Wybrane KPI w rekrutacji do obszaru Digital & E-commerce

Lata spędzone w digital & ecommerce odcisnęły swe piętno. Preferujemy rozmowy na temat cyfr, konkretów, aniżeli wrażeń, czy coś poszło dobrze czy źle. Mówi się, że dane to ropa XXI wieku, dlatego uważamy, że ten artykuł jest wart przeczytania.

W poniższym materiale znajdziesz zestaw wybranych KPI rekrutacyjnych. Śledzenie lejków jest w digital & ecommerce codzienna aktywnością. Zachęcamy do takiego podejścia liczbowego świat HR. Każdy proces ma swoje etapy. KPI pozwolą Ci zaobserwować jakość i efektywność prowadzonych działań. Wybraliśmy dla Ciebie kilka z nich.

1. Wykwalifikowani kandydaci per ogłoszenie (ang. qualified candidates per opening)

Analiza dużej ilość aplikacji, z czego znacząca większość nie spełnia wymogów to strata czasu i pieniędzy. Obserwujesz taki stan rzeczy na Twoim odcinku pracy ? Może być kilka przyczyn takiego stanu rzeczy. Niska jakość ogłoszenia lub niewłaściwie dobrany kanał komunikacji. Częsty przypadek w segmencie digital & ecommerce to nierealne oczekiwania. Opis stanowiska przedstawiający hybrydę, której znalezienie to przysłowiowe „poszukiwanie igły w stogu siana”. W szczególności, kiedy rozpoczynasz swoją przygodę z tym segmentem zasięgnij rady praktyka. Ten temat poruszaliśmy w artykule o najczęstszych błędach w rekrutacji digital & ecommerce.

Wskaźnik wyliczysz z wzoru: ilość aplikacji, które nie spełniają wymogów do ilości wszystkich aplikacji, które do Ciebie spłynęły. Chcesz rozpocząć przygodę z tym wskaźnikiem? Po pierwsze stwórz definicję tego, co to znaczy, że kandydat się kwalifikuje? Może to być przejście pierwszego sita rekrutacyjnego, zaproszenie na spotkanie, wideo rozmowę lub rozmowę telefoniczną.

Ten wskaźnik będzie Ci mówił o efektywności Twojego marketingu rekrutacyjnego. Nie bój się testować nowych kanałów komunikacji, obserwuj, które pracują najlepiej w danym typie stanowiska.

2. Wskaźnik kompletności formularza rekrutacyjnego (ang. application completion rate)

Ten wskaźnik możemy porównać do utraconego koszyka w ecommerce, a to bardzo ważny wskaźnik w ecommerce. Kandydat zaczyna wypełniać formularz i nagle z jakiegoś powodu porzuca go. To jest normalne zjawisko. Z naszego doświadczenia możemy Ci powiedzieć, że jedno dodatkowe pole do wypełnienia może cię kosztować utratę nawet 20% potencjalnych Kandydatów.

Stosuj jak najprostsze formularze, jeżeli masz wpływ na ich kształt. Jeżeli wskaźnik porzuconych formularzy jest na wysokim poziomie to może oznaczać, że proces jest zbyt skomplikowany i oczekujesz zbyt wiele od potencjalnych kandydatów. Rekomendujemy, aby ten krok był tak prosty jak to możliwe.

Oblicz wskaźnik kompletności formularza dzieląc liczbę osób, które rozpoczęły wypełnianie formularza i nie ukończyły go do wszystkich aktywności związanych z uzupełnieniem formularza (nieukończone i ukończone formularze razem)

Przyglądaj się temu wskaźnikowi. Z drugiej strony nie próbuj poprawić tego wskaźnika przyciągając niewłaściwych kandydatów. Analizuj zestaw KPI szerzej.

3. Wskaźnik jakości źródła (ang. source quality)

Analizuj efektywność poszczególnych kanałów komunikacji. Które kanały przynoszą Ci najwięcej wykwalifikowanych kandydatów, którzy spełniają Twoje wymogi? Warto to wiedzieć. To pozwoli Ci optymalizować czas i koszty. Struktura budżetu marketingowego może być różna w zależności od typu stanowisk.

