Przyjęcie pracownika do pracy. O jakich dokumentach musisz pamiętać?

Zatrudnienie nowego pracownika wiąże się z kilkoma formalnościami, które Ty jako pracodawca musisz wypełnić z należytą starannością. O tym jakie dokumenty musisz przekazać pracownikowi dowiesz się z naszego zestawienia. Jeżeli zaopatrzysz się we wzory dokumentów i sprawnie opiszesz ścieżkę procesów, każde późniejsze zatrudnienie będzie dużo łatwiejsze i szybsze w realizacji. Czego więc potrzebujesz?

1. Kwestionariusz osobowy dla ubiegającego się o pracę

To dokument poprzedzający formalne potwierdzenie zatrudnienia równoznaczne z podpisaniem umowy, ale nie można w nim prosić o pewne dane wrażliwe. Dane zawarte w kwestionariuszu pomogą przygotować kolejne dokumenty, w tym umowę o pracę.

2. Skierowanie na badania lekarskie

Bez potwierdzenia dobrego stanu zdrowia i braku przeciwskazań do wykonywanych obowiązków nie możesz przyjąć pracownika do pracy. W skierowaniu musisz zaznaczyć formę pracy, czas i możliwe działania, w tym szkodliwe, na które pracownik jest narażony w trakcie wykonywania obowiązków służbowych: czy jest to praca siedząca, wymagająca obsługi komputera i jeżeli tak, to przez ile godzin dziennie, czy jest to praca stojąca, a może wymagająca dużej mobilności? Na podstawie zapotrzebowania i charakterystyki stanowiska przygotujesz stosowne skierowania. Pamiętaj, dokument poświadczający o braku przeciwskazań do wykonywania obowiązków służbowych pracownik musi dostarczyć pracodawcy przed rozpoczęciem pracy.

3. Umowa o pracę

Tworzysz ją na podstawie wcześniej uzyskanych danych z kwestionariusza osobowego. Umowa musi zostać sporządzona dla każdej ze stron z zachowaniem takiego samego brzmienia. To też moment zdefiniowania na jaki okres umowa zostaje podpisana. Czy jest to okres próbny w wymiarze czasu np. 3 miesięcy, czy jest to umowa na czas określony z dokładnym zaznaczeniem czasu jej obowiązywania, a może na czas nieokreślony.

4. Dokument o rachunku bankowym

Gdzie pracownik wpisze dane konta bankowego na potrzeby wypłat przelewanych drogą elektroniczną.

5. Kwestionariusz osobowy dla pracownika

Dodatkowy dokument dla zatrudnionej już osoby ma na celu dopełnienie formalności przez pracodawcę na linii z urzędami np. z ZUS-em i Urzędem Skarbowym.

6. Informacja o równym traktowaniu

To dokument, w którym pracodawca potwierdza, iż jest świadomy obowiązków jakie na nim spoczywają i dotyczą jednakowego traktowania osób, wykonujących takie same obowiązki. Zapis ten ma przeciwdziałać dyskryminacji pracowników i nierównego traktowania ze względu na wiek, płeć, rasę itp.

7. Klauzula o przetwarzaniu danych osobowych

W celach administracyjnych wynikłych z obowiązku pracy, gdyż w momencie zatrudnienia administratorem danych osobowych staje się również pracodawca.

8. Wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia

Pracownik może zgłosić swoich bliskich do ubezpieczeń w ZUS-ie, o ile nie są oni objęci żadnym ubezpieczeniem. Może to być dziecko, małżonek lub wstępni.

9. Oświadczenie o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich

Jeżeli pracownik posiada dziecko do 14 r. ż. to na podstawie tego dokumentu przysługują mu m.in. dodatkowe dni urlopu. Oświadczenie to reguluje też system pracy takiej osoby i dotyczy:

• pracy w godzinach wykraczających poza 8 godzin na dobę,
• pracy w godzinach nadliczbowych i nocnych,
• obowiązków służbowych, które może wykonywać w systemie przerywanego czasu pracy i w innym niż stałe miejsce pracy,
• korzystać z czasu wolnego do opieki nad dzieckiem.

10. Informacja o monitoringu

Jeżeli w miejscu pracy jest monitoring to pracownikowi należy przedłożyć dokumenty informujące o obszarze jaki rejestrują kamery oraz w jakim celu jest on stosowany.

11. Regulamin pracy

Każdy pracownik już pierwszego dnia powinien otrzymać regulamin miejsca pracy, w którym będą ujęte najważniejsze informacje dotyczące funkcjonowania biura, czasu i godzin pracy, procedur bezpieczeństwa itp.