Skuteczny onboarding pracownika w czasie wzrastającego znaczenia pracy zdalnej

Sposób w jaki nowy pracownik zostaje powitany w zespole mówi też wiele o pracodawcy. Już na etapie procesu rekrutacyjnego Twoja firma musiała się dobrze zaprezentować. Zapewne kandydatowi zostały wskazane wartości jakimi się kierujecie i jaką macie kulturę pracy. Teraz czas na wdrożenie, a że dobrze znamy powiedzenie o pierwszym wrażaniu, nie pozwól, by miało gorzki smak.

O ile jeszcze kilka miesięcy temu onboarding wydawał się łatwiejszy do przeprowadzenia, bo odbywał się stacjonarnie w biurze, tak teraz jesteśmy świadkami ogromnej transformacji jaka dokonuje się w sferze pracy i tego jak i gdzie jest ona wykonywana. Dla nowego członka Twojego zespołu to wyzwanie, bo wiele procesów przeprowadza się zdalnie a i brak kontaktu ze współpracownikami w tych pierwszych dniach potrafi być niezwykle trudny. Kto i jak ma wdrożyć nową osobę? Jak menadżer powinien się z nią komunikować, by nie poczuła się osamotniona w nowym środowisku?

Witaj w naszej firmie, czyli mini przewodnik z biurowego życia

O wszelkich szczegółach pracownik dowiaduje się już pierwszego dnia, głównie od opiekuna tj. osoby, którą przydzielono mu do oprowadzenia i pomocy przy wdrożeniu. Pokazuje gdzie jest kuchnia, informuje, że mówimy do siebie na „Ty”, pracujemy w takich godzinach, z działem IT kontaktujemy się w taki sposób, a jeżeli do pracy dojeżdżasz rowerem, to w tym miejscu możesz go zostawić. W zdalnym środowisku oprowadzanie nie ma miejsca w takim standardowym podejściu, co nie znaczy, że nie należy zdradzić jak to wszystko wygląda od środka. Rola opiekuna jest kluczowa i wymaga zaangażowania, więc miej na uwadze, że musisz w tym pierwszym okresie przejściowym wypracować pewien balans w taki sposób, aby pracownik postawiony w roli opiekuna nie zaniedbywał swoich obowiązków i żeby nowa osoba nie została pozostawiona sama sobie, bo opiekun nie może poświęcić jej czasu.

Możesz też zrobić małe wprowadzenie jeszcze przed pierwszym dniem pracy i wysłać do nowego pracownika instrukcję, gdzie zawrzesz kilka informacji na temat specyfiki biura i tego, jak wygląda jego codzienność. Informacje na temat sposób ubioru czy formy zwracania się do siebie, byłaby miłym wstępem do wdrożenia na miejscu, bądź w przypadku pracy zdalnej, na poznanie firmy i jej realiów.

Poznajmy się

Jedną z dobrych praktyk jest indywidualne poznanie każdego członka zespołu i zapoznanie się z jego miejscem w zespole. To bardzo ułatwi rozeznanie się w grupie i będzie drogowskazem do kogo można się zwrócić z jakim tematem. Krótkie spotkanie wprowadzające 1:1, czy to przez Zoom w przypadku pracy zdalnej, czy na żywo w biurze powinny być pewną stałą przy onboardingu nowozatrudnionych osób. Warto też by w pierwszych dniach pracy dział HR wysłał maila powitalnego do całej firmy z krótkim bio nowego pracownika. Możesz poprosić go o to wcześniej-daj się poznać i opisz siebie w 5 zdaniach oraz dodaj zdjęcie. Może już po tej wewnętrznej informacji ktoś z firmy dostrzeże okazję do porozmawiania przy porannej kawie, bo może łączą ich wspólne zainteresowania?

Warto tu też zaznaczyć, że menadżer powinien wcześniej poinformować członków o przybyciu nowej osoby i wskazać jej miejsce w zespole oraz obszar jakim będzie się zajmowała. Zachęcenie wszystkich osób do wsparcia nowego pracownika jest bardzo ważne, gdyż to też od nich zależeć będzie jego komfort w pierwszych dniach pracy i przyspieszy  budowanie relacji.

Szkolenia

Jeżeli przygotowałeś dla nowego pracownika cykl szkoleń wprowadzających to poinformuj go o tym wcześniej i nakreśl czego dotyczą,  jak również wskaż jak mogą mu się przydać w pracy. Zaplanuj to wszystko z głową, by w pierwszym tygodniu nowa osoba nie czuła się przytłoczona wielością różnych tematów. Tu też nie ma przeszkód na przygotowanie szkoleń w przypadku pracy zdalnej, korzystajcie z programów do rozmów wideo, a materiały dostarczajcie mailem.

Materiały wspierające wdrożenie

Wszelkie manuale, prezentacje, ścieżki rejestru umów i zgłaszania problemów, wszystko to co jest standardem pracy na konkretnym stanowisku należy przekazać nowemu pracownikowi, by miał pełną świadomość jak i z czego korzystać. To też świetne dopełnienie wiedzy, którą przekażą mu współpracownicy. Czy będą to materiały cyfrowe czy papierowe nie ma znaczenia, dostęp do nich ułatwi pracę i pomoże zrozumieć zachodzące procesy.

Bądź blisko

Jako przełożony wskaż, że jesteś dostępny i wspierający. Podpytuj na jakim etapie jest wdrożenie, poproś o opinie i sugestie, zapytaj o pierwsze wrażania. Aby wszystko przebiegało pomyślnie ustawcie wspólne spotkania, by spokojnie porozmawiać. Konieczność samodzielnego zapoznania się z obowiązującymi procedurami może być frustrująca, więc Ty w roli menadżera i każdy z członków zespołu postarajcie się ten proces możliwie najbardziej ułatwić. Możesz też nakreślić pierwsze projekty, które pracownik będzie miał do zrealizowania tuż po wdrożeniu, oczywiście przy wsparciu zespołu. Kontakt osobisty ma szczególne znaczenie przy specyfice pracy zdalnej i stanowi jedno z największych wyzwań. Dlatego jako menadżer zadbaj o cykliczność spotkań online: zespołowych i indywidualnych.

Z każdym kolejnym dniem będzie tylko lepiej i zobaczysz jak profesjonalne wdrożenie szybko dostarczy Ci w pełni samodzielnego pracownika.

Planuj pracę

Nowej osobie może być na początku trochę trudno rozeznać się w priorytetach i działaniach, dlatego zadbaj o płynny przepływ pracy. Pracownik nie będzie wtedy musiał czekać, aż będziesz uchwytny online, by zadać Ci pytanie. W celu zapewnienia psychicznego komfortu wykorzystuj programy, w których rozpiszesz projekt na poszczególne zadania. Jeżeli przy punkcie A pojawi się problem, pracownik zajmie się punktem B, który nie wzbudza jego wątpliwości. Tak szybko wyeliminujesz z atmosfery poczucie niewiedzy, czy też brak odpowiedniego przygotowania.

Jeżeli nie masz procesów dedykowanych pod wdrożenie nowych pracowników w systemie online, musisz koniecznie to zmienić. Praca zdalna staje się już pewną stałą, przy niektórych stanowiskach będzie to absolutnych standard pracy. Onboarding zdalny wymusza wiele zmian, w tym generuje większe skupienie się na nowym pracowniku i zadbanie o jego solidne zagnieżdżenie się w strukturze. To chyba dobrze, bo inwestując w czas dla nowej osoby i rzetelne jej przeszkolenie prowadzi do Waszego wspólnego sukcesu.