Praca w modelu hybrydowym. Jak wprowadzić ją z sukcesem?

Rewolucja w systemie pracy przyszła wcześniej niż tego wszyscy oczekiwaliśmy. Nie znaczy to jednak, że zrezygnujemy z pracy stacjonarnej w biurze i w pełni przerzucimy się na pracę zdalną. Przed nami nowa rzeczywistość pracy w modelu hybrydowym.

Praca hybrydowa gdzie część pracowników pracuje zdalnie, a część stacjonarnie w biurze oraz wszelkie jej dowolne modyfikacje wynikające z charakteru pracy przedsiębiorstw i wykonywanych obowiązków, staje się już naszą codziennością.

Dla pracodawców to zminimalizowanie kosztów np. biura. Być może wielometrażowe przestrzenie nie będą Ci już potrzebne w momencie gdy Twoi pracownicy pracują w pełni zdalnie, albo gdy w biurze pojawiają się co drugi tydzień. Może stacjonarne biuro w ogóle okaże się zbędne, a do cotygodniowych zespołowych spotkań skorzystacie z coworkingowych przestrzeni? A co to oznacza dla pracowników? Elastyczność w wyborze miejsca do pracy i większa swoboda w dostosowywaniu jej do życia prywatnego. Mimo wyraźnie dostrzegalnych plusów praca w modelu hybrydowym niesie ze sobą kilka zagrożeń, jeżeli Twój zespół nie potrafi się komunikować na odległość, bądź praca wyłącznie zdalna wpływa na spadek ich produktywności.

Zerwane połączenia

Zanikające relacje to najpoważniejszy problem z jakim musi sobie poradzić każda ze stron. Tu wiele zależy od ludzi i ich osobistych predyspozycji. Jeszcze do niedawna  wszyscy spotykaliśmy się na biurowych korytarzach, przy porannej kawie i jedli wspólne lunche. W sposób płynny i łatwy komunikowaliśmy się ze sobą w przestrzeni pracy. Ale nastąpiła zmiana w procesie łączności z przełożonym i współpracownikami. Brakuje nieformalnego kontaktu, który wypełniał nam dzień i wzmacniał wzajemne relacje. Aby podtrzymać ducha zespołu i realizować cele z sukcesem, należy wzmacniać więzi możliwie najlepiej przy wykorzystaniu dostępnych technologii. Mimo urodzaju rozwiązań dostrzec należy problemy jakie powoduje praca zdalna. Jednym z nich jest zjawisko FOMO (ang. fear of missing out), czyli strach przed przeoczeniem i jest związany z poczuciem niepewności jaka dopada pracownika gdy ten nie pojawia się w biurze. Jego nieobecność może spowodować osobisty dyskomfort i poczucie wykluczenia. Dlatego tak ważne jest korzystanie z możliwości i utrzymywanie kontaktów na wiele różnych sposób, by nikt nie czuł się pominięty.

To też wyzwania dla menadżerów. Sytuacja wymaga od nich wyrobienia w sobie, czy doszlifowanie, umiejętności z zakresu komunikacji i inteligencji emocjonalnej, by w pełni wartościowo pozostać w kontakcie z każdym członkiem zespołu. Zarządzanie zespołem w modelu hybrydowym na początku może wydawać się chaotyczne, ale po wdrożeniu kilku jasnych zasad powinno być tylko lepiej.

Organizacja pracy w modelu hybrydowym

Od czego zacząć? Nie martw się, nie będziemy tu opisywać totalnych rewolucji, ale wskażemy jak korzystać z zasobów, które już prawdopodobnie posiadasz w swojej firmie.

