Kim jest Product Owner (PO)? Poznaj zakres obowiązków Właściciela Produktu

W świecie IT coraz częściej mówi się o metodologii Scrum i jej kluczowych rolach, takich jak Product Owner. Właściciel produktu jest jednym z najważniejszych członków zespołu Scrum i odpowiada za sukces projektu. W niniejszym artykule poznamy bliżej zakres obowiązków i wymagania dla tej ważnej roli.

Product Owner, chcąc spolszczyć to właściwie – Właściciel Produktu. Jest związany z branżą IT i odpowiada za proces tworzenia produktu. Współpracuje z różnymi specjalistami zaangażowanymi w te działania oraz z klientem, którego wizję wspólnie realizują. Aby z sukcesem przejść od idei do prezentacji finalnego produktu musi skupiać w sobie szereg przydatnych umiejętności  twardych i miękkich.

Jaka jest rola Product Ownera w Scrum?

Product Owner jest członkiem zespołu Scrumowego. Jednak nie ma on zwierzchnictwa nad innymi przedstawicielami zespołu, analogicznie jak Scrum Master. Product Owner jest odpowiedzialny za rozwój produktu – jego bieżące funkcjonowanie, za rozwój, by odnosić w tym obszarze co raz wieksze sukcesy. Product Owner wchodzi w interakcje z klientami i użytkownikami, zespołem programistów i innymi kluczowymi interesariuszami w firmie.

• Właściciel produktu powinien być kimś, kto rozumie wizję produktu i potrafi przekazać tę wizję zespołowi Scrumowemu
• Właściciel produktu powinien rozumieć cele biznesowe i szerszy kontekst funkcjonowania firmy, rozumieć potrzeby klientów, analizować działania konkurencji i trendy rynkowe

Na czym skupia się Product Owner?

Termin – Product Owner – pochodzi od Scruma – zwinnej struktury do tworzenia i utrzymywania złożonych produktów. Zgodnie z definicją zawartą w oficjalnym Przewodniku po Scrumie „Właściciel Produktu jest odpowiedzialny za maksymalizację wartości produktu wynikającej z pracy Zespołu Deweloperskiego”.

Product Owner jest jedyną osobą odpowiedzialną za niwelowanie długu technologicznego. Oprócz tego właściciel produktu wykonuje również następujące czynności:

• Przekształca bolączki i problemy interesariuszy w pozytywne doświadczenia użytkowników, które można podjąć, nadaje im priorytety i porządkuje zadania w backlogu zadań
• Ustala ich priorytety, aby zapewnić zespołowi programistów jasne wytyczne, nad czym dalej pracować
• Uczestniczy we wszystkich spotkaniach scrumowych, aby upewnić się, że prace rozwojowe są zgodne z harmonogramem wyznaczonym przez menedżera produktu
• Przekazuje głos „biznesu” zespołowi programistycznemu
• Przekazuje kierownikowi produktu opinię na temat zweryfikowanej roadmapy

Rola menedżera produktu polega między innymi na kontaktowaniu się z interesariuszami wewnątrz firmy lub na zewnątrz. I odwrotnie, właściciel produktu współpracuje głównie z zespołem produkcyjnym, aby zapewnić zgodność procesów rozwoju z roadmapą produktu.

Mówiąc najprościej, menedżer produktu decyduje, jakie produkty zbudować w następnej kolejności, a właściciel produktu pomaga zespołowi programistów w tworzeniu i rozwoju produktów.

 

Jakie kompetencje miękkie są kluczowe dla Product Ownera?

Product Owner, jako osoba odpowiedzialna za wizję produktu i zarządzanie zespołem, musi posiadać szereg kompetencji miękkich, które pozwolą mu skutecznie pełnić swoją rolę. Jedną z kluczowych cech jest umiejętność komunikacji – PO musi jasno przedstawiać wymagania, wizję oraz priorytety zarówno interesariuszom, jak i zespołowi deweloperskiemu. Asertywność pozwala mu skutecznie bronić priorytetów produktu, jednocześnie zachowując dobre relacje z zespołem.

