Zdalny onboarding, czyli jak skutecznie wdrażać pracowników zdalnych

W obecnej rzeczywistości działy HR muszą wykazać się dużą zarówno zwinnością i kreatywnością w swoim podejściu do procesu rekrutacji i rónież tym, co po niej następuje – wsłaściwym onboardingu pracownika zdalnego. Wdrażanie nowych pracowników ma kluczowe znaczenie dla utrzymania produktywności i wydajności danego zespołu i całej firmy.

Zdalne zarządzanie nowymi pracownikami sprowadza się do dwóch kluczowych aspektów – coachingu liderów poszczególnych zespołów, od których zależy to, jak dobrze nowa osoba wejdzie w zespół oraz doposażenia nowych osób rozpoczynających pracę w odpowiednie treści, coś z czym na spokojnie mogą się zapoznać i narzędzia, z których sprawnie zaczną szybko korzystać.

Zatrudniając dziś pracowników, którym przyjdzie pracować zdalnie, upewnij się, że masz cały proces onbordingu odpowiednio ustandaryzowany. Proces wdrażania pracowników musi być elastyczny i zwinny oraz dostosowywać do zmian w sposobie, w jakim dziś pracujemy.

Wdrażanie pracowników stało się nagle trudniejsze niż kiedykolwiek.

Czym jest onboarding i dlaczego jest tak istotny?

Onboarding to kompleksowy, strategiczny proces, który rozpoczyna się w momencie złożenia oferty osobie poszukującej pracy i trwa przez pierwszy rok zatrudnienia. Pozytywne doświadczenie wdrożeniowe utwierdza kandydatów w przekonaniu, że podjęli właściwą decyzję o dołączeniu do firmy i motywuje ich do dalszego działania i odnoszenia sukcesów.

Badania przeprowadzone przez Aberdeen Group pokazują, że posiadanie w firmie ustandaryzowanego procesu wdrożenia pracowników do pracy – długofalowo wzmacnia produktywność wśród pracowników (65%), zwiększa retencję (50%) i lepiej łączy nowych pracowników z zespołami, do których trafiają (49%).

Onboarding pracowników zdalnych. Wskazówki na optymalizację procesu wdrożenia pracownika:

• Wyślij nowym pracownikom sprzęt IT i przydatne materiały. Zamów komputery i inny sprzęt IT, odpowiednio z dużym wyprzedzeniem przed datą rozpoczęcia pierwszego dnia pracy. Potwierdź nastepnie, że otrzymali cały niezbędny sprzęt i poproś dział IT o pomoc w konfiguracji, jeśli to niezbędne.

• Prezent dla nowych pracowników. Pomóż nowym pracownikom poczuć się integralną częścią zespołu, wysyłając im pakiet powitalny. W skład takiego pakietu mogą wejść np.:
  • Firmowe spersonalizowane gadżety, takie jak kubek lub koszulka
  • List powitalny lub notatka od zespołu lub prezesa

• Pomóż nowym pracownikom w wypełnianiu wszystkich wymaganych dokumentów HR. Podpisywanie przez nowych pracowników umów o pracę i innych dokumentów prawnych może być czasochłonne, jeśli muszą wydrukować, zeskanować i wysłać wszystkie kopie pocztą elektroniczną lub wysłać je pocztą tradycyjną. Rozważ użycie dostępnych na rynku narzędzii do podpisu elektronicznego, aby uczynić cały ten proces wygodniejszym.

• Pozwól pracownikom krok po kroku zapoznawać się z kulturą organizacyjną Twojej firmy. Zdalni pracownicy będą częscią Twojej kultury organizacyjnej, mimo że fizycznie nie są w biurze. Aby pomóc im zrozumieć te aspekty, udostępnij np.:
• • Dostępne prezentacje i materiały na temat wartości Twojej firmy
  • Zdjęcia i nagrania wideo ze spotkań i konferencji firmowych

• Upewnij się, że nowy pracownik rozumie, jak używać udostępnionych mu narzędzi komunikacyjnych. Opisz zasady kontaktowania się z członkami zespołu.

• Umów spotkania nowego pracownika z członkami zespołu i innymi kluczowymi pracownikami. Spotkania te mogą być rozmowami indywidualnymi lub grupowymi. W pierwszych dniach pracownicy zdalni powinni spotkać się z ich bliskimi współpracownikami i managerem, następnie z kluczowymi pracownikami innych działów, z którymi będą ściśle współpracować.

• Organizuj szkolenia dotyczące konkretnych stanowisk. Szkolenie pracowników zdalnych jest często trudne, ponieważ komunikacja w czasie rzeczywistym jest zwykle ograniczona.

• Umów pracownika na szkolenie z działem IT. Pracownicy zdalni powinni zapoznać się z funkcjonującymi w firmie programami i aplikacjami. Powinni poznać zasady bezpieczeństwa IT (na przykład jak blokować laptopy i instalować oprogramowanie antywirusowe, narzędzia do zarządzania hasłami i szyfrowania danych w celu ochrony urządzeń).

• Zaplanuj spotkanie po pierwszym tygodniu, miesiącu i kwartale, aby zebrać feedback i udzielić stosownego wsparcia.
• Umów się na spotkanie osobiste “na żywo”. Jeśli nowy pracownik mieszka w pobliżu Twojego biura, rozważ zatrudnienie go w Twoim biurze przez pierwszy tydzień. Jeśli nie jest to możliwe, zaproś ich na miejsce jak najszybciej, aby osobiście poznali współpracowników. Jeśli masz rozproszone zespoły, a wszyscy pracownicy pracują z domu, zaplanuj kwartalne lub coroczne wydarzenia, podczas których całe zespoły mają szansę się spotkać.