Jak wspierać długoterminową pracę zdalną?

Praca zdalna stała się nową rzeczywistością i wytycza nowe standardy pracy. Wcześniej traktowana jako rozwiązania krótkoterminowe teraz staje się elementem strategii zatrudnienia. Z posiadaniem zdalnego zespołu wiąże się wiele udogodnień jak mniejsze koszty utrzymania biura i wynajmu przestrzeni. Ale zdalne funkcjonowanie pracowników skrywa też kilka zagrożeń i one jawią się jako nie lada wyzwania dla firmy. Jak więc dbać o to by praca zdalna oprócz wygody, była również narzędziem efektywnej pracy?

Reorganizacja pracy

Przyjrzyj się obecnej formie komunikacji, monitorowania projektów i zlecania problemów w Twojej firmie. Jeżeli korzystasz z nowoczesnych rozwiązań technologicznych to zweryfikuj  ich przydatność. Sprawdź na jakich narzędziach pracuje dział marketingu, a z czego korzysta dział sprzedaży? Jeżeli jeden sektor musi raportować drugiemu konkretne dane, to niech robi to w jednym miejscu. Nie dodawaj pracownikom zbędnej pracy w dublowaniu dokumentów i przepisywania w kilka miejsc tych samych informacji. Korzystanie z różnych programów utrudnia pracę między działami, zadbaj więc o ich ujednolicenie.

Jeżeli chcesz szybko rozpoznać temat to zapytaj pracowników o dostępne narzędzia z których korzystają, a szybko dowiesz się, czego warto się pozbyć, a jakie rozwiązania rozszerzyć na całą organizację.

Zadbaj też o spójność w komunikacji. Na rynku jest dostępnych wiele różnych komunikatorów z rozszerzonymi funkcjami oraz takie dedykowane tylko pod czat czy wideo rozmowę. Możesz wykorzystać te narzędzia w zależności od typu komunikacji z członkami zespołu. E-mail niech będzie kanałem przeznaczonym do formalnych wiadomości i korespondencji z klientem, wewnątrz zespołu możecie wysyłać sobie szybkie wiadomości na czacie, a spotkacie się wirtualnie podczas wideo rozmowy wykorzystując np. Zoom czy Windows Teams.

Do nadzorowania projektów, przypisywania im ról i śledzenia statusu masz wiele przydatnych narzędzi jak np. Asana czy Trello. Pozwalają one na pozostawienie notatek i śledzenia procesu realizacji.

Buduj zaufanie

Trudnością przy pracy zdalnej jest bieżące sprawdzanie czy czas pracy jest faktycznie przeznaczany na obowiązki służbowe. Niektórzy decydują się na instalowanie urządzeń badających aktywność pracowników poprzez analizę ruchu na służbowym laptopie. O ile takie rozwiązania wydają się być zasadne, to niestety bardzo obniżają zaufanie. A tak naprawdę nie trzeba używać tego typu zaawansowanych technik, by móc to sprawdzić. Oceniaj wykonywaną pracę na podstawie innych narzędzi do monitoringu projektów jak np. wymagaj statusów poszczególnych etapów realizacji, wstępnych wniosków, wyników testów, streszczeń wykonanych kroków i obecnych efektów. Jedyne co musisz zrobić, to obdarzyć pracowników pewną dozą zaufania.

Słuchaj pracowników i bądź elastyczny

Pokaż, że jesteś dostępny mimo nowego sposobu komunikacji w czasach pracy zdalnej. To właśnie brak codziennych kontaktów jest obecnie największym wyzwaniem, o czym pisaliśmy już wielokrotnie. Bądź w kontakcie ze swoimi ludźmi, podpytuj o komfort pracy i o trudności jakie napotykają. Najprościej – bądź dostępny. Informacja zwrotna, którą otrzymasz w trakcie takich rozmów może wskazać obszary do poprawy.

Pracy zdalna, którą wielu z nas wykonuje w swojej prywatnej przestrzeni, zaburzyła rytm wypracowanej przez lata codzienności. Możesz przywrócić jej harmonię wprowadzając np. elastyczne godziny jej wykonywania. Zachowaj jednak pewne stałe przedziały czasowe, w których pracę muszą odbywać wszyscy członkowie zespołu równocześnie.

Załóż, że wszyscy muszą pracować razem w godzinach 10:00-15:00. Wtedy osoby, które są rannymi ptaszkami i lubią zaczynać wcześniej będą dostępne już od godziny 8:00. Osoby, które potrzebują więcej czasu na wejście w tryb pracy, będą mogły zacząć najpóźniej o 10:00. Starajcie się też wcześniej planować wspólne spotkania i urlopy. Możesz też wykorzystywać urządzenia do zarządzania czasem i wykorzystywać ich ciekawe funkcje jak np. zaznaczanie swoje chwilowej nieobecności przy biurku- to na wypadek, gdyby ktoś chciał o coś zapytać.

Proste rozwiązania

Za sukcesem długoterminowej pracy zdalnej stoi jej uproszczenie i sprawna komunikacja. Jeżeli z dbałością przyjrzysz się całości procesów zachodzących w firmie, zdefiniujesz potrzeby oraz wsłuchasz się w głos pracowników to szybko zrozumiesz, które rzeczy należy zachować i usprawniać, a które odrzucić z powodu trudności jakie wprowadzają w codziennej pracy.