1. Ustalenie grafiku

Pracę zdalną w wymiarze 100% możesz zarządzić względem obowiązków czy obejmowanych stanowisk. Programiści czy specjaliści ds. IT pracują głównie na systemach i programach. Ich potrzeba fizycznego przebywania w biurze nie jest wymagana i wystarczy, że omówisz z nimi tematy w trakcie wideokonferencji. Osoby zajmujące się pracą z ludźmi: opiekunowie klienta i handlowcy, czy nawet odpowiadające za administrację w Twojej firmie, mogą wymagać pojawiania się w biurze raz na jakiś czas by np. spotkać się z klientem, podpisać umowę, przeprowadzić prezentację, odebrać pocztę. W ich przypadku być może sprawdzi się model 3:2 – 3 dni w biurze, 2 dni zdalnie. Najważniejsze to sprawdzić jaki system najlepiej zdaje egzamin. Nie bój się eksperymentować, każda firma ma inny puls i dynamikę działania, po prostu znajdźcie swoją.

2. Wybór narzędzi

Musisz zabezpieczyć systemowo kilka tematów: komunikację, zgłaszanie problemów, raportowanie etc. Na pewno posiadasz już chociaż kilka programów, które wspierały pracę Twojego zespołu, bo korzystaliście z nich na długo przed pandemią. Jeżeli nie były wykorzystywane na wielką skalę, to na pewno ostatnie miesiące były dla nich „próbą ognia”. Wiesz co się sprawdza: wideokonferencja – Zoom, ogólna komunikacja wewnątrz zespołu – chat w Slacku, raportowanie – Google Docs, zgłaszanie problemów – JIRA, zarządzanie projektami – Trello? O wyborze narzędzi myśl w szerszym kontekście i zatroszcz się też o wyposażenie pracowników w sprzęt, z którego korzystają w domu w trakcie pracy zdalnej. Zakup słuchawek z mikrofonem, podkładek pod laptopa, drukarki czy fotela z przeznaczeniem do 8- godzinnej pracy przy komputerze. Bądź świadomy tego, że środowisko pracy znacznie się rozciągnęło i wymaga zagospodarowania również poza stacjonarnym biurem.

3. Dbanie o bezpieczeństwo danych

Twoi pracownicy są rozsiani i z wielu danych korzystają poza biurem, dlatego należy zadbać o dane wrażliwe. Dobrze wiesz czym grozi wyciek informacji czy szeroka ich dostępność. Listy Twoich klientów mogą trafić w niepowołane ręce, więc aby się przed tym ustrzec możesz zainwestować w CRM, w którym bezpiecznie będziesz przechowywał tego typu informacje, a dostęp do nich będą mieli tylko upoważnieni.

4. Rekrutowanie pracowników

Twoja firma będzie być może wymagała specjalistów nowych dziedzin, bo zmusiła ją do tego obecna rzeczywistość- pisaliśmy o tym w artykule: Topowe zawody w postpandemicznej rzeczywistości. Kto jest na celowniku headhunterów? Nie możesz sobie pozwolić na przestój czy odwlekanie zatrudnienia, musisz działać. Rekrutacja zdalna to obecnie najmocniejszy trend, który firmy akcentują w swoich ogłoszeniach. Stajemy się elastyczni również w tej kwestii. Łatwiej jest się spotkać online i porozmawiać, niż wyruszać w drogę do innego miasta na godzinną rozmowę. Jeżeli się uda, to super – formalności możecie załatwić już na miejscu w biurze.

5. Przestrzeń do wymiany opinii

Wideokonferencje bywają trudne, a podczas nich pojawiają się głównie trudności z zabieraniem głosu. Dlatego w trakcie spotkań wideo należy zadbać o czas na wypowiedź dla każdego członka zespołu. Dla wprowadzenia ładu lider może wywoływać osoby z imienia i prosić o opinię, w ten sposób zdanie każdego będzie zaznaczone i nikt nie poczuje się wykluczony.

6. Nie rezygnuj ze szkoleń

One też się przeniosły do sfery online i nic już w tej chwili nie stoi na przeszkodzie by sprawnie i efektywnie przeprowadzać je zdalnie. Praca w modelu hybrydowym dotknęła każdej strony biznesu, więc nie czekaj na „unormowanie się” sytuacji, bo do naszego życia pełną parą wkroczyła nowoczesność i nie będziemy już oglądać się za siebie.