Jak redukować stres w cyfrowym miejscu pracy?

Technologia jest wszechobecna. Stykamy się z nią w życiu osobistym i zawodowym, a w ciągu ostatnich miesięcy pokazała jak na wiele sposobów może ułatwić nam codzienność. W sferze zawodowej zredefiniowała pojęcie elastycznego czasu i miejsca pracy. Obowiązki służbowe możemy wykonywać w 100% zdalnie praktycznie z każdego dostępnego nam miejsca. Co więcej, nawet po powrocie do normalności praca zdalna, która wcześniej była miłym dodatkiem, będzie prawdopodobnie zachowana w swojej rozszerzonej formie. Brzmi świetnie, ale cyfrowe miejsce pracy pozbawione pierwiastka ludzkiego jest na dłuższą metę trudne i stresogenne. Przed menadżerami nowe wyzwania, czyli jak wspierać zespoły i niwelować stres w rozporoszonym środowisku.

Powiedz sobie „dość”

Jednym z problemów pracy zdalnej jest przepracowanie. Rozwiązania informatyczne pozwalają się nam logować do służbowych zasobów z każdego miejsca i o każdej porze. Posiadanie takiej możliwości pod ręką powoduje, że niektórzy pracują po prostu dłużej. Praca zdalna bywa trudna szczególnie gdy obok toczy się rodzinne życie wybijające nas z  rytmu. Staje się ona mniej produktywna i  generuje nadgodziny w celu nadrobienia zaległości.

W czasie wolnym sprawdzasz maila z ciekawości, by zobaczyć jakie projekty czekają na Ciebie na początku tygodnia? Logujesz się i przy okazji załatwiasz kilka „drobnych” spraw, których realizacja zabiera Ci kolejne godziny cennego czasu przeznaczonego na odpoczynek? Pracownicy są ciągle na czuwaniu, myślą o pracy bez przerwy, a chęć szybkiego załatwienia drobnego tematu siedzi im w głowach. Są spięci, nie potrafią uspokoić myśli i się zrelaksować. Nagle okazuje się, że wcześniej było znacznie łatwiej się odciąć. Zamykałeś laptopa pozostawiając go na biurku i wychodziłeś z pracy zostawiając tematy z nią związane za drzwiami. Tymczasem praca zagnieździła się w naszej prywatnej strefie zagarniając wolny czas, który powinniśmy przeznaczyć na nie myślenie o obowiązkach służbowych.

Jak pokazują wyniki badań przeprowadzonych przez Health and Safety Executive w kilku miesiącach 2018r. i 2019r., 600 000 osób cierpiało z powodu stresu związanego z pracą.

44% przypadków wskazywało na nadmierny stres i lęk towarzyszący ich codzienności, a co za tym idzie z powodu złego stanu zdrowia ich nieobecność w pracy wynosiła 54% w stosunku do wszystkich pracujących dni. Te alarmujące dane wskazują na ogromny problem społeczny. Dotyka on w szczególności sektory związane ze sprzedażą, nowymi technologiami i automatyzacją biznesu. Inne badania wskazują, że nie dbamy o higienę pracy tj. o odpowiednio przygotowane stanowisko i nie robimy przerw, które w biurze mieściły się w naszym naturalnym trybie pracy. Jak pokazują wyniki innego niezależnego badania, 1 000 000 pracowników nie robi przerwy na lunch. Dlaczego tak jest? Wiąże się to z próbą nadążenia za wymaganiami i z potrzebą nadrobienia zaległości. Z raportu organizacji Mind wynika, że co piąty pracownik brał urlop z powodu stresu.

Dlatego apelujemy „powiedź sobie dość!”. Praca zdalna miesza się nam z życiem osobistym przez co staje się mniej efektywna. Biurowe rozpraszacze uwagi zastąpiły ich domowe odpowiedniki. To błędne koło, które jedyne co generuje to straty osobiste w postaci pogorszenia stanu zdrowia i relacji. Jak im przeciwdziałać?

Mądre zarządzanie pracą zdalną

Jako menadżer możesz w naprawdę prosty sposób zadbać o zdrowie psychiczne Twojego zespołu. Podsuwamy kilka wskazówek, których wdrożenie nie zajmie dużo czasu, a wszyscy na tym skorzystają.

1. Spotkania na żywo

Możesz umówić się ze współpracownikami na spotkania raz w tygodniu w biurze, by porozmawiać z nimi na żywo, a nie przez ekran laptopa- polecamy! Niby nic, a wiele znaczy. Ta miła odmiana wpłynie na produktywność i wprowadzi element zmiany w codzienności.

2. Wyłącz telefon po pracy

Skrzynki pocztowe sprzężone z telefonami komórkowymi to standard. Każda nowa wiadomość wybija z rytmu i informuje o nowym zadaniu. Od telefonu odciąć się najtrudniej, ale możesz zakończyć złe praktyki sprawdzania poczty poza godzinami pracy. Niech wpisze się w nawyk wyłączanie telefonów służbowych po pracy lub chociaż wyciszanie powiadomień o nowych mailach. Niech czas wolny będzie przeznaczony tylko i wyłącznie na prywatne sprawy i niech sprzyja regeneracji. Ty jako menadżer daj temu przykład i nie wysyłaj do swoich pracowników maili w wolnym czasie.