Empatia umożliwia lepsze zrozumienie potrzeb klienta oraz problemów zespołu. Zdolność do negocjacji pomaga w zarządzaniu różnymi oczekiwaniami interesariuszy oraz ustalaniu priorytetów. Ważne są również umiejętności analityczne, które wspierają podejmowanie decyzji opartych na danych, oraz odporność na stres, ponieważ rola Product Ownera często wiąże się z presją terminów i odpowiedzialnością za końcowy produkt. Te kompetencje miękkie stanowią fundament skutecznego zarządzania produktem i współpracy z zespołem.

Narzędzia wspierające pracę Product Ownera

Praca Product Ownera wymaga korzystania z narzędzi, które usprawniają zarządzanie backlogiem, monitorowanie postępów i komunikację z zespołem. JIRA i Trello to najpopularniejsze platformy do zarządzania zadaniami i backlogiem produktu, pozwalające na śledzenie postępów prac i priorytetyzację zadań.

Confluence umożliwia dokumentowanie specyfikacji produktów i dzielenie się wiedzą z zespołem. Narzędzia analityczne, takie jak Google Analytics czy Mixpanel, wspierają PO w analizie danych o użytkownikach i ich zachowaniach, co jest kluczowe w podejmowaniu decyzji produktowych. Miro lub FigJam to narzędzia do współpracy wizualnej, idealne do tworzenia roadmap i prototypów. Slack i Microsoft Teams wspierają komunikację zespołową, a ProductPlan umożliwia zarządzanie roadmapami produktów. Korzystanie z odpowiednich narzędzi pozwala Product Ownerowi skutecznie zarządzać czasem, zasobami i wizją produktu.

Najczęstsze wyzwania w pracy Product Ownera i jak je przezwyciężać

Rola Product Ownera wiąże się z wieloma wyzwaniami. Jednym z nich jest rozbieżność oczekiwań interesariuszy, która wymaga umiejętności negocjacji i balansowania pomiędzy priorytetami biznesowymi a ograniczeniami zespołu. Kolejnym wyzwaniem jest przeładowany backlog – zbyt wiele zadań prowadzi do dezorganizacji i spowolnienia pracy.

PO powinien regularnie priorytetyzować backlog, korzystając z metod takich jak MoSCoW czy techniki WSJF (Weighted Shortest Job First). Niedostateczna komunikacja z zespołem może prowadzić do nieporozumień, dlatego ważne jest uczestnictwo w codziennych spotkaniach Scrumowych. Częstym problemem jest także brak pełnej wizji produktu, który można rozwiązać poprzez bliską współpracę z interesariuszami i użytkownikami końcowymi. Pokonywanie tych wyzwań wymaga elastyczności, zaangażowania oraz konsekwentnego doskonalenia swoich umiejętności.

Product Owner a interesariusze – skuteczna komunikacja i zarządzanie oczekiwaniami

Interesariusze, czyli osoby lub organizacje, które mają wpływ na produkt, odgrywają kluczową rolę w pracy Product Ownera. Jednym z głównych zadań PO jest budowanie relacji z interesariuszami poprzez regularną komunikację i transparentność. Product Owner musi umiejętnie balansować pomiędzy różnymi wymaganiami, tworząc priorytety w backlogu.

Ważne jest organizowanie spotkań przeglądowych (Sprint Review), które umożliwiają interesariuszom zobaczenie postępów i wyrażenie opinii. PO powinien także jasno definiować zakres projektu i edukować interesariuszy na temat ograniczeń czasowych czy budżetowych. Efektywna komunikacja z interesariuszami opiera się na słuchaniu ich potrzeb, przekazywaniu realistycznych oczekiwań oraz konsekwentnym raportowaniu wyników. To pozwala unikać nieporozumień i budować zaufanie, które jest fundamentem sukcesu produktu.

Przykład dnia pracy Product Ownera – jak wygląda codzienna praca?

