Tworzenie i zarządzanie umowami w firmie, czyli jak usprawnić proces i uniknąć błędów

Proces tworzenia i obiegu umów w wielu firmach nadal opiera się na ręcznym kopiowaniu treści, edycji dokumentów w Wordzie i przesyłaniu ich e-mailem. Taki sposób pracy powoduje nie tylko chaos organizacyjny, ale również wydłuża czas finalizacji współpracy z klientami i zwiększa ryzyko błędów formalnych. Automatyzacja tworzenia i zarządzania umowami pozwala znacząco uprościć ten proces – od generowania dokumentu, przez jego zatwierdzanie, aż po podpis elektroniczny i archiwizację.

Według badania PwC, pracownicy poświęcają nawet 20% czasu pracy na szukanie informacji w dokumentach – a ręczny obieg umów jest jednym z głównych źródeł tych strat. To nie tylko kosztowna nieefektywność, ale także bariera w skalowaniu biznesu.

Wyzwanie

Manualny proces tworzenia i obiegu umów generuje szereg problemów:

• Duplikacja pracy – każda umowa jest tworzona od zera lub z „kopiuj-wklej” z poprzednich wersji.
• Błędy formalne – pomyłki w danych kontrahenta, zakresie współpracy lub warunkach płatności.
• Brak kontroli wersji – wiele wersji umowy krąży równolegle w e-mailach i folderach.
• Brak centralizacji – dokumenty są rozproszone na komputerach, dyskach współdzielonych i w załącznikach maili.
• Wydłużony czas finalizacji – opóźnienia w akceptacjach i podpisach.

W efekcie nawet proste umowy potrafią być przetwarzane przez kilka dni lub tygodni, zamiast godzin.

Założenia automatyzacji

Celem automatyzacji jest ustandaryzowanie procesu tworzenia umów, centralizacja danych, skrócenie czasu zatwierdzania i zapewnienie zgodności z wymaganiami prawnymi.

Kluczowe elementy procesu:

1.Szablony umów

• Gotowe, ustandaryzowane wzory umów z dynamicznymi polami (np. nazwa kontrahenta, zakres usługi, data rozpoczęcia).
• Przechowywane centralnie w systemie do zarządzania dokumentami lub automatyzacji.

2. Formularz do generowania umowy

• Użytkownik (np. handlowiec) wypełnia prosty formularz (np. Airtable, Typeform, Google Form).
• Na tej podstawie system automatycznie generuje wersję umowy.

3. Obieg i akceptacja

• Umowa trafia automatycznie do odpowiednich osób w firmie (np. dział prawny, zarząd) do akceptacji.
• Zatwierdzanie odbywa się za pomocą jednego kliknięcia (Slack, e-mail, platforma workflow).

4. Podpis elektroniczny

• Po akceptacji umowa trafia do kontrahenta z możliwością podpisu elektronicznego (np. Autenti, DocuSign, Adobe Sign).

5. Archiwizacja i dostęp

• Po podpisaniu umowa trafia do centralnego repozytorium (np. Google Drive, Dropbox, OneDrive, Notion).
• Każda umowa jest opatrzona metadanymi: status, kontrahent, data, osoba odpowiedzialna.

Schemat procesu:

• Wypełnienie formularza
• Automatyczne wygenerowanie umowy z szablonu
• Zatwierdzenie przez dział prawny lub menedżera
• Wysłanie do podpisu elektronicznego
• Automatyczne zapisanie i oznaczenie w repozytorium

Wykorzystane technologie

• Narzędzia do formularzy: Airtable, Typeform, Google Forms
• Generowanie dokumentów: Google Docs z integracją, DocsAutomator, Formstack Documents
• Workflow i automatyzacje: Make.com, Zapier, n8n
• Podpis elektroniczny: Autenti (PL), DocuSign, Adobe Sign
• Repozytorium dokumentów: Google Drive, OneDrive, Dropbox, Notion
• Systemy CRM / ERP: integracja z CRM (np. HubSpot, Pipedrive), by dane firmowe były uzupełniane automatycznie

Korzyści wdrożenia automatyzacji

• Redukcja błędów – dane kontrahenta są uzupełniane automatycznie, a szablony są zawsze aktualne.
• Skrócony czas obiegu umowy – nawet o 70% w porównaniu z procesem ręcznym.
• Centralizacja i wersjonowanie – każda umowa jest przechowywana w jednym miejscu i posiada status.
• Zgodność i bezpieczeństwo – podpisy elektroniczne spełniają wymogi prawne, a dokumenty są szyfrowane.
• Lepsze raportowanie i kontrola – łatwo sprawdzić, które umowy są w toku, podpisane, przeterminowane.

Automatyzacja tworzenia i zarządzania umowami eliminuje ręczne kopiowanie, chaos w wersjach i opóźnienia w obiegu dokumentów. Dzięki integracji formularzy, szablonów i podpisów elektronicznych cały proces można uprościć do kilku kliknięć. Centralizacja i standaryzacja sprawiają, że umowy są zawsze aktualne i łatwe do znalezienia. Automatyczny obieg zwiększa kontrolę i przyspiesza finalizację współpracy z klientem. To rozwiązanie, które nie tylko oszczędza czas, ale też podnosi profesjonalizm działania firmy.