Jak ocenić jakość źródła? Sprawdź ilość wykwalifikowanych kandydatów, których pozyskałeś w poszczególnych źródłach. W marketingu testowanie hipotez, w tym wypadku kanałów komunikacyjnych jest czymś normalnym. Przyjmujesz tezę, że kanał X to dobry pomysł. Następnie w kampanii testowej weryfikujesz hipotezę. Analizuj cyfry, wyciągaj wnioski. Jeżeli w danym segmencie rekrutacji kanał komunikacji jest nieefektywny, nie korzystaj z niego w kolejnych analogicznych procesach. Daj sobie przyzwolenie popełnienie błędów. Ważne jest to, aby ich nie powielać.

Magiczny trójkąt – analiza > wnioski > działania – powinien Ci towarzyszyć przy każdym działaniu.

4. Czas potrzebny do zatrudnienia kandydata (ang. time to hire)

Ten wskaźnik nie wymaga dłuższego wywodu. Mierz czas niezbędny do zatrudnienia Pracownika. Te dane są niezbędne do planowania aktywności, po to, aby skorelować działania HR z celami biznesowymi firmy. Mierz czas od momentu startu kampanii do momentu rozpoczęcia realnej pracy przez Pracownika.

Analiza procesu, poszczególnych kroków pozwoli Ci namierzyć wąskie gardła. Dzięki tej wiedzy będziesz w stanie poprawić proces i efektywność swoich działań w przyszłości. Rekomendujemy śledzenie tego wskaźnika. Popyt na dobrych Kandydatów jest obecnie wysoki. Przedłużanie czasu na podejmowanie decyzji będzie Cię kosztować utratę dobrych kandydatów. Bo Twoja konkurencja podejmie decyzje szybciej. To z życia wzięte przypadki.

5. Jakość zatrudnienia (ang. quality of hire)

Ten wskaźnik powie Ci jak bardzo byleś efektywny w pozyskaniu właściwej osoby na właściwe miejsce. Tu pojawia się jedna ważna rzecz. Definicja jakości może się różnić w zależności od firmy. Musisz taką definicję wypracować dla Twojej organizacji.

Jednym z zagadnień, które możesz wziąć pod uwagę jest czas potrzebny na pełne wdrożenie pracownika i sprawienie, aby osiągnął pełną produktywność. Inny przykład to dopasowanie Kandydatów do kultury organizacji. Znamy przypadki Kandydatów, którzy zostali zrekrutowali do banków i szybko zrezygnowali z posady. Powód wysoki formalizm i ilość procedur. Pochodzili spoza bankowości. Ktoś popełnił błąd nie biorąc tego aspektu pod uwagę. Inny parametr to satysfakcja Managera dla którego była prowadzona rekrutacja.

6. Koszt pozyskania pracownika (ang. cost per hire)

Rekrutacja to zawsze inwestycja. Korzystasz z zewnętrznej agencji rekrutacyjnej czy prowadzisz samodzielnie proces poniesiesz koszty. Ważne jest to, abyś miał pewność, że nie przepłacasz i trzymasz koszty w ryzach.

Wiedza na temat średniego kosztu zatrudnienia kandydata pozwoli Ci przede wszystkim przygotować budżet i koszty na przyszłe czaso-okresy. Rekomendujemy obserwację każdego procesu rekrutacyjnego. Ważne jest to, aby obcinanie kosztu nie wpłynęło na jakość pozyskiwanych kandydatów. Jest to szczególnie istotne w obszarze digital & ecommerce.

7. Ilość spotkań z kandydatami do złożenia oferty (ang. interviews to hire)

Spotkania, w obecnych czasach głównie są to spotkania wirtualne. To składnik, który kosztuje dużo czasu. Z drugiej strony jest kluczowy do pozyskania strategicznych informacji od Kandydatów. Zadbaj o szybkie podejmowanie decyzji a co za tym idzie jakość przeprowadzanych wywiadów, przygotuj się do nich dobrze. Wiedząc z iloma Kandydatami musisz się spotkać, aby zaoferować tego jednego, pozwoli Ci lepiej planować działania. Co istotne pozwoli Ci umawiać się na realne terminy z biznesem, który zazwyczaj chce większość rzeczy na wczoraj. Wiemy, byliśmy tam.

