Automatyzacja HR – oszczędność czasu i zasobów na wyciągnięcie ręki. W obliczu rosnących oczekiwań i dynamicznego tempa pracy, zespoły rekrutacyjne muszą szukać rozwiązań, które uproszczą codzienne zadania. Automatyzacja przy użyciu narzędzi no-code i low-code daje tę możliwość bez potrzeby specjalistycznej wiedzy. Pozwala na usprawnienie procesów, eliminację monotonnych zadań i skierowanie uwagi rekruterów na bardziej strategiczne aspekty. W artykule znajdziesz praktyczne wskazówki, które procesy w HR warto zautomatyzować i jak wykorzystać narzędzia no-code i low-code, aby zwiększyć efektywność zespołu rekrutacyjnego.
Umów się na rozmowę w sprawie wdrożenia automatyzacji
Masz dość powtarzalnych zadań w pracy? Wdrażamy nowoczesne rozwiązania no-code i low-code, które pozwolą Ci skupić się na tym, co naprawdę ważne. Przyspiesz rozwój swojej firmy!
Skontaktuj się z namiMapowanie procesów rekrutacyjnych do automatyzacji
Mapowanie procesów rekrutacyjnych to kluczowy krok w identyfikacji zadań, które można usprawnić za pomocą automatyzacji.
Proces mapowania procesów rekrutacyjnych to dokładna analiza wszystkich kroków, jakie podejmuje się od momentu przyjęcia aplikacji do finalizacji procesu rekrutacyjnego. Jego celem jest rozłożenie każdego etapu na poszczególne zadania, aby zidentyfikować te, które są powtarzalne, czasochłonne lub wymagające dużych zasobów. Mapowanie polega na wizualizacji tych etapów, co pozwala zrozumieć, gdzie można zastosować automatyzację, by zoptymalizować czas i koszty.
Główne kroki procesu mapowania:
- Zdefiniowanie kluczowych etapów rekrutacji – Na początku określa się główne kroki rekrutacyjne, takie jak zbieranie aplikacji, selekcja, kontakt z kandydatami, rozmowy kwalifikacyjne oraz decyzja końcowa.
- Rozłożenie każdego etapu na zadania – Każdy etap jest następnie rozkładany na konkretne działania, np. wstępna selekcja może obejmować filtrowanie CV pod kątem słów kluczowych, analizę doświadczenia oraz sprawdzanie kwalifikacji.
- Określenie kryteriów oceny zadań – Na podstawie takich kryteriów, jak czasochłonność, powtarzalność oraz zasoby wymagane na realizację danego zadania, ocenia się, które etapy są najbardziej odpowiednie do automatyzacji.
- Identyfikacja potencjalnych rozwiązań automatyzacyjnych – W zależności od złożoności zadań i ich specyfiki rozważa się różne narzędzia automatyzacyjne, takie jak proste rozwiązania no-code do podstawowych działań oraz bardziej zaawansowane platformy low-code do zadań wymagających integracji i personalizacji.
Proces mapowania pozwala nie tylko na uporządkowanie rekrutacji, ale także na strategiczne planowanie działań automatyzacyjnych, które podniosą efektywność pracy zespołów HR i usprawnią interakcje z kandydatami. W kontekście automatyzacji warto rozróżnić również zadania, które można wdrożyć przy użyciu prostych narzędzi no-code, od tych wymagających bardziej zaawansowanych rozwiązań low-code. W dalszej części artykułu opiszemy poszczególne automatyzację obszarów.zadań rekrutacyjnych wraz z możliwością wykorzystania narzędzi no-code lub/i low-code.
Narzędzia no-code i low-code w przetwarzaniu aplikacji
No-code i low-code to nowoczesne podejścia, które ułatwiają automatyzację przetwarzania aplikacji bez potrzeby angażowania zespołów technicznych lub programistów. W przypadku zadań rekrutacyjnych, narzędzia no-code doskonale sprawdzają się do szybkiego sortowania i klasyfikowania aplikacji. Dzięki nim, HR-owcy mogą na przykład automatycznie filtrować CV pod kątem podstawowych wymagań, takich jak doświadczenie zawodowe czy znajomość konkretnych umiejętności. To proste, intuicyjne narzędzia, które można łatwo wdrożyć i dostosować do potrzeb zespołu. Platformy low-code idą o krok dalej, oferując bardziej zaawansowane możliwości, takie jak integracja z wewnętrznymi bazami danych czy systemami oceny kandydatów. Dzięki nim firmy mogą tworzyć bardziej złożone procesy preselekcji, które uwzględniają różnorodne kryteria dopasowania, i precyzyjniej zarządzać dużą liczbą aplikacji. Ro
Wspólnie no-code i low-code zapewniają elastyczne, efektywne wsparcie dla zespołów HR, przyspieszając i usprawniając pracę już od pierwszych etapów rekrutacji.
