Każdego dnia do naszej firmy wpływają zapytania o ofertę i przynajmniej kilka razy w miesiącu otwieramy nowe procesy rekrutacyjne. W ostatnim czasie rynek pracy dość wyraźnie dał odczuć, że brakuje na nim doświadczonych i otwartych na zmiany Product Ownerów/Product Managerów. Kilka miesięcy temu, w tym samym czasie, zgłosiło się do nas dwóch Klientów z podobnymi potrzebami – poszukiwania miały skoncentrować się na doświadczonych pracownikach z obszaru produktowego. 

Pierwszy klient – znana marka z obszaru retail & e-commerce – poszukiwał pracownika na stanowisko Product Manager, który posiada duże doświadczenie w temacie aplikacji mobilnych i dobrze zna obszar e-commerce.

Drugi Klient to globalna firma prowadząca sieci restauracji w Europie Środkowo – Wschodniej. Tutaj bez wątpienia potrzebna była osoba z większym stażem pracy. Oficjalna nazwa stanowiska w organizacji to: Digital E-commerce Program Senior Manager. Poszukiwany więc miał być Kandydat ze sporym zapleczem doświadczenia stricte produktowym, który dobrze porusza się w obszarze e-commerce, posiada kompetencje przywódcze oraz zarządcze.

Poszukiwania obu powyżej opisanych stanowisk wynikały z dynamicznego, pomimo globalnego kryzysu, rozwoju organizacji. 

W pierwszym przypadku Klient potrzebował osoby z 2-3 letnim doświadczeniem na stanowisku Product Managera w obszarze digital lub e-commerce – najlepiej z branży retail. Dodatkowym wymaganiem była biegła znajomość języka angielskiego. Głównymi wyzwaniami osoby zatrudnionej na tym stanowisku miało być przejęcie, utrzymanie i rozwój aplikacji mobilnej oraz docelowo migracje na nową aplikację. Klient uznał, że osoba na tym stanowisku powinna posiadać doświadczenie we wdrażaniu dużego e-commerce’u oraz umiejętność pracy w kompleksowym środowisku, czyli doświadczenie we współpracy z wieloma partnerami/dostawcami. Pomimo, iż nazwa stanowiska – Product Manager –  wskazywała na posiadanie umiejętność związanych z zarządzaniem zespołem – nie było to w tym przypadku wymagane, co stanowiło plusy i minusy tej sytuacji. 

W drugim przypadku Klient poszukiwał osoby z minimum 5-cio letnim stażem pracy, który w swoim doświadczeniu brał bezpośredni udział w tworzeniu produktów digitalowych i posiada spore umiejętności przywódcze. Osoba na tym stanowisku miała odpowiadać za zespół liczący średnio 10 osób, który docelowo miał się rozrastać. Kluczowa odpowiedzialność miała się skupiać na rozwoju wszystkich serwisów e-commerce, dbaniu o przychody i konwersję. Działania miały się koncentrować na poszukiwaniu doświadczonego produktowca, który będzie miał wiedzę i doświadczenie w prowadzeniu i zarządzaniu projektami w branży e-commerce.

Porównanie wymagań Klienta 1 oraz Klienta 2

Oczywiście, obaj Klienci przed zgłoszeniem się do nas podjęli próby poszukiwań Kandydatów własnymi siłami. Głównymi trudnościami, z którymi się spotkali to zgłoszenia niedopasowanych Kandydatów lub ich całkowity brak. Wynikało to z różnych powodów. W zależności od Klienta najczęstsze problemy stanowiły takie kwestie jak: brak możliwości całkowicie pracy zdalnej, niezbyt korzystna lokalizacja biura oraz niepasujący budżet do sytuacji na rynku pracy.

