Kadrowa – kto to? Zakres obowiązków na stanowisku Specjalisty ds. kadrowych

Kadrowa to osoba w dziale personalnym, która zajmuje się prowadzeniem dokumentacji pracowniczej. Jej zadaniem jest dbanie o kompletność i poprawność dokumentów pracownika, na podstawie których tworzy m.in. umowy i wylicza wynagrodzenia.

Możliwe inne nazwy tego stanowiska

• Pracownik kadrowo – płacowy
• Specjalista ds. kadr i płac
• Specjalista ds. HR i administracji personalnej
• Konsultant ds. HR i płac

Zakres obowiązków

Zakres obowiązków kadrowej może być różnorodny i zależy od struktury organizacyjnej firmy. Oto lista typowych obowiązków, które mogą być częścią pracy kadrowej:

• Prowadzenie dokumentacji pracowniczej: Kadrowa jest odpowiedzialna za utrzymanie kompletnych i poprawnych dokumentów personalnych pracowników. To obejmuje m.in. zawieranie umów o pracę, aneksów, dokumentów związanych ze szkoleniami czy awansami, a także dokumentacji dotyczącej urlopów czy zwolnień lekarskich.
• Rekrutacja i onboardingu: Kadrowa może brać udział w procesie rekrutacji nowych pracowników, przygotowując ogłoszenia, analizując CV, prowadząc rozmowy kwalifikacyjne oraz organizując procesy onboardingu, czyli wprowadzania nowych pracowników do struktury i kultury firmy.
• Wynagrodzenia i świadczenia pracownicze: Nadzór nad naliczaniem wynagrodzeń, przygotowywanie list płac, raportowanie oraz sprawowanie kontroli nad poprawnością dokonywanych wypłat to także część obowiązków kadrowej. Dodatkowo, może być odpowiedzialna za przygotowywanie i weryfikację dokumentów związanych z świadczeniami socjalnymi i ubezpieczeniami pracowniczymi.
• Monitorowanie przepisów prawnych: Kadrowa śledzi zmiany w przepisach prawa pracy oraz regulacji dotyczących zatrudnienia. Jest odpowiedzialna za dostosowywanie polityk i procedur firmy do aktualnych przepisów.
• Współpraca z innymi działami: Kadrowa współpracuje z działami finansowymi w zakresie rozliczeń płacowych, z działem HR w planowaniu szkoleń i rozwoju pracowników oraz z zarządem firmy w kwestiach strategii personalnej i zarządzania zasobami ludzkimi.
• Prowadzenie dokumentacji związanej z absencjami i urlopami: Nadzór nad systemami rejestrującymi obecność pracowników, kontrola urlopów, dni wolnych, zwolnień lekarskich itp., to także część codziennych obowiązków kadrowej.
• Pomoc w prowadzeniu działań z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi: W niektórych przypadkach kadrowa może brać udział w procesach związanych z oceną pracowników, planowaniem ścieżek kariery czy programami motywacyjnymi w firmie.

Kadrowa pełni kluczową rolę w organizacji, dbając o kompletność i zgodność dokumentów pracowniczych oraz zapewniając zgodność działań z obowiązującymi przepisami prawa pracy. Jej praca wspiera prawidłowe funkcjonowanie struktur personalnych firmy i ma istotne znaczenie dla relacji pracowników z pracodawcą.