Procesy, w zależności od stanowiska mogą mieć kilka etapów, spotkań. Rekomendujemy mierzenie poszczególnych etapów. Rozkładając lejek procesowy na czynniki lepiej zrozumiesz, jakie kroki i ile musisz ich wykonać aby osiągnąć sukces.

8. Wskaźnik akceptacji ofert pracy (ang. offer acceptance rate)

Wiemy, że w rzeczywistości część ofert jest odrzucana przez kandydatów. Warto śledzić ten wskaźnik. Wskaźnik wyliczysz z wzoru ilość odrzuconych ofert do wszystkich Kandydatów zaofertowanych. W sytuacji, gdy wskaźnik jest na wysokim poziomie, może to oznaczać, że coś robisz niewłaściwie na tym etapie. W segmencie digital weź jednak pod uwagę, że dobrzy kandydaci przebierają w ofertach. Wiemy to z autopsji. Często uczestniczą w 2 procesach i wybierają lepszą dla nich ofertę. Podczas wywiadów dowiedz się dokładnie czym dla Kandydata jest atrakcyjne środowisko pracy, aby przyjął Twoją ofertę, a nie konkurencji?

9. Satysfakcja kandydata (ang. candidate satisfaction)

Rada jest dokładnie taka sama jak przy marektingu rekrutacyjnym. Chcesz mieć wysoki wskaźnik wypełnialności ankiety, zadbaj to, aby była krótka i prosta. Zadaj jedno, dwa pytania, pozwól kandydatom opcjionalnie wyrazić swoje zdanie. Jak powiada jeden z naszych Klientów, każdy feddback to dar.

10. Wskaźnik rotacji w pierwszym roku pracy (ang. first-year turnover rate)

Proces rekrutacyjny to inwestycja. Kosztuje Cię czas i pieniądze. Nikt nie chce co chwilę powracać do tej samej rekrutacji, o ile nie jest to ekspansja. Wysoka rotacja to dla Organizacji zły znak. Coś złego się dzieje wewnątrz. Trzeba szybko takie sytuacje wyłapywać, diagnozować i korygować. Wysoki wskaźnik rotacji w pierwszym roku może oznaczać, że masz nierealne oczekiwania lub kultura organizacyjna firmy jest toksyczna.

Wskaźnik wyliczasz z wzoru, liczba osób, która opuściła firmę przed ukończeniem pierwszego roku pracy do liczby wszystkich osób, które opuściły firmę. Istotne jest mierzenie satysfakcji kandydatów, managerów, dla których proces prowadzisz oraz Pracowników po ich wprowadzeniu do organizacji.

11. Satysfakcja Menedżera (ang. hiring manager satisfaction)

W sytuacji, gdy Menedżerowie, dla których rekrutujesz nie są zadowoleni z nowych nabytków może oznaczać, że przyjęte kryteria są niewłaściwe. Możesz zmierzyć satysfakcję Menedżerów poprzez ankietę lub po prostu rozmowę przy kawie. Dzięki temu wywiad może być bardziej pogłębiony. Pracuj blisko z biznesem, on dokładnie wie, czego potrzebuje. Dobrze, kiedy Menedżer bierze udział w procesie decyzyjnym. Wówczas proces jest bardziej efektywny, a co za tym idzie jego satysfakcja.

Podsumowanie

Nasz blog czytają zarówno duże organizacje jak i te mniejsze. Zaczynasz drogę w swojej firmie z systemem KPI, w pewnym momencie w firmie jest to konieczne. Podejdź do tego metodycznie, wybierz sobie zestaw KPI. Zaobserwuj swoje wyniki przez jakiś czas np. 6-12 miesięcy. Po tym czasie możesz sobie w każdym obszarze wyznaczyć wyzwanie poprawy każdego parametru o wybrany %. To spowoduje, że Pracownicy będą się wspinać na wyżyny swoich umiejętności intelektualnych. Wszyscy wiemy, że trudne zadania na koniec dają nam najwięcej satysfakcji i spełnienia. Na koniec przypisz KPI do systemu bonusowego w swojej firmie, a z dużą dozą prawdopodobieństwa zaobserwujesz progres.