Proces rekrutacyjny 

Prowadząc projekt zawsze działamy na przetestowanym przez nas modelu łączącym w sobie budowanie i opracowywanie strategii. Zanim do niego przejdziemy, zawsze staramy się poznać szanse i oszacować ryzyko w danym projekcie rekrutacyjnym. Otwarcie procesu w naszej firmie oficjalnie rozpoczyna pierwsze spotkanie z Klientem, na którym poznajemy jego oczekiwania względem przyszłego pracownika oraz strukturę organizacyjną w firmie. 

Analiza

Ryzyko, jakie musieliśmy wziąć pod uwagę przy Kliencie pierwszym, to ustalona przez niego nazwa stanowiska, która sugerowała objęcie funkcji managerskiej oraz posiadanie niezbędnego doświadczenia w tej kwestii. Kolejny czynnik to dość niekorzystna lokalizacja biura oraz założony na to stanowisko budżet, który zdecydowanie odstawał od obecnych zarobków na rynku pracy osób, które posiadają doświadczenie w obszarze aplikacji mobilnych. 

Sytuacja wyglądała na tyle przewrotnie z tego względu, że u Klienta drugiego nazwa stanowiska seniorskiego nie wskazywała na potrzebę objęcia odpowiedzialności za zespół produktowy, a jednak  stanowiła bardzo ważny aspekt w pełnieniu tej funkcji. 

Szanse były dość obiecujące z tego względu, że obie firmy były znanymi markami, co pozwalało wzbudzić większe zainteresowanie kandydatów. W obu przypadkach obsługiwany Klient to stabilny pracodawca z perspektywą dużego i dynamicznego rozwoju. Dodatkowo, u drugiego z nich wchodziła w grę interesująca wysokość wynagrodzenia. 

Nazwa stanowiska

Prowadząc rekrutacje nasze wewnętrznie ustalenia dotyczą m.in. treści zamieszanego ogłoszenia i określenie nazw stanowiska, które zostaną w nim zawarte – odpowiednio opracowane pozwalają wyeliminować zagrożenie związane ze spływem źle sprofilowanych CV.

W pierwszym przypadku poszukiwaliśmy E-commerce Project Managera, a mniej Product Managera czy Product Ownera – a na to wskazywał zakres odpowiedzialności i kwota wynagrodzenia. W drugim przypadku postawiliśmy na prostszą nazwę – Lead Product Manager, która jasno wskazywała na doświadczenie w zarządzaniu zespołem produktowym. Określenie grupy docelowej, do której będziemy kierować propozycję oraz stworzenie odpowiedniego ,,sales pitch’’ dla Kandydatów to bardzo ważne kwestie, które pozwolą na dobry strat każdego rozpoczętego procesu.

Marketing

Aby rozpromować naszą ofertę korzystamy z odpowiednich działań marketingowych, wykorzystując przy tym nasze dobrze rozwinięte social media, stronę firmową, na której zamieszczamy ogłoszenia, a także portal Linkedin oraz lokalne portale bezpłatnych ogłoszeń. Kolejne kroki to research naszych baz obszarowych, w których znajdują się już sprawdzeni przez nas Kandydaci oraz najbardziej pracochłonny element – direct search m.in. na portalu Linkedin czy platformie GitHub. Prawidłowy sourcing powinien skupiać się na miejscach, w których gromadzą się i przebywają potencjalnie najlepsi Kandydaci z danego obszaru. 

Sourcing and select

Swoje działania rozpoczęliśmy od baz obszarowych, w których znajduje się ponad 4.000 CV sprofilowanych Kandydatów. Ze względu na specyfikę tego obszaru i pasywność Kandydatów poszukiwania uzupełniliśmy również przez direct search. Poszukiwania rozpoczęliśmy na portalu LinkedIn. Rekruterki w naszej firmie posiadają dostęp do wersji LinkedIn Premium. Przygotowując się do pracy z tym portalem przeprowadzamy wstępne mapowanie i na tej podstawie wyszukujemy osoby, która będzie stanowiła benchmark dla poszukiwanych Kandydatów.