Przykłady narzędzi no-Code do przetwarzania aplikacji
- Zapier – umożliwia automatyzację prostych zadań, takich jak sortowanie i klasyfikacja aplikacji. Można go skonfigurować tak, by automatycznie dodawał zgłoszenia kandydatów do arkuszy Google lub Airtable. Zapier integruje się z wieloma systemami ATS, co pozwala płynnie przekazywać aplikacje między platformami.
- Airtable – używany jako baza danych, umożliwia wizualne sortowanie kandydatów według etapów procesu rekrutacji. Dzięki tablicom Kanban, można łatwo przypisywać aplikacje do poszczególnych faz preselekcji i filtrować je na podstawie wybranych atrybutów, takich jak poziom doświadczenia czy znajomość określonych narzędzi. To intuicyjne narzędzie sprawdza się doskonale do zarządzania dużą liczbą aplikacji na raz.
- Make (Integromat) – pozwala automatyzować przepływy pracy, np. można ustawić automatyczne odbieranie aplikacji z formularzy (np. Google Forms) i przekazywać je do systemu ATS lub innego narzędzia, takiego jak Airtable. Dodatkowo, Make może wysyłać automatyczne odpowiedzi e-mail do kandydatów, potwierdzając otrzymanie ich aplikacji.
Przykłady narzędzi Low-Code do przetwarzania aplikacji
- OutSystems – platforma low-code, która umożliwia tworzenie bardziej zaawansowanych procesów selekcji kandydatów. Przykładowo, można zbudować aplikację, która automatycznie integruje się z systemem CRM lub ATS i wykorzystuje zaawansowane algorytmy do oceny kandydatów.
- Microsoft Power Apps – pozwala na budowanie aplikacji do zarządzania preselekcją, które mogą być zintegrowane z bazami danych, np. Microsoft SQL Server, oraz z platformą SharePoint. Dzięki temu możliwe jest stworzenie niestandardowego narzędzia do analizy aplikacji, które uwzględnia specyficzne kryteria oceny, takie jak punktacja za określone umiejętności lub doświadczenie.
- Knack – umożliwia tworzenie spersonalizowanych aplikacji do zarządzania danymi kandydatów i ich selekcji. Platforma ta pozwala na integrację z wewnętrznymi systemami HR oraz na rozbudowę formularzy i raportów do monitorowania statusu kandydatów.
Przykładowe zastosowania
- Zapier + Airtable: Idealne do preselekcji na stanowiska juniorskie, automatyzując sortowanie aplikacji według kryteriów takich jak lokalizacja.
- OutSystems: Sprawdza się w rekrutacji specjalistów, oceniając kandydatów według złożonych reguł.
- Power Apps: Przydatne przy selekcji na stanowiska menedżerskie, automatycznie punktując umiejętności i generując raporty dla zespołów rekrutacyjnych.
Dzięki połączeniu no-code i low-code zespoły HR zyskują narzędzia zarówno do prostych zadań, jak i bardziej zaawansowanej preselekcji.
Automatyzacja komunikacji i powiadomień
Automatyzacja komunikacji i powiadomień z kandydatami pozwala na znaczne usprawnienie procesu rekrutacyjnego, oszczędzając czas rekruterów i zwiększając transparentność. Narzędzia no-code umożliwiają automatyczne wysyłanie podstawowych wiadomości, takich jak potwierdzenia otrzymania aplikacji, przypomnienia o rozmowach kwalifikacyjnych oraz powiadomienia o statusie rekrutacji. Z kolei bardziej zaawansowane platformy low-code pozwalają na tworzenie spersonalizowanych aplikacji, które umożliwiają śledzenie interakcji z kandydatami i dostosowanie komunikacji do ich indywidualnych potrzeb.
Narzędzia No-Code do automatyzacji komunikacji
- HubSpot – oferuje łatwe w użyciu narzędzie do automatyzacji e-maili, które pozwala na automatyczne wysyłanie wiadomości w odpowiedzi na określone działania kandydatów, np. potwierdzenie zgłoszenia lub przypomnienie o nadchodzącej rozmowie. Dzięki gotowym szablonom e-maili proces komunikacji z kandydatami staje się bardziej efektywny i mniej czasochłonny.