Umiejętności

• Znajomość prawa pracy: Posiadanie wiedzy z zakresu prawa pracy jest kluczowe dla kadrowej. Umiejętność interpretacji przepisów oraz zrozumienie regulacji dotyczących zatrudnienia, wynagrodzeń, czasu pracy i innych aspektów prawnych jest niezbędna w prowadzeniu dokumentacji i podejmowaniu decyzji personalnych.
• Umiejętności analityczne: Kadrowa powinna być w stanie analizować dane i dokumenty związane z zatrudnieniem, aby wyciągać wnioski i podejmować trafne decyzje. Umiejętność logicznego myślenia i dokładnego przetwarzania informacji jest kluczowa.
• Komunikacja interpersonalna: Doskonała zdolność komunikacji, zarówno werbalnej jak i pisemnej, jest niezwykle ważna w pracy kadrowej. Umiejętność klarownego przekazywania informacji oraz efektywnej komunikacji z różnymi grupami interesariuszy jest kluczowa.
• Umiejętności organizacyjne: Kadrowa musi być skrupulatna i dobrze zorganizowana, aby efektywnie zarządzać dokumentacją i terminami dotyczącymi zatrudnienia, szkoleń i innych aspektów administracyjnych.
• Umiejętności matematyczne i finansowe: Znajomość podstawowych zasad matematycznych i umiejętność obsługi arkuszy kalkulacyjnych są ważne przy dokonywaniu rozliczeń płacowych, obliczaniu wynagrodzeń oraz analizie danych związanych z zatrudnieniem.
• Technologiczna biegłość: Znajomość narzędzi komputerowych oraz umiejętność korzystania z systemów do zarządzania danymi personalnymi i płacowymi jest ważna w dzisiejszym środowisku pracy.
• Empatia i elastyczność: Umiejętność empatycznego podejścia do pracowników, rozumienie ich potrzeb i problemów oraz elastyczność w podejmowaniu decyzji personalnych są istotne w pracy kadrowej.
• Negocjacje i rozwiązywanie konfliktów: Kadrowa często musi rozwiązywać różne konflikty wewnątrzorganizacyjne oraz mieć umiejętność negocjacji w trudnych sytuacjach.

Zestawienie tych umiejętności jest kluczowe dla osoby pracującej na stanowisku kadrowym, pozwalając na skuteczne zarządzanie dokumentacją i procesami personalnymi w organizacji. Kombinacja tych umiejętności pozwala na profesjonalne i efektywne pełnienie roli kadrowej.

Systemy i narzędzia

Systemy HRIS (Human Resources Information Systems)

• SAP SuccessFactors: Zapewnia szereg narzędzi do zarządzania personelem, w tym zarządzanie wynagrodzeniem, szkoleniami, rekrutacją i oceną pracowników.
• Oracle HCM Cloud: Oferuje szeroki zakres funkcji od zarządzania talentami, przez analizę danych, po rozwiązania z zakresu zarządzania czasem pracy.
• Workday: Zawiera moduły do zarządzania kadrą, płacami, beneficjami, rekrutacją oraz analizy danych zasobów ludzkich.

Systemy Płacowe i Kadrowe

• Symfonia: Oprogramowanie służące do obsługi księgowości i kadrowo-płacowej, zawierające moduły do naliczania wynagrodzeń, tworzenia deklaracji oraz raportowania.
• Sage: Narzędzie do zarządzania płacami i kadrami, umożliwiające obsługę dokumentów, generowanie raportów oraz przestrzeganie przepisów prawnych.

Narzędzia do Zarządzania Szkoleniami i Rozwojem

• Cornerstone OnDemand: Oferuje funkcje związane z zarządzaniem szkoleniami, rozwojem i planowaniem sukcesji w firmie.
• SkillSoft: Platforma umożliwiająca dostęp do materiałów szkoleniowych online i kursów e-learningowych dla pracowników.

Narzędzia do Analizy Danych HR

• Tableau: Narzędzie do wizualizacji danych, które może być wykorzystane do analizy danych personalnych i prezentowania wyników.
• Power BI: Umożliwia tworzenie interaktywnych raportów, analizę danych HR oraz tworzenie dashboardów do monitorowania wybranych wskaźników.

Znajomość tych narzędzi pozwala na efektywne zarządzanie personelem, prowadzenie dokumentacji kadrowej, analizę danych HR i ułatwia wiele procesów związanych z zarządzaniem personelem. Ważne jest, aby kadrowa miała umiejętność obsługi tych systemów oraz umiejętność wykorzystania ich funkcji w celu optymalizacji procesów związanych z personelem w organizacji.