Rekrutacja a ochrona danych osobowych

W momencie rozpoczęcia rekrutacji pracodawca staje się administratorem danych osobowych kandydatów, którzy dobrowolnie dostarczają mu swoje aplikacje wypełnione osobistymi danymi. Obowiązkiem pracodawcy jest ochrona tych danych, a my powiemy Ci jak należy to robić zgodnie z prawem.

Zgoda na przetwarzanie danych w rekrutacjach jawnych

Kandydat wysyłając CV zgadza się na przetwarzanie swoich danych osobowych z tytułu toczącego się procesu rekrutacji, do którego świadomie przystępuje, i wyraża to poprzez dodanie do dokumentów odpowiedniej klauzuli to regulującej. Dotyczy ona wtedy tego konkretnego zgłoszenia i dane osobowe mogą być przetwarzane tylko na potrzeby tej konkretnej rekrutacji, a po jej zakończeniu muszą zostać usunięte. Jeżeli takiej klauzuli w CV nie ma, to pracodawca nie może użyć aplikacji w dalszym kroku gdyż wykorzystanie jej byłoby niezgodne z przepisami RODO. Można się też spotkać z bardziej rozbudowaną klauzulą, która zezwala pracodawcy na wykorzystanie aplikacji kandydata przy okazji kolejnych rekrutacji.

W przypadku gdy kandydatowi w procesie rekrutacji ostatecznie zostanie zaproponowana praca, pracodawca uzyskuje dostęp do kolejnych danych osobowych wynikających z potrzeby przygotowania umowy i są to m.in. nr PESEL, data urodzenia, adresy, telefony, imiona dzieci. W tym miejscu należy też wspomnieć, iż zakres danych osobowych, o które pracodawca może prosić pracownika są regulowane Kodeksem Pracy.

Przetwarzanie danych w rekrutacjach ukrytych

Obowiązek informacyjny na temat tego kto pełni rolę administratora danych osobowych kandydata w trakcie rekrutacji ukrytej, musi spełnić podmiot, który taką rekrutację prowadzi. Jeżeli jest to firma pośrednictwa pracy czy doradztwa zawodowego, to ona w pierwszej kolejności pełni rolę administratora i musi o tym poinformować kandydata. Po przejściu do kolejnego etapu rekrutacji, w którym docelowy pracodawca się ujawnia, kandydat musi uzyskać kolejną informację na temat tego kto staje się administratorem jego danych osobowych w tym procesie. Obowiązek informacyjny powinien zawierać dane firmy, wskazanie celu przetwarzania i termin przechowywania danych.

Portale z ogłoszeniami o pracę

Należy pamiętać, iż portale z ogłoszeniami o pracę nie pełnią żadnej roli administracyjnej i nie przetwarzają danych osobowych. Jedyna ich funkcja to prezentacja oferty pracodawcy i dostarczenie narzędzi do kolekcjonowania aplikacji, bez wglądu w dane osobowe osób kandydujących na dane stanowisko.

Nieprzestrzeganie przepisów i niepoprawne administrowanie danymi osobowymi

Dane osobowe to informacje wrażliwe i każde naruszenie bezpieczeństwa ich przechowywania lub niepoprawne nimi administrowanie wiąże się z konsekwencjami prawnymi. Dane osobowe kandydatów należy przetwarzać tylko i wyłącznie w konkretnym celu, o którym powinien być on poinformowany. Każde naruszenie tj. wykorzystanie danych inaczej i niezgodnie z obowiązkiem informacyjnym np. w celach marketingowych, może narazić pracodawcę na poważne konsekwencje.