- Calendly – narzędzie do planowania spotkań, które można łatwo zintegrować z kalendarzami Google lub Outlook. Umożliwia automatyczne wysyłanie zaproszeń i przypomnień o spotkaniach, a także pozwala kandydatom na samodzielny wybór dogodnych terminów, co minimalizuje potrzebę ręcznej koordynacji terminów.
- Mailchimp – mimo, że jest narzędziem marketingowym, jego funkcje automatyzacji e-maili można z powodzeniem wykorzystać w komunikacji rekrutacyjnej. Automatyczne kampanie e-mailowe mogą być ustawione na poszczególne etapy rekrutacji, np. wysyłanie wiadomości powitalnych po otrzymaniu aplikacji lub przypomnień o kolejnych etapach procesu.
Narzędzia Low-Code do zaawansowanej komunikacji
- Microsoft Power Automate – pozwala na tworzenie zaawansowanych przepływów pracy, które obejmują wysyłanie spersonalizowanych wiadomości na każdym etapie rekrutacji oraz integrację z systemami HR. Na przykład, można skonfigurować automatyczne powiadomienia o statusie aplikacji lub segmentować kandydatów i wysyłać im dopasowane wiadomości na podstawie ich pozycji w procesie.
- Twilio – umożliwia automatyzację komunikacji SMS-owej, co pozwala na szybkie i bezpośrednie powiadamianie kandydatów o statusie ich aplikacji lub nadchodzących rozmowach.
- Zoho Creator – elastyczna platforma low-code, która pozwala na budowanie aplikacji do zarządzania komunikacją z kandydatami, oferując możliwość personalizacji wiadomości i śledzenia interakcji. Można tworzyć dedykowane przepływy komunikacyjne dla różnych stanowisk i monitorować, jak kandydaci reagują na wiadomości, co pomaga rekruterom dostosować swoje podejście.
Przykłady zastosowań
- No-Code (HubSpot + Calendly): Idealne rozwiązanie do automatyzacji potwierdzeń aplikacji, przypomnień o rozmowach i umożliwienia kandydatom samodzielnego wyboru terminów.
- Low-Code (Twilio + Microsoft Power Automate): Umożliwia tworzenie rozbudowanych przepływów komunikacyjnych, które dostosowują wiadomości do konkretnych etapów rekrutacji i pozwalają na wysyłanie spersonalizowanych SMS-ów oraz e-maili.
Dzięki połączeniu narzędzi no-code i low-code zespoły HR mogą w pełni automatyzować procesy komunikacji – od prostych, automatycznych powiadomień po zaawansowaną, spersonalizowaną interakcję, co znacząco usprawnia proces rekrutacyjny.
Ułatwienie zarządzania pipeline’em rekrutacyjnym
Lepsze zarządzanie pipeline’em rekrutacyjnym jest kluczowe dla efektywności procesów rekrutacyjnych, szczególnie gdy zaangażowany jest zespół rekruterów. Dzięki odpowiednim narzędziom no-code i low-code zespoły HR mogą monitorować postępy kandydatów, przypisywać zadania oraz dodawać notatki, co zwiększa przejrzystość całego procesu i ułatwia organizację pracy.
Przykłady narzędzi No-Code do zarządzania pipeline’em
Narzędzia no-code, takie jak Monday.com, Asana, ClickUp, Notion i Pipefy, to proste i intuicyjne rozwiązania, które pozwalają zespołom HR na sprawne śledzenie etapów rekrutacji oraz szybkie przypisywanie zadań.
- Monday.com – oferuje wiele widoków, takich jak Kanban i kalendarze, które umożliwiają monitorowanie statusu kandydatów w czasie rzeczywistym. Zespoły HR mogą dodawać notatki, tagi i przypomnienia, co usprawnia współpracę i zapewnia bieżący dostęp do wszystkich informacji o kandydatach.
- Asana – pozwala na tworzenie dedykowanych tablic i list, na których można przypisywać zadania rekruterom i dodawać notatki dla każdego kandydata. Możliwość ustawiania przypomnień oraz przeglądania postępów w widoku Kanban ułatwia szybki dostęp do kluczowych informacji.
- ClickUp – kompleksowe narzędzie do zarządzania pipeline’em rekrutacyjnym, które oferuje widoki Kanban, kalendarze i dedykowane listy zadań. Zespoły mogą przypisywać zadania rekruterom, dodawać notatki do kandydatów i monitorować postępy w czasie rzeczywistym.
