Automatyzacja przygotowywania ekspertyz z użyciem szablonów i OCR: Jak przyspieszyć tworzenie raportów na podstawie dokumentów źródłowych?

W wielu firmach, które przygotowują ekspertyzy (np. techniczne, prawne, projektowe), proces tworzenia raportów opiera się na powtarzalnych strukturach dokumentów. Dodatkowo, część danych wejściowych dostarczana jest w postaci zeskanowanych dokumentów, formularzy papierowych lub PDF-ów od klientów. Automatyzacja procesu z wykorzystaniem szablonów i technologii OCR pozwala nie tylko przyspieszyć tworzenie dokumentów, ale także automatycznie pozyskiwać dane z plików, oszczędzając czas i minimalizując ryzyko błędów.

Wyzwanie

Bez automatyzacji proces wygląda zazwyczaj tak:

• Klient przesyła skany lub PDF-y z informacjami (np. protokoły, zgłoszenia, opinie),
• Pracownik ręcznie odczytuje i przepisuje dane do dokumentu ekspertyzy,
• Ekspertyza tworzona jest od zera lub przez kopiowanie fragmentów innych dokumentów,
• Często pojawiają się błędy, niespójności w formatowaniu lub dane są nieaktualne,
• Eksperci tracą czas na redakcję, zamiast skupić się na analizie merytorycznej.

Założenia automatyzacji

Nowy proces można podzielić na następujące etapy:

1. Wprowadzenie danych (formularz + dokumenty)

   • Klient lub pracownik przesyła dane za pomocą formularza i załącza pliki (np. PDF-y, skany dokumentów).
   • Formularz może zawierać dane klienta, numer sprawy oraz dodatkowe notatki.
     –

2. OCR – automatyczne odczytanie treści z załączników

   • Narzędzie OCR przetwarza załączone dokumenty i ekstraktuje z nich dane (np. daty, numery spraw, dane techniczne, nazwiska, lokalizacje).
   • Możliwa weryfikacja i edycja danych przez pracownika w panelu.
     –

3. Uzupełnienie danych w szablonie ekspertyzy

   • Na podstawie danych z formularza i OCR, system automatycznie wypełnia przygotowany szablon dokumentu (np. Word/PDF).
   • Szablon może mieć dynamiczne pola tekstowe, tabele, nagłówki itp.
     –

4. Generowanie i archiwizacja dokumentu

   • Gotowa ekspertyza jest generowana w formacie PDF lub Word.
   • Dokument trafia do folderu klienta (np. na Google Drive), a także może być wysłany e-mailem.
     –

5. Dalsze kroki (opcjonalne)

   • Wysyłka do klienta, podpis elektroniczny, zapis do systemu CRM lub ERP.

Wykorzystane technologie

• OCR (rozpoznawanie tekstu):

  • Tesseract OCR – open-source, możliwość integracji z Make/Zapier.
  • Microsoft Azure Form Recognizer – rozpoznaje tekst i strukturę dokumentów (idealny do protokołów, umów).
  • Google Cloud Vision OCR – szybki i precyzyjny, dobrze radzi sobie z różnymi językami.
  • Rossum – specjalizuje się w dokumentach biznesowych (faktury, formularze).

• Formularze danych:

  • Google Forms, Typeform, Airtable Forms

• Automatyzacja przepływu:

  • Make.com, Zapier, n8n

• Tworzenie dokumentów:

  • Google Docs + Apps Script
  • DocsAutomator
  • Formstack Documents
  • PDF Generator API

• Przechowywanie i zarządzanie dokumentami:

  • Google Drive, Dropbox, OneDrive

Korzyści wdrożenia automatyzacji

Automatyczne odczytywanie danych z dokumentów źródłowych (OCR)
Dzięki zastosowaniu technologii OCR możliwe jest szybkie i dokładne przekształcenie treści z zeskanowanych dokumentów, PDF-ów czy formularzy papierowych w dane cyfrowe gotowe do przetworzenia. Eliminuje to konieczność ręcznego przepisywania informacji, co znacząco przyspiesza proces i zmniejsza ryzyko błędów.

Skrócenie czasu przygotowania ekspertyzy 
Automatyzacja znacząco ogranicza liczbę kroków wymaganych do stworzenia dokumentu. Ekspertyzy, które wcześniej zajmowały kilka godzin lub dni, mogą zostać przygotowane w kilkanaście minut – zwłaszcza jeśli opierają się na gotowych szablonach i powtarzalnych strukturach danych.

Zmniejszenie ryzyka błędów ludzkich
Ręczne tworzenie dokumentów niesie za sobą ryzyko pomyłek – literówek, złego formatu daty, błędnych danych klienta. Automatyzacja, szczególnie przy integracji z OCR i formularzami, pozwala znacząco ograniczyć te ryzyka, co przekłada się na wyższą jakość i profesjonalizm dokumentów.

Spójność i standaryzacja dokumentów
Szablony stosowane w automatycznym generowaniu ekspertyz zapewniają jednolitą strukturę, język i wygląd dokumentów. To nie tylko usprawnia pracę zespołu, ale również pozytywnie wpływa na wizerunek firmy – klient otrzymuje dokumenty, które są czytelne, estetyczne i spójne z identyfikacją marki.

Możliwość obsługi większej liczby spraw bez zwiększania zespołu
Dzięki automatyzacji wiele zadań może być realizowanych równolegle i bez udziału pracowników. Pozwala to na skalowanie działalności – firma może przyjąć więcej zleceń lub szybciej odpowiadać na potrzeby klientów, bez konieczności zatrudniania nowych osób.

Lepsze zarządzanie dokumentacją i automatyczna archiwizacja
Automatyczne nadawanie nazw plików, kategoryzacja dokumentów i zapis do chmury (np. Google Drive, Dropbox) sprawiają, że dokumenty są zawsze dostępne, uporządkowane i gotowe do szybkiego wyszukania. Oszczędza to czas potrzebny na ręczne zarządzanie plikami i minimalizuje ryzyko zgubienia dokumentu.

Jeśli Twoja firma przygotowuje ekspertyzy na podstawie powtarzalnych danych lub dokumentów źródłowych, warto rozważyć wdrożenie automatyzacji z użyciem OCR. To rozwiązanie pozwala nie tylko oszczędzić czas, ale również zwiększyć skalowalność usług i poprawić jakość dokumentów. Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz zobaczyć demo takiego procesu dopasowanego do Twoich potrzeb.