Jak zabezpieczyć pracę w sytuacji nieobecności pracownika?

Utrata pracownika jest zawsze wyzwaniem dla pracodawcy niezależnie od sytuacji, która za ten stan odpowiada. Czasem potrzebne jest tylko zastępstwo, aby bezboleśnie przeczekać trudny moment dłuższej nieobecności, a innym razem wymagana jest organizacja kolejnej rekrutacji. Czy to stan długo lub krótkoterminowy zawsze wiąże się z potrzebą zabezpieczenia pracy tak, aby została zachowana jej ciągłość, nie obciążając zanadto innych pracowników dodatkowymi zadaniami. 

Wdrożenie nowego pracownika przy wsparciu technologii

Włączenie nowej osoby do organizacji wiąże się z zaangażowaniem kilku osób: specjalisty ds. rekrutacji, bezpośredniego przełożonego, opiekuna nowego pracownika i reszty członków zespołu. Ten pierwszy etap jest kluczowy dla całego procesu, bo źle przeprowadzone wdrożenie może poskutkować nieprawidłowym przygotowaniem do pracy, nieznajomością procedur, słabą komunikacją ze współpracownikami co szybko zmieni się we frustrację i finalnie może zakończyć się szybkim odejściem z pracy. Onboarding (wdrożenie) powinien być procesem dokładnym i wypełnionym szkoleniami oraz szczególną uwagą skierowaną na nowego pracownika. Biorąc pod uwagę czasochłonność tego procesu często jest on niestety traktowany na szybko generując błędy i nieporozumienia. Sukces onboardingu i odpowiedzialność za jego pomyślny przebieg zależy od wszystkich zaangażowanych osób, a nie tylko nowego pracownika od którego wymaga się skupienia i wchłonięcia potężnej dawki wiedzy. Uniknąć problemów na tym etapie pomoże harmonogram wdrożenia, w ramach którego zaplanujesz krok po kroku wymagane szkolenia i zapoznawcze spotkania z osobami, które będą współpracować z nowym pracownikiem. 

Jednym z takich narzędzi nadzorujących onboarding jest Priority Matrix, który przeprowadza osobę przez cały proces, a przełożony ma wgląd w jego status. Program o funkcjonalności aplikacji jest prosty w zarządzaniu harmonogramem. Gdy wszystkie zdefiniowane w nim zadania zostaną zrealizowane będziesz miał trochę mniej obaw o pomyślny start pracownika i jego gotowość do samodzielnego działania. Oczywiście wszystko zacznie układać się z czasem i pomoc wciąż będzie potrzebna, ale wyposażony w podstawową wiedzę będzie też sprawniej i śmielej poruszał się w nowym środowisku pracy. 

Priority Matrix możesz wykorzystać też szerzej np. w codziennej pracy i w nim tworzyć siatki projektów przypisując do osób konkretne zadania. Na rynku jest dostępnych wiele podobnych programów jak np. Asana lub Trello, które dedykowane są aktywnościom związanym z zarządzaniem pracą.  Posiadają też możliwość przechowywania i archiwizowania danych o projektach realizowanych przez konkretną osobę w przeszłości. Co to oznacza dla Ciebie jako przełożonego? W przypadku gdy utracisz pracownika to na innego członka zespołu przenosi się obowiązek kontynuowania rozpoczętych przez niego projektów. Jako przełożony niezaangażowany tak mocno w pewne działania możesz nie posiadać pełnej wiedzy na temat stanu realizacji zadań. Nie zawsze też istnieje okazja, aby zebrać wywiad od nieobecnego pracownika. We wskazanych powyżej programach każdy członek zespołu obejmujący obowiązki po swoim nieobecnym współpracowniku znajdzie wiele przydatnych informacji na temat statusu projektu. Nawet jeżeli nie będą one dostarczać szczegółowych informacji, to na pewno będą tam wskazówki, które naprowadzą na właściwy trop. 

Urlopy i zwolnienia lekarskie

O ile urlopy można przewidzieć i się do nich przygotować np. przekazując obowiązki innej osobie lub zabezpieczyć projekty z wyprzedzeniem tak, aby na innych nie spadł obowiązek koordynowania dodatkowych tematów, to w przypadku choroby i zwolnienia lekarskiego nie jest już tak łatwo. Proces realizacji zostaje gwałtownie przerwany i ciężko zweryfikować w jakim konkretnym momencie. Dlatego znowu podkreślamy zabezpieczenie pracy w oparciu o technologię i dostępne aplikacje do zarządzania pracą. Wszystkie osoby przypisane do projektu będą miały wgląd w status zadania, za które odpowiedzialna była nieobecna osoba i o ile to możliwe, będą mogły chociaż trochę pokierować temat dalej. Ale też może wcale nie będziesz wymagał angażowania osób trzecich bo stwierdzisz, że postęp prac jest na tyle zaawansowany, że można zaczekać z kontynuacją do momentu powrotu pracownika. Przy takich rozwiązaniach żadna absencja jest Ci nie straszna. Jeżeli wiesz też, że konkretnego pracownika czeka dłuższa nieobecność lub rozstaje się on z firmą, to możesz zarządzić tryb wprowadzenia, podczas którego przekaże on istotne informacje wskazanej osobie. Pamiętaj też, że pracownik przejmujący takie obowiązki potrzebuje wsparcia, więc jako przełożony staraj się być blisko i służyć pomocą. To dla niego obciążenie biorąc pod uwagę fakt, że ma też swoje zadania do wykonania. 

Usprawnienie działań

Opracowana ogólna strategia pracy biorąca pod uwagę sytuacje szczególne, jak właśnie nagła nieobecność pracownika, będzie niczym koło ratunkowe. Utrata pracownika to codzienność każdego pracodawcy, dlatego myśląc perspektywicznie i wdrażając tak proste rozwiązania zaoszczędzisz sobie stresu i wyjdziesz zwycięsko z sytuacji kryzysowej. Wtedy nawet przekazanie obowiązków nie będzie tak trudne i frustrujące bo pracownik, któremu przypadnie kontunuowanie tematów, będzie czuł się w pewnym stopniu poinformowany o stanie podjętych już działań.