Praca Product Ownera jest dynamiczna i różnorodna. Dzień zaczyna się od Daily Scrum, gdzie PO bierze udział w krótkim spotkaniu z zespołem deweloperskim, aby omówić postępy i priorytety na dany dzień. Następnie przegląda backlog produktu, aktualizuje priorytety oraz przygotowuje się do kolejnych etapów Sprintu.

Kolejnym zadaniem jest spotkanie z interesariuszami lub klientem w celu zebrania nowych wymagań i informacji zwrotnych. W ciągu dnia Product Owner analizuje dane z narzędzi analitycznych, takich jak Google Analytics, aby zrozumieć, jak użytkownicy korzystają z produktu. Ważnym punktem są także sesje planowania z zespołem, podczas których PO omawia nowe funkcje i zadania. Na koniec dnia PO może uczestniczyć w spotkaniach z innymi zespołami lub Scrum Masterem, aby omówić ewentualne blokady i strategię na kolejne dni. Taki dzień pracy odzwierciedla wielozadaniowość i złożoność roli Product Ownera.

Zakres obowiązków PO

Zakres obowiązków Product Ownera jest szeroki i obejmuje kilka kluczowych zadań. Oto kilka z nich:

• Definiowanie wizji produktu – Product Owner jest odpowiedzialny za opracowanie strategii rozwoju produktu, która uwzględnia potrzeby i oczekiwania klientów.
• Określenie etapów produkcji produktu – Product Owner jest odpowiedzialny za określenie etapów produkcji produktu. W tym celu musi on analizować potrzeby rynku, a także uwzględniać ograniczenia budżetowe i czasowe. 
• Zarządzanie budżetem – Product Owner jest odpowiedzialny za zarządzanie budżetem produktu i zapewnienie, że zasoby są wykorzystywane efektywnie.
• Nadzorowanie pracy zespołu programistów – PO jest odpowiedzialny za zapewnienie, że zespół programistów pracuje nad projektem w sposób efektywny i zgodny z wymaganiami projektu.
• Delegowanie obowiązków – Product Owner jest odpowiedzialny za delegowanie obowiązków zespołowi deweloperskiemu. Musi zapewnić, że zespół jest w stanie wykonać swoje zadania skutecznie i zgodnie z wymaganiami projektu. 
• Zarządzanie backlogiem (rejestrem wymagań) produktu – PO jest odpowiedzialny za utrzymanie i aktualizację backlogu produktu, który jest listą wszystkich funkcji i cech, które mają zostać dodane do produktu.
• Przeprowadzanie testów produktu – Product Owner jest odpowiedzialny za przeprowadzenie testów produktu, aby upewnić się, że jest on dostarczany zgodnie z oczekiwaniami i wymaganiami klienta. PO musi również uwzględnić wyniki tych testów w swoich decyzjach dotyczących rozwoju produktu i jego dalszej optymalizacji.
• Prezentacja wyników działań do Klienta – Product Owner jest odpowiedzialny za prezentowanie wyników swoich działań i postępów produktu swojemu klientowi. PO musi być w stanie wyjaśnić, jak produkt spełnia oczekiwania klienta i jakie korzyści przynosi jego użytkownikom. Prezentacja ta powinna być przeprowadzona w sposób jasny i zrozumiały, aby klient mógł łatwo zrozumieć postępy i wartość, jaką produkt przynosi.
• Podejmowanie decyzji – Product Owner jest odpowiedzialny za podejmowanie decyzji dotyczących rozwoju produktu, w oparciu o wiedzę na temat potrzeb klientów i dostępnych zasobów.
• Przedstawianie produktu – Product Owner jest odpowiedzialny za prezentowanie i promowanie produktu wśród klientów i innych interesariuszy.
• Analiza danych i raportowanie – PO jest odpowiedzialny za analizowanie danych dotyczących wydajności produktu i przedstawianie ich w postaci raportów.

Umiejętności Product Ownera

Product Owner musi trzymać w ryzach cały proces produkcyjny i pilnować by był spójny z wizją klienta. Lista jego zadań do wykonana jest długa począwszy od nakreślenia szkicu produktu i zdefiniowania jego funkcjonalności, poprzez rozpisanie całości procesu, przeprowadzanie testów i zlecenie poprawek, na przekazaniu finalnej wersji klientowi kończąc.