Kolejny krok to analiza analogicznych ogłoszeń, która pozwala nam stworzyć zbiór kluczowych słów, które będą stanowiły filtry podczas dalszej selekcji Kandydatów. Takie działania pozwalają zawęzić grono dostępnych profili i sprawniej trafić do sprecyzowanej grupy interesujących nas osób. Wyniki wyszukiwania zawęziliśmy więc do kilku pokrewnych nazw stanowisk, wymaganych umiejętności i określonej lokalizacji. W drugim przypadku było o tyle prościej, że Klient nie miał twardo ustalonych ilości dni pracy z biura, dlatego poszukiwania dały większą możliwość i obejmowały cały obszar Polski.

NAZWA STANOWISKA PRZYJĘTA PRZEZ KLIENTA	PRODUCT MANAGER (Klient nr I)	DIGITAL E-COMMERCE PROGRAM SENIOR MANAGER  (Klient nr II)
Nazwy stanowisk	E-commerce Project Manager Project Manager Product Owner	Lead Product Manager Digital Product Manager Product Manager/Product Owner
Lata doświadczenia zawodowego	2-3 lata	5 lat+
Zarządzanie zespołem	Nie wymagane	Warunek konieczny
Najczęściej stosowane filtry	digital/e-commerce aplikacje mobilne j. angielski znajomość narzędzi np. HotJar	digital/e-commerce building digital product zarządzanie zespołem j. angielski
Zakres poszukiwań (lokalizacja)	Warszawa i okolice (do 20km)	Cała Polska
Tryb pracy	Hybrydowy (3 dni biuro, 2 dni zdalnie)	Hybrydowy (do uzgodnienia – min. 1 raz w miesiącu w biurze)
Budżet	do 13 000 zł brutto/ UoP bez możliwości negocjacji	23 000 zł brutto/ UoP bez sztywnych ograniczeń

Kolejnym krokiem jest research tematycznych grup na FB, a także platformy GitHub, na której znajdują się prawdziwe talenty.

Standaryzacja

Standaryzacja naszego procesu pozwala nam działać w ściśle określony sposób bez względu na rekruterkę, która prowadzi proces – schemat przeważnie jest taki sam. Niejednokrotnie jednak wymaga on wyjścia poza określone ramy i w takim przypadku kreatywność w działaniu stanowi sukces w realizacji procesu.
Model naszego działania zaczyna się od przygotowania chwytliwej wiadomości do Kandydata. Zaprezentujemy szkic wiadomości, który każdorazowo zostaje spersonalizowany pod konkretnego Kandydata tak, aby czuł, że dokładnie zapoznaliśmy się z jego profilem i nie jesteśmy automatyczną systemową wiadomością. W zależności od stanowiska te wiadomości wyglądają inaczej. Przykład jednej z nich: 

Dzień dobry Pani/Panie XYZ, bardzo dziękuję za zaakceptowanie zaproszenia.

Prowadzę obecnie bardzo ciekawą rekrutację na stanowisko XYZ
do jednej z największych sieci retailowych na świecie i pomyślałam, że Pani/ Pana doświadczenie z firmy [nazwa] super łączy się z tym, kogo poszukujemy. :). Poniżej więcej informacji: [LINK do ogłoszenia na naszej firmowej stronie ze szczegółami oferty].

Serdeczna prośba o informację czy jest Pani/ Pan zainteresowany naszą ofertą.

Pozdrawiam

W tego typu wiadomości wyraźnie zaznaczone są trzy obszary. Pierwszy z nich to spersonalizowana wiadomość, w której budujemy zaufanie i udowadniamy kandydatowi, że dokładnie zapoznaliśmy się z jego profilem. Drugi to krótka prezentacja firmy, dla której prowadzimy projekt + przedstawienie szczegółów oferty poprzez link. Trzeci obszar to tzw. Call to action, które zachęca Kandydata do działania poprzez zgłoszenie się do procesu przesyłając do nas swoje CV.

