Narzędzia online zwiększające Twoją efektywność

Efektywność jest rozumiana jako umiejętność takiego działania, które przy małych nakładach pracy przynosi zadowalające rezultaty. Nasz poziom efektywności jest weryfikowany nieustannie, a największy egzamin z niej zdajemy za każdym razem, gdy mamy do czynienia z wieloma projektami, których terminy są nieprzekraczalne. Każdy ma inny styl pracy, w tym efektywność jest cechą bardzo indywidualną. Nie znaczy to jednak, że nie można jej trochę wzmocnić i pomóc w codziennych obowiązkach służbowych. 

Co przeszkadza produktywności?

Na pewno jest to przepracowanie, duże tempo pracy i wielość zadań. Nie potrafimy odpoczywać, pracujemy na urlopach i na zwolnieniach lekarskich, o ile te ostatnie w ogóle bierzemy. Chcąc sprostać wymaganiom przychodzimy do pracy w momentach pogorszonego stanu zdrowia, sfrustrowani i zestresowani. Już w 2016r. komunikował to HR Magazine – 90% pracowników pojawia się w pracy mimo złego samopoczucia i choroby. Jak możemy mówić o produktywności gdy nasz organizm nie ma siły na pracę i skupienie? Rosnące wymagania względem pracowników są odpowiedzialne za ten niezdrowy nawyk. Jak więc w dobie wysokich standardów i szybkiego tempa pracy utrzymać efektywność? Te kilka narzędzi pomoże Ci wzmocnić kompetencje i codzienne zarządzanie pracą.

1.Programy do zarządzania projektami

Asana lub Trello to jedno z popularniejszych rozwiązań. Za pośrednictwem tego typu programów będziesz lepiej zarządzał projektami i codzienną pracą; przypisywał zadania konkretnym osobom; pozostawiał notatki, które są lepszym rozwiązaniem niż wymiana maili; komentował; dodawał potrzebne dokumenty projektowe i utrzymywał higienę harmonogramu. Możliwość ustawienia wyglądu karty projektu pod własne preferencje bardzo ułatwia prezentację opisanych w niej zadań i pomoże określić w jakim punkcie  realizacji projektu się znajdujesz. 

2. Komunikatory

Ułatwiaj komunikacje sobie i innym członkom zespołu korzystając z dostępnych komunikatorów. Skype, Microsoft Teams, Zoom, Google Hangouts. W dobie gdzie członkowie zespołu pracują głównie zdalnie to dużo lepsze rozwiązanie niż wymiana dziesiątek maili wokół tematu. Unikniecie też pomyłek komunikacyjnych z tym związanych. Praca zdalna nie oznacza wcale absolutnego braku kontaktu i rozmowy – tym bardziej tego potrzebujemy! Wskazane wyżej narzędzia stały się namiastką spotkań na żywo. Programy do wideo konferencji mają możliwości  udostępniania dokumentów, przeprowadzania prezentacji i spotkań, posiadają wbudowane chaty na potrzeby szybkiego przedyskutowania tematu. 

3. Dokumenty online

Jak np. Goodle Drive z możliwością tworzenia i przechowywania szablonów i dokumentów, które można udostępnić konkretnym osobom i wspólnie je edytować. To super narzędzie sprawdza się w sytuacjach gdy z tych samych danych czerpią informacje członkowie różnych zespołów lub działów. Dostęp do dokumentu jest definiowany poprzez dodawanie uprawnień; możesz go edytować, zmieniać, poprawiać na Twoje własne potrzeby. Łatwiej go udostępniać dalej niż zwyczajny dokument, który znajduje się na Twoim laptopie i też nie będziesz musiał ciągle dosyłać jego aktualizacji. 

4. Blokady dostępu do witryn internetowych

Największą ilość czasu marnujemy na przeglądanie Internetu, a wszyscy znamy jego niezwykle wciągającą moc. Zatraceniu się w tej czynności skutecznie przeciwdziałają programy takie jak StayFocusd. Użytkownik może w nim sam zarządzać tym, które witryny chce zablokować, w jakiej porze dnia i na jaki czas. Każdy z nas potrzebuje przerwy i relaksu chociażby na przeglądaniu Internetu, gorzej jeżeli ta czynność zagarnia przestrzeń przeznaczoną na pracę. Jeżeli jest to coś z czego trudno Ci zrezygnować i nie potrafisz kontrolować czasu jaki przeznaczasz na przeczytanie kilku newsów lub postów znajomych na Facebooku, to skorzystaj z tego typu rozwiązań.

5. Sprawdź efektywność w apce

Brzmi dziwnie? Cóż, nie jest to coś czego w tej chwili nie można zrobić. Rescue Time to aplikacja do organizacji pracy, która prawdę Ci powie! Aplikacja po zainstalowaniu zbiera dane o tym z jakich programów korzystamy w trakcie pracy i na jakie strony wchodzimy, licząc czas przebywania w danej przestrzeni. Można ją zainstalować na komputerze, laptopie i na smartfonie a fakt, że synchronizuje się pomiędzy urządzeniami powoduje, że nie uciekniesz przez jej bacznym okiem. Płatna wersja narzędzia pozwala na generowanie bardziej szczegółowych raportów. Konfiguracja aplikacji zależy od Ciebie, możesz np. zdefiniować konkretne godziny, w których ma zbierać dane. Ale żeby to mierzenie produktywności miało sens należy najpierw wprowadzić cele, do których odniesie się cały monitoring Twojej aktywności. Ustawiasz w niej dwa rodzaje celów: pozytywne i negatywne. Pozytywne mierzone jako wybrana ilość godzin pracy nad projektem, a negatywne rozumiane jako ilość czasu przeznaczonego na przeglądanie kanałów społecznościowych lub portali plotkarskich. Raport dzienny wskaże Ci co rozprasza Twoją uwagę, gdzie i na co przeznaczasz najwięcej czasu. Ciekawe czy wyniki Ciebie zszokują. Może też zadziałają pozytywnie na Twoje podejście do pracy i wpłyną na zmianę nawyków?

6. Jedno hasło

W trakcie pracy na pewno logujesz się do wielu różnych programów. Możesz sobie ułatwić to zadanie i nie tracić czasu na wpatrywanie się w okno szukając w pamięci jaki ciąg liczb i liter musisz wprowadzić w tym konkretnym oknie logowania. RoboForm pomoże Ci w zapamiętaniu! Wpisujesz w nim jedno hasło, a system zapamiętuje wszystkie inne, które masz przypisane do różnych profili w programach, na których pracujesz. Co za ulga!

Mamy nadzieję, że nasze wskazówki wydadzą Ci się na tyle atrakcyjne, że wdrożysz chociaż część z nich, aby poprawić swoją efektywność. Do dzieła!