O trudnej sztuce zwalniania, czyli jak zwolnić pracownika z klasą?

Najtrudniejszym momentem współpracy pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem jest zwolnienie. Wydarzenie to wymaga perfekcyjnego przygotowania, aby zapewnić, mimo nieprzyjemnego charakteru, maksimum komfortu zwalnianemu pracownikowi.

Ludzkie podejście

Gorzki smak epizodu zwolnienia może złagodzić podejście managera do sytuacji. Zwolnienie jest ogólnie trudne w odbiorze i generuje różne reakcje i pytania od pracownika. Na pewno chciałby on uzyskać więcej informacji na temat tego co stoi za podjęciem takiej decyzji. Manager w roli osoby zwalniającej musi być dobrze przygotowany, szczery, empatyczny i co najważniejsze, wykazywać się szacunkiem do pracownika. Jeżeli nie masz doświadczenia w zwalnianiu pracowników lub chcesz to robić lepiej, skorzystaj z pomocy specjalisty ds. HR w Twojej firmie. Pomoże Ci on przejść przez proces i nakreśli scenariusze takiej rozmowy.

Pamiętaj też o wywarzonym podejściu do takiego spotkania. Manager managerowi nie równy i jak to ludzie, posiadają różne konstrukcje psychologiczne i osobiste predyspozycje. Może jesteś wrażliwy i empatyczny lub stanowczy i szybko kończący temat. Postaraj się zawsze być przygotowany i neutralnie nastawiony. To wszystko ważne jest po, aby nie tworzyć dysonansu w odbiorze, z którym może spotkać się pracownik.

Twoje nazbyt współczujące podejście, przy którym próbujesz załagodzić sytuację wymieniając osiągnięcia pracownika, wprowadzi ogromny chaos i niezrozumienie sytuacji. Zastanów się jak czyta taki komunikat druga strona: jestem dobry, ale mnie zwalniasz? Drugie skrajne podejście to atak i pokaz siły, czyli wskazanie na szereg niekompetencji, oschły ton oraz żądanie szybkiego spakowania swoich rzeczy i opuszczenie biura. Jedna i druga skrajnie opisana sytuacja może jedynie zaognić sprawę, pozostawić niesmak i zakwestionować profesjonalizm firmy, która pozwala na takie rozwiązanie współpracy.

3 ważne kroki

Ważny jest scenariusz takiego spotkania dla zachowania spokoju pracownika i managera. Kluczowe jest odpowiednie podejście do spotkania, po którym nikt nie wyjdzie z poczuciem niesprawiedliwości. Od czego więc zacząć? Od zebrania danych. Jako manager posiadasz przecież najwięcej informacji na temat Waszej współpracy.

1. Skup się na sytuacjach, które stały się finalnie powodem zwolnienia; cała reszta nie ważne jak pozytywna i istotna dla firmy, nie ma znaczenia. W końcu nie na plusach będziesz się skupiał w trakcie rozmowy. Aby nic Ci nie umknęło spisz je, bo użyjesz ich w trakcie spotkania argumentując swoją decyzję.
2. Teraz najważniejszy etap – przekazanie informacji w oparciu o zebrane dane i argumentacja. Musisz być rzeczowy, precyzyjny w swoim komunikacie i szczery przy zachowaniu spokoju, wykazując się równocześnie szacunkiem do pracownika. Staraj się unikać emocjonalnych reakcji i nie pozostawaj obojętnym lub surowym. Sama sytuacja jest dla pracownika trudna, więc nie obarczaj go dodatkowym bagażem i nie wprowadzaj skomplikowanej atmosfery.
3. Nakieruj na przyszłość. Wskaż, że mimo tego, że Wasze drogi się rozchodzą, to na pewno z wykorzystaniem posiadanych umiejętności i wiedzy znajdzie pracę, w której będzie się zawodowo spełniał. Jeżeli chcesz na coś szczególnego zwrócić uwagę to zrób to tylko wtedy, gdy naprawdę tak uważasz.

Czego unikać podczas zwolnienia?

Największym błędem może być brak przygotowania i osobiste nastawienie do zwalnianego pracownika, które może zakończyć ten ostatni etap w przykry sposób. Wspomniane wcześniej zbyt emocjonalne podejście, czy wytykanie błędów, brak czasu na spokojną rozmowę, słabe argumentowanie decyzji, bądź zrzucanie odpowiedzialności na osoby trzecie, to wszystko może spowodować, że pracownik nie zrozumie istoty zwolnienia. Nie bądź protekcjonalny, nie odnoś się do osobistych cech, nie atakuj i nie obrażaj. Komunikacja w tym momencie jest niezwykle ważna i pamiętaj, że to jak zwalniasz ludzi nie przejdzie bez echa.

Opanowanie wymagającej sztuki zwalniania osób to jedna z kluczowych kompetencji managera. Doświadczenie pracownika budowane jest w oparciu nie tylko o okres wspólnej współpracy, ale też o finał zamykający tę relację.

Nie muszą temu towarzyszyć negatywne emocje. Dobrze poprowadzona rozmowa być może skłoni pracownika do pochylenia się nad uzyskanym od Ciebie feedbackiem i zapoczątkuje proces osobistej i zawodowej przemiany w obszarach, które tego wymagają. Profesjonalnie podejście i konkretne argumenty mogą nadać kierunek tym zmianom, a zwalniany pracownik wciąż może myśleć o Tobie jako o dobrym pracodawcy. Wszystko zależy od tego w jakim duchu się rozstaniecie.