3. Zadbaj o relacje

Rozporoszone zespoły mają trudność w kontakcie z przełożonym. Postaraj się zadbać o komunikację z każdym członkiem zespołu i spotkania indywidualne, na których poruszycie wiele istotnych kwestii. Upewnij się, że menadżerowie wiedzą kiedy i jak reagować jeżeli dostrzegają u swoich pracowników symptomy stresu i przeciążenia. Jeżeli to potrzebne zorganizuj szkolenia z psychologiem i działem HR na potrzeby wychwytywania tego typu sygnałów. Będzie to punkt wyjścia dla stworzenia ścieżki reagowania i wsparcia dla obarczonych dużym stresem pracowników.

4. Praca to coś więcej

Teraz się głównie izolujemy, ale myśl przyszłościowo. Za jakiś czas nasze życie wróci do normalności i wtedy też warto zrobić nowe otwarcie. Działania na rzecz integracji zespołowej są ważne dla Waszego wewnętrznego środowiska. Pozwól się wszystkim bliżej poznać i otworzyć korzystając z różnych form spędzania wspólnego czasu poza pracą. Bo odpoczywać możecie też we wspólnym gronie i mieć z tego przyjemność. Piątkowe kino, wyjście na kręgle, letnie grillowanie? Pomysłów na spędzanie wolnego czasu jest naprawdę wiele!

Tego typu podejście przysłuży się też samej firmie, gdyż zrelaksowany i zauważony pracownik, który czuje się wspierany w chwilach swojej słabości, łatwiej komunikuje obszary do poprawy wewnątrz przedsiębiorstwa. To cenne informacje i zawsze warto się im przyjrzeć.

5. Nie komplikuj codziennej pracy

Zadbaj o to, aby wykorzystywane narzędzia w pracy zdalnej nie powodowały frustracji oraz aby ich obsługa nie generowała dodatkowej pracy. Zweryfikuj użycie konkretnych programów i zastanów się, czy naprawdę potrzebujesz ich tak wielu? Być może są prostsze rozwiązania. Chcesz to szybko sprawdzić? Zapytaj swoich pracowników, czyli ich aktywnych użytkowników. Upraszczając pracę zniwelujesz poczucie obarczenia zbyt wieloma, czasem bezsensownie kopiowanymi, działaniami. Jeżeli potrzebujesz by Twój zespół raportował pewne dane do innego działu to zadbajcie o taki system, który wymaga wpisania informacji w jednym miejscu, a do którego wszyscy zainteresowani będą mieć dostęp, ale odpowiednio zdefiniowane uprawnienia.

6. Elastyczne podejście do pracy

Pozwól pracownikom dostosowywać swój czas pracy do życia prywatnego. Nie wszyscy dobrze sobie radzą z obowiązkami służbowymi o 9:00, niektórzy potrzebują trochę więcej czasu na rozruch. Zaproponuj ramy czasowe, w których mogą rozpocząć pracę bez negatywnego wpływu na działanie innych osób. Biorąc pod uwagę obecne realia, wprowadź też możliwość przebywania w biurze dla chętnych. Już sama podróż do pracy daje możliwość uporządkowania myśli i ułożenia harmonogramu zadań. Powrót do domu działa w drugą stronę- zamyka temat pracy i pozwala przełączyć się na tryb prywatny, w którym na intensywne myśli o obowiązkach służbowych nie ma miejsca. I dobrze!

7. W zdrowym ciele zdrowy duch

Dlatego zachęcaj do aktywności fizycznej. Zestresowany organizm wydziela duże ilości kortyzolu, który powoduje napięcie i niepokój. Aby go zredukować należy regularnie poddawać się wysiłkowi fizycznemu. Zadbaj o dostęp do sportowych benefitów, a jeżeli sytuacja pandemiczna na to nie pozwala, zorganizuj cykliczne ćwiczenia online dla pracowników. Zadbaj też o dietę. Możesz współpracować z dietetykiem, który będzie prowadził wykłady online na temat zdrowej kuchni lub udostępniaj wewnętrznie przepisy, które urozmaicą codzienne menu i dostarczą odpowiednich witamin i minerałów.

Komunikuj też potrzebę zachowania higieny snu. Podczas permanentnego przebywania w domu, gdzie zaciera się granica między pracą i życiem prywatnym, pękają ramy utrzymujące nasz standardowy rytm funkcjonowania. Dłużej siedzimy przed komputerem, za chwilę siadamy do telewizora, musimy zająć się domem, siedzimy długo w nocy, bo nie mamy potrzeby wczesnego wstawania do pracy. Zaburzony cykl snu bardzo szybko odbije się na kondycji psychicznej. Budzisz się zmęczony, jesteś rozkojarzony i masz problem z pamięcią? Twój mózg jest przeciążony i właśnie w taki sposób o tym komunikuje. Jedno jest pewne – w takiej formie daleko nie zajedziesz, a w przyszłości możesz zauważyć u siebie pierwsze symptomy demencji czy choroby Alzheimera.

I co najważniejsze: komunikuj odcięcie życia zawodowego od sfery prywatnej. Przestrzegaj godzin pracy, ustalaj priorytety, układaj harmonogram pracy dzień po dniu i po 8. godzinach wyłączaj laptopa i telefon służbowy, aby tak po prostu – odpocząć. Stres działa destrukcyjnie i nawet ci najsilniejsi w końcu pękną- wszystko zależy od dawki. Dlatego, aby móc powiedzieć o sobie, że jesteś dobrym liderem zadbaj głównie o dobrostan swoich pracowników i ich zdrowie psychiczne.