- Notion – wszechstronne narzędzie do organizacji informacji, które można dostosować do specyficznych potrzeb rekrutacyjnych. Tworzenie kart kandydatów z załącznikami, zadaniami i szczegółowymi notatkami sprawia, że Notion jest świetnym rozwiązaniem dla mniejszych zespołów rekrutacyjnych.
Przykłady narzędzi Low-Code do zarządzania Pipeline’em
Platformy low-code, takie jak Quick Base, Microsoft Power Apps i Kintone, oferują bardziej zaawansowane funkcje, które umożliwiają tworzenie spersonalizowanych aplikacji, integrację z systemami HR i CRM oraz dokładniejsze monitorowanie efektywności pipeline’u.
- Quick Base – wszechstronne narzędzie, które pozwala na budowanie niestandardowych aplikacji do zarządzania pipeline’em. Można tu tworzyć przepływy pracy, przypisywać zadania i generować raporty na temat statusu kandydatów oraz efektywności rekrutacji.
- Microsoft Power Apps – umożliwia budowanie dedykowanych aplikacji do zarządzania procesem rekrutacyjnym, z możliwością automatycznego przypisywania kandydatów do rekruterów, tworzenia raportów i integracji z systemami CRM. To doskonałe rozwiązanie dla organizacji potrzebujących zaawansowanej analizy efektywności pipeline’u.
- Kintone -pozwala na centralizację danych kandydatów oraz zarządzanie zadaniami i notatkami w spersonalizowany sposób. Dzięki integracji z innymi systemami HR,
Przykłady zastosowań
- Monday.com + Asana: Te narzędzia doskonale sprawdzają się przy rekrutacjach na stanowiska podstawowe i średnie, gdzie priorytetem jest prostota i szybki dostęp do kluczowych informacji o kandydatach oraz możliwość szybkiego przypisywania zadań.
- Quick Base + Microsoft Power Apps: Dla firm, które mają bardziej złożone potrzeby i wymagają rozbudowanego raportowania, platformy low-code umożliwiają pełną integrację pipeline’u rekrutacyjnego z systemami CRM i pozwalają na zaawansowane monitorowanie efektywności rekrutacji.
Korzystanie z narzędzi no-code i low-code do zarządzania pipeline’em rekrutacyjnym umożliwia zespołom HR dostosowanie systemów do specyficznych potrzeb – od podstawowego monitorowania etapów procesu po zaawansowane funkcje, które wspierają współpracę i zwiększają przejrzystość całego procesu.
Analiza danych z procesów rekrutacyjnych
Narzędzia no-code i low-code, takie jak Google Data Studio, Tableau Public, Smartsheet oraz TrackVia, umożliwiają zespołom HR zbieranie danych, tworzenie dynamicznych raportów oraz wizualizowanie kluczowych wskaźników w czasie rzeczywistym.
Narzędzia no-code, takie jak Google Sheets i Airtable, pozwalają na przechowywanie danych w centralnych bazach, co ułatwia ich późniejsze przetwarzanie. Z kolei integracje z Automate.io lub Zapier umożliwiają automatyczne przesyłanie danych między aplikacjami (np. formularzami zgłoszeniowymi i arkuszami danych), redukując konieczność ręcznego wpisywania i zmniejszając ryzyko błędów.
Platformy low-code, takie jak Smartsheet i TrackVia, pozwalają na tworzenie bardziej zaawansowanych dashboardów i raportów, które automatycznie aktualizują się na podstawie zgromadzonych danych. Funkcje takie jak automatyczne alerty czy integracje z systemami CRM umożliwiają pełniejszą analizę efektywności procesu i szybką reakcję na zmieniające się potrzeby.
Przykładowe metryki do śledzenia
Dzięki narzędziom no-code i low-code można monitorować istotne wskaźniki, poniżej przykłady możliwości monitorowania niektórych metryk:
- Czas do zatrudnienia – z użyciem Google Sheets i Google Data Studio zespół HR może śledzić czas trwania każdego etapu rekrutacji. Automatyczne aktualizacje pozwalają wizualizować średni czas potrzebny na zatrudnienie, co pomaga identyfikować etapy wymagające usprawnień.
- Liczba aplikacji na ofertę – Airtable zbiera aplikacje z różnych źródeł, a Tableau Public tworzy dynamiczne raporty, które pokazują, ile aplikacji generuje każda oferta i który kanał rekrutacyjny jest najskuteczniejszy. To umożliwia efektywniejsze zarządzanie budżetem.