Product Owner koordynuje pracę zespołu specjalistów odpowiedzialnych za proces powstawania produktu. Musi więc wykazywać się umiejętnościami komunikacyjnymi, by móc precyzyjnie określać potrzeby klienta, przedstawiać informacje programistom, planować i zarządzać projektem na wielu płaszczyznach. Powyższe wskazuje również na potrzebę zorganizowania, zaangażowania, decyzyjności i umiejętności koordynowania pracy zespołu oraz delegowania obowiązków.

Biorąc pod uwagę charakter pracy musi być osobą wysoko wykwalifikowaną technicznie. Jego codzienny kontakt z deweloperami, specjalistami IT, UX/UI i programistami wymaga posiadanie pogłębionej wiedzy z tych zakresów, dzięki której zrozumie zachodzące procesy i skomplikowane etapy projektowania. Product Owner raportuje pracę swojego zespołu do Scrum Mastera, czyli osoby, która wspiera ich w  działaniach i ma za zadanie pomagać w poszukiwaniu rozwiązań.

Reasumując, dobry Product Owner jest przede wszystkim

• Kompetentny w dziedzinie produktu – biznesowo i technologicznie na tyle, aby znać jej możliwości oraz zagrożenia i rozmawiać konstruktywnie z deweloperami
• Komunikatywny – co ułatwia mu efektywną współpracę z zespołem i interesariuszami
• Decyzyjny – potrafi wyciągać wnioski, a na ich podstawie szybko podejmować decyzje; bierze za nie odpowiedzialność
• Asertywny – umie otwarcie i jednoznacznie wyrażać swoje opinie i potrzeby

Firma powinna starać się mu zapewnić

• Zaufanie – tylko wtedy można mówić o tym, że to faktycznie on zarządza produktem
• Zespół – niezbędny do zrealizowania założonego celu
• Budżet – dzięki temu będzie podejmował bardziej odpowiedzialne decyzje
• Konkurencyjne wynagrodzenie, ponieważ to odpowiedzialne stanowisko

Product Owner a Scrum Master

Scrum Master jest odpowiedzialny  za praktyczne wykorzystanie metodyki Agile i dbanie o to, by była ona stosowana dobrze i efektywnie. Dodatkowo zakres jego odpowiedzialności zawiera, między innymi, ochronę zespołu przed, co się często zdarza – nadmiernie ambitnym Product Ownerem. Scrum Master może informować o przeładowaniu backlogu Sprintu, być elementem doradczym przy planowaniu Sprintu i ochraniać zespół przed wrzutkami.

Product Owner odpowiedzialny jest za maksymalizowanie wartości incrementalnej, jaką dostarcza interesariuszom produktu. Mądry Product Owner znajdzie balans między ilością wykonanej pracy, a wartością produktu. Przede wszystkim będzie rozumiał, że dążenie za wszelką cenę do realizacji całego backlogu jest po prostu nieopłacalne.

Główne wnioski

• Product Owner pełni kluczową rolę w Scrum, dbając o rozwój i wizję produktu oraz skuteczną współpracę z zespołem i interesariuszami.
• Zakres obowiązków PO obejmuje m.in. zarządzanie backlogiem, definiowanie wizji produktu, nadzorowanie zespołu i prezentowanie wyników działań.
• Kompetencje miękkie, takie jak komunikacja, asertywność i negocjacje, są niezbędne do efektywnego zarządzania produktem i zespołem.
• Narzędzia, takie jak JIRA, Trello czy Confluence, wspierają Product Ownera w organizacji pracy, analizie danych i komunikacji z zespołem.
• Skuteczna komunikacja z interesariuszami oraz umiejętność zarządzania oczekiwaniami są kluczowe dla sukcesu produktu.
• Praca Product Ownera jest wielozadaniowa, wymagając od niego umiejętności planowania, analizy i priorytetyzacji w dynamicznym środowisku pracy.