Jak wspierać rozwój efektywności osobistej?

Czy kiedykolwiek przyglądałeś się swojej efektywności? Bardzo często momentem, który dość mocno weryfikuje jej jakość jest ten, w którym to musimy stawić czoła wielu różnym projektom. Ich realizacja i finalne wyniki mogą nam wiele powiedzieć na temat naszej produktywności i stylu pracy.

Nie oszukujmy się, nie każdy ma wysoki poziom produktywności. Są tacy, których rozprasza najmniejsza rzecz przez co tracą tempo pracy i trudno jest się im w ten rytm z powrotem wprowadzić. Bywa, że nie potrafimy tworzyć listy priorytetów i przekierowujemy swoją uwagę na tematy mniejszej wagi pozostawiając na później rzeczy pilne. Może być też tak, że nie po drodze nam z planowaniem i koordynowaniem pracy. Przykładów jest wiele, ale też wiele jest możliwości na optymalizację działań, które pomogą nam rozwinąć naszą osobistą efektywność pracy. Przyjrzymy się kilku technikom i narzędziom. 

Zacznij od siebie i zweryfikuj osobisty system pracy

To jak pracujesz na co dzień może dać Ci wiele wskazówek. Jesteśmy uwikłani w osobiste nawyki nad którymi już się nawet nie zastanawiamy. Dlatego dopóty dopóki nie przyjrzymy się pewnym procesom z bliska trudno nam będzie określić co pełni rolę rozpraszacza uwagi w pełnieniu obowiązków tym samym obniżając produktywność. Zastanów się co należy do Twoich stałych rytuałów codzienności i czy jest coś z czego możesz zrezygnować, a co wdrożyć na rzecz podniesienia jakości pracy. 

Zatrzymajmy się przy tym ostatnim. Istnieje kilka technik, które ułatwią Ci planowanie pracy. Jeżeli czujesz, że trudno Ci ustalać priorytety lub gubisz się w koordynacji to koniecznie zacznij od wprowadzenia pewnego rodzaju systematyzacji zadań. Przeglądaj je i codziennie spisuj w jednym miejscu to co masz do zrobienia, dzięki czemu zauważysz szereg zależności między konkretnymi projektami oraz to jakiego nakładu pracy i zaangażowania innych osób one wymagają. Poruszaj się zgodnie z listą, a w końcu zobaczysz z jaką przyjemnością będziesz wykreślać z niej kolejne punkty. Zapisywanie zadań powoduje, że nie obciążamy mózgu dodatkową aktywnością, wszak jest on w stanie najlepiej skupić się na jednym temacie w danej chwili. W ten sposób będziesz pamiętał o wszystkim i nic istotnego nie umknie Twojej uwadze. Znajdziesz też czas na opracowanie realizacji zadań. Na liście pojawią się na pewno takie, które są nieaktualne; które zrobisz samodzielnie i poświęcisz im kilka minut swojego czasu. Pojawią się też te bardziej angażujące; które wymagają od Ciebie skupienia i wzmożonej pracy oraz takie, które możesz oddelegować innym lub rozwiązać działając zespołowo. 

Narzędzia wspierające efektywność

W celu zwiększenia efektywności podczas pracy nad zadaniami możesz skorzystać z dostępnych prostych w obsłudze programów takich jak Trello lub Asana – podobnych rozwiązań jest wiele więc na pewno znajdziesz dla siebie idealne rozwiązanie. Dostarczają one możliwości katalogowania pracy w rozbiciu na projekty. Co jest mocną stroną tego typu narzędzi?

1. Przejrzystość

System tworzenia projektów daje dużą dowolność w zarządzaniu przestrzenią i wizualizacją umieszczanych w nich treści. Wszystko zależy od Twoich preferencji. Możesz dodawać kolory, które będą przypisane każdemu pracownikowi lub konkretnemu projektowi w zależności od ich priorytetu czy skomplikowania. Tego typu rozwiązania bardzo ułatwiają pracę, bo segregują etapy i łatwo przeprowadzają przez proces realizacji projektu.

2.Ułatwianie pracy zespołowej i komunikacji

Wymiana wiadomości wokół projektu nad którym pracuje kilka osób bywa uciążliwa i wprowadza chaos organizacyjny. Przy użyciu programów do koordynacji projektów przypisujesz członków zespołów do konkretnych zadań. Nie musicie wymieniać między sobą wielu wiadomości, aby zapytać o status. Wszystko jest widoczne w programie, a jeżeli o coś  jednak trzeba dopytać to możecie też zostawić stosowną notatkę przy projekcie z prośbą o odpowiedź. Dzięki takiemu działaniu członkowie projektu wiedzą kto wraz z nimi uczestniczy w zadaniu i za co jest odpowiedzialny.

3. Utrzymywanie porządku

Tworząc harmonogram projektu rozpisujesz go na etapy i szczegółowe zadania. Programy pomagają Ci zachować porządek na każdym etapie realizacji, a gdy jakiś temat został zakończony łatwo go zarchiwizujesz. Możesz sprytnie ukryć lub przenieść pewne segmenty tak, aby pozostawić tylko to co zostało do zrobienia. W przypadku Asany łatwo też podejrzeć to, co zostało zakończone i jeżeli potrzebujesz to możesz łatwo przywrócić zadanie. 

W przypadku zarządzania projektem utrzymywanie higieny listy zadań każdemu bardzo ułatwi pracę.

4. Komunikacja

Tak jak wspomnieliśmy członkowie zespołu pracujący razem nad projektem nie muszą wysyłać do siebie wielu wiadomości e-mail, aby skomunikować się w sprawę pracy. Wystarczy, że umieszczą w programie komentarz przy konkretnym zadaniu. W sytuacji gdy realizujemy inne rzeczy o aktywnych zadaniach przypomną nam ustawione wiadomości przypominające, które wysyłane są np. przed ustaloną datą końca zadania lub w momencie gdy ktoś odniesie się do naszego komentarza i doda swój. W takich sytuacjach na skrzynkę mailową przychodzi wiadomość wraz z linkiem, który doprowadzi nas prosto to tego konkretnego komentarza. To wiele ułatwia bo nie musimy, jak np. w przypadku komunikacji mailowej, przeglądać całej korespondencji w poszukiwaniu ważnych informacji. 

Wykorzystywanie prostych i łatwych w obsłudze narzędzi na pewno wpłynie na Twoją efektywność i planowanie pracy. Możesz wpisać sobie w nawyk sprawdzanie statusu projektów, a z jaką częstotliwością to już pozostawiamy Tobie, ale w ramach wskazówek dobrych praktyk zalecamy, abyś robił audyt prac co najmniej raz w tygodniu. Na pewno takie rozwiązanie jest wygodniejsze niż rozpisywanie projektów w tabelach, mailach czy w notesie. Łatwiej jest się nimi dzielić czy przeglądać oraz definiować to kto do jakiego zadania jest przypisany. Spróbuj, a zobaczysz jak wpłynie to na Twoją produktywność, ale pamiętaj o jednym, żeby tego typu programy do koordynacji i zarządzania projektami zostawić na złożone działania. Coś co wymaga od Ciebie pół godziny zaangażowania nie będzie wymagało umieszczania w programie i rozpisywania, bo stracisz na tym cenny czas. Dzięki takiemu podejściu wyrobisz w sobie przydatny nawyk, dzięki któremu tematy ważne umieszczać będzie w dedykowanym programie do zarządzania projektami właśnie po to, by utrzymać porządek i łatwą komunikację z innymi zaangażowanymi w projekt.