- Wskaźnik konwersji na poszczególnych etapach – W TrackVia zespoły mogą analizować, ilu kandydatów przechodzi między etapami. Ustawienia alertów pomagają szybciej reagować, gdy odpada zbyt wielu kandydatów na danym etapie, co wspiera optymalizację procesu.
- Koszt pozyskania kandydata – Smartsheet umożliwia centralizację danych kosztowych, które są wizualizowane w Google Data Studio. Raporty przedstawiają koszty pozyskania kandydata z różnych kanałów, co pozwala skoncentrować wydatki na najefektywniejszych źródłach.
- Retencja zatrudnionych – Caspio monitoruje długość zatrudnienia nowych pracowników, pozwalając HR ocenić skuteczność procesu rekrutacji i dostosować go, by zwiększyć retencję, np. poprzez lepsze dopasowanie kandydatów.
Korzyści dla zespołów rekrutacyjnych wynikające z wykorzystania narzędzi no-code i low-code
- Łatwa i szybka implementacja
.
Narzędzia no-code i low-code pozwalają zespołom HR wdrażać rozwiązania automatyzacyjne bez potrzeby zaawansowanej wiedzy technicznej, dzięki intuicyjnym interfejsom.
. - Oszczędność czasu na powtarzalnych zadaniach
.
Narzędzia te automatyzują zadania takie jak wstępna selekcja kandydatów, umawianie spotkań czy przypomnienia. To pozwala zespołowi rekrutacyjnemu skupić się na bardziej strategicznych działaniach, takich jak rozmowy z kandydatami czy analiza kompetencji
. - Elastyczność w dostosowywaniu procesów
.
Narzędzia no-code i low-code umożliwiają szybkie dostosowanie przepływów pracy do bieżących potrzeb bez konieczności zaawansowanej przebudowy systemu. Zespoły HR mogą łatwo modyfikować etapy rekrutacji, dodawać nowe funkcje lub integrować aplikacje z innymi systemami HR, np. CRM czy ATS.
. - Zwiększenie przejrzystości danych rekrutacyjnych
.
Platformy te pozwalają centralizować dane kandydatów i automatyzować raportowanie. Dzięki temu zespół HR ma bieżący dostęp do pełnych, aktualnych informacji o statusie kandydatów i może generować raporty dotyczące kluczowych wskaźników.
. - Możliwość skalowania procesów bez zwiększania nakładu pracy
.
Narzędzia no-code i low-code umożliwiają zarządzanie większym wolumenem aplikacji bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników. Dzięki automatyzacji można łatwo zwiększyć liczbę przetwarzanych aplikacji, co jest szczególnie istotne podczas intensywnych kampanii rekrutacyjnych
. - Optymalizacja kosztów i zasobów
.
Dzięki intuicyjności i niskim kosztom wdrożenia, narzędzia no-code i low-code pozwalają zespołom HR na oszczędność zasobów finansowych i czasowych. Zmniejsza się potrzeba korzystania z zaawansowanych rozwiązań IT, co pozwala przeznaczyć zaoszczędzone środki na inne działania, takie jak szkolenia czy budowanie marki pracodawcy.
. - Poprawa jakości doświadczeń kandydatów
Dzięki automatyzacji komunikacji – np. automatycznym potwierdzeniom, przypomnieniom o rozmowach i spersonalizowanym wiadomościom na każdym etapie rekrutacji zwiększamy poczucie opieki wśród Kandydatów.
Podsumowując – dzięki narzędziom no-code i low-code rekruterzy mogą zapomnieć o żmudnym śledzeniu kalendarzy i przypomnień, a zamiast tego skupić się na rozmowach z kandydatami. Te sprytne narzędzia nie tylko skracają czas rekrutacji i odciążają budżet, ale też sprawiają, że HR-owcy mogą działać na pełnych obrotach, niezależnie od liczby aplikacji. Kandydaci są zadowoleni, bo szybciej otrzymują odpowiedzi, zespół HR ma więcej czasu na strategiczne działania, a budżet jest lepiej wykorzystany – automatyzacja staje się kluczowym wsparciem w nowoczesnej rekrutacji.
Zautomatyzuj powtarzalne czynności w swojej firmie!
Ogranicz rutynowe zadania i zyskaj czas na rozwój strategicznych działań. Nasze innowacyjne rozwiązania no-code i low-code pomogą Ci zwiększyć efektywność operacyjną.
Skontaktuj się z nami