Porównanie przebiegu procesów w liczbach i na osi czasu

Finalnie przez cały czas trwania procesu w projekcie nr I nawiązaliśmy kontakt z 164 osobami, 42 Kandydatów samych zgłosiło się do procesu. Liczba niezainteresowanych ofertą Kandydatów liczyła 78 osób, a łączna pula przesłanych CV do Klienta liczyła 12 osób. 

• Projekt rozpoczęliśmy 18 lipca, po 10 dniach pracy został dostarczony pierwszy rekomendowany przez nas Kandydat, z którym 4 sierpnia klient odbył spotkanie
• 9 sierpnia Klient otrzymał, zgodnie z kontraktem, pulę 5 rekomendowanych Kandydatów 
• 29 sierpnia odbyło się spotkanie kalibrujące, po którym została przesłana dodatkowa pula 7 rekomendowanych kandydatów
• 16 września Kandydatka przyjęła ofertę Klienta 
• 3 listopad Kandydatka rozpoczęła pracę

W projekcie nr II nawiązaliśmy kontakt z 122 osobami + 18 Kandydatów, którzy sami się zgłosili do udziału w projekcie. Liczba Kandydatów niezainteresowanych ofertą liczyła 61 osób, a łączna pula przesłanych Kandydatów do Klienta wynosiła 17 osób. 

• Projekt rozpoczęliśmy 19 września, po 8 dniach Klient otrzymał 2 zarekomendowanych przez nas Kandydatów, Klient zdecydował się na spotkanie z jednym z nich już 30 września
• 4 października Klient otrzymał kolejnego Kandydat z puli 3 zakontraktowanych w umowie 
• 18 października odbyło się spotkanie kalibrujące po którym Klientowi zaprezentowaliśmy 14 Kandydatów
• Aktualnie projekt jest w trakcie procesowania

Porównanie lejka działań:

	Klient nr I	Klient nr II
Ilość przesłanych Kandydatów do Klienta	12	17
Samoczynny zgłoszenia Kandydatów w odpowiedzi na ogłoszenia	42	18
Ilość osób, z którymi nawiązaliśmy kontakt	65	33
Kandydaci odrzuceni po rozmowie oraz Ci którzy zrezygnowali z udziału w procesie	9	11
Kandydaci niezainteresowani przedstawioną ofertą	78	61

 

Pierwszy projekt jest jednym z wielu procesów, które udało nam się zakończyć sprawnie i z sukcesem w bieżącym roku 2022. Drugi jest jeszcze w trakcie procesowania – ponieważ na cały proces składa się wiele etapów takich jak weryfikacja rozwiązywanego Business Case’u oraz wieloetapowość spotkań Klienta z Kandydatami. 

O Digitalx

Jako firma rekrutacyjna specjalizujemy się w obszarze digital & e-commerce, który dynamicznie rozwija się w Polsce i na całym świecie. Rozwój nowych technologii oraz tego obszaru niesie ze sobą sporo wyzwań. Rynek cierpi na niedobór wykwalifikowanych, doświadczonych pracowników. Dobre firmy rekrutacyjne rozwijają własne społeczności specjalistów – bo o dobrych kandydatów w tej branży trzeba walczyć: prowadzić odpowiednie działania marketingowe oraz nawiązywać partnerstwa tak, by zagwarantować spływ kandydatów  gotowych do podjęcia wyzwań w nowej firmie.

Współpracujemy z Klientami na zasadzie konsultacji, aby pomóc zdefiniować wszystkie potrzeby rekrutacyjne i dostosować je do realiów rynku pracy. Dostarczenie najlepszych pracowników w najkrótszym czasie – to wyróżnik najlepszych firm. Analizujemy kompetencje Kandydatów, by przedstawiać wyłącznie tych dopasowanych do potrzeb i strategii biznesowej Klientów. Oszczędzamy czas i pieniądze Pracodawców. Wszystkie te działania mają jeden cel – efektywne zabezpieczenie wszelkich potrzeb personalnych naszych Partnerów, wspieranie w realizacji ich strategii biznesowej oraz osiąganiu sukcesów.