostania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jego pobyt na tym terytorium uznaje się za legalny w okresie 18 miesięcy licząc od dnia 24 lutego 2022 r., czyli – niezależnie od daty rzeczywistego przekroczenia granicy – do 23 sierpnia 2023 roku.

Podstawą legalnego zatrudnienia cudzoziemca jest stwierdzenie legalności jego pobytu w Polsce. Nowa ustawa znacznie uprościła kwestię legalizacji pobytu obywateli Ukrainy i niektórych innych osób, w szczególności tych, które wjechały na teren Polski w związku z działaniami wojennymi tj. 24 lutego 2022 r. lub później.

I tak pobyt obywatela Ukrainy, który wjechał na terytorium Polski bezpośrednio z Ukrainy w związku z działaniami wojennymi tj. 24 lutego 2022 r. lub później i deklaruje zamiar pozostania na terytorium Polski (oraz nie opuścił Polski na okres dłuższy niż miesiąc), uznaje się za legalny przez okres 18 miesięcy, licząc od dnia 24 lutego 2022 r., tj. do dnia 24 sierpnia 2023 r.

Osoby, które otrzymają zezwolenie na pobyt czasowy, będą mogły być zatrudniane bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Dodatkowo, wizy krajowe lub zezwolenia na pobyt czasowy, które jeśli straciły one ważność 24 lutego lub później ulegają automatycznemu przedłużeniu do 31 grudnia 2022 roku i nie wymagają dodatkowych działań ze strony Ukraińców przebywających w naszym kraju.

Osoby w stosunku do których wprowadzono ułatwienia w celu legalizacji pobytu, korzystają również z uproszczonej procedury legalizacji zatrudnienia. Procedura ta została ograniczona jedynie do obowiązku zgłoszenia przez pracodawcę powierzenia pracy obywatelowi Ukrainy w terminie 14 dni do właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania pracodawcy powiatowego urzędu pracy. Zgłoszenia takiego pracodawca ma obowiązek dokonać za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (nie ma możliwości dokonania zgłoszenia w formie pisemnej) poprzez stronę: praca.gov.pl, a brak takiego zawiadomienia (lub opóźnienie w jego złożeniu) skutkuje uznaniem, że praca nie jest legalna ze wszystkimi tego konsekwencjami.

• Działalność gospodarcza: obywatele Ukrainy, których pobyt zostanie zalegalizowany na podstawie Specustawy i którzy uzyskali numer PESEL, mogą prowadzić działalność gospodarczą w Polsce – tak, jak obywatele polscy.
• Osoby bezrobotne: osoby uchodźcze będą mogły również zarejestrować się w PUP jako osoby poszukujące pracy lub bezrobotne i mieć dostęp do świadczeń oraz usług – tak jak obywatele polscy.

Zgłoszenie do urzędu pracy

W zgłoszeniu podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy do powiatowego urzędu pracy należy podać informacje dotyczące podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi, dane osobowe cudzoziemca oraz informacje dotyczące wykonywanej pracy.

Informacje dotyczące podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi:

1) nazwa albo imię (imiona) i nazwisko;

2) adres siedziby albo miejsca zamieszkania;

3) numer telefonu lub adres poczty elektronicznej o charakterze służbowym;

4) numery identyfikacyjne NIP i REGON (w przypadku podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą) albo numer PESEL (w przypadku osoby fizycznej);

5) numer wpisu do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia – w przypadku podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi, prowadzącego agencję zatrudnienia świadczącą usługi pracy tymczasowej;

6) symbol PKD i opis wykonywanej działalności związanej z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę.

Dane osobowe cudzoziemca:

1) imię (imiona) i nazwisko;

2) data urodzenia;

3) płeć;

4) obywatelstwo;

5) rodzaj, numer i seria dokumentu podróży lub innego dokumentu stwierdzającego lub pozwalającego ustalić tożsamość i państwo, w którym wydano ten dokument;

6) numer PESEL – o ile został nadany.

Informacje dotyczące wykonywanej pracy:

1) rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy a obywatelem Ukrainy;

2) stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy;

3) miejsce wykonywanej pracy.

Umowa o pracę z uchodźcą w świetle specustawy. Jakie warunki trzeba zapewnić?

Zatrudniając pracowników z Ukrainy na podstawie umowy o pracę w trybie nowej ustawy, trzeba również pamiętać, iż ustawa ta nie zmienia ogólnej zasady, zgodnie z którą zatrudniający cudzoziemca pracodawca jest zobowiązany do przestrzegania takich samych przepisów dotyczących warunków pracy i płacy, jak w przypadku obywateli polskich. Możliwość zatrudnienia uciekiniera z Ukrainy nie zwalnia pracodawcy z konieczności przestrzegania przepisów o czasie pracy, wynagrodzeniu, urlopach wypoczynkowych i in. warunków wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa pracy, w tym przepisów dotyczących zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, konieczności przeprowadzenia badań lekarskich dopuszczających do pracy na określonym stanowisku, czy też odbycia wymaganych szkoleń bhp.

Zatrudnimy bez PESEL-u

I na zakończenie warto wspomnieć też, gdyż nie dla wszystkich jest to jasne, iż zatrudnienie na podstawie umowy o pracę uchodźcy z Ukrainy na podstawie nowej ustawy nie wymaga posiadania numeru PESEL. W informacji przekazywanej do urzędu pracy numer ten jest podawany, jednak jedynie wówczas gdy został nadany, w przeciwnym razie pracodawca nie ma obowiązku jego podania i nie powinien uzależniać zatrudnienia obywatela Ukrainy od posiadania przez niego tego numeru. Warto jednak uświadomić potencjalnemu pracownikowi jak ważne jest uzyskanie tego numeru, skoro m.in. jest on niezbędny do korzystania ze świadczeń socjalnych i opieki medycznej przewidzianych w nowej ustawie, umożliwia otrzymanie dostępu do profilu zaufanego, który ułatwia załatwianie szeregu spraw administracyjnych bez konieczności osobistego stawiennictwa w urzędzie.