Rentowność pod kontrolą – automatyczne obliczanie marży projektowej krok po kroku

Wiele firm projektowych, usługowych i wykonawczych wciąż analizuje rentowność swoich działań ręcznie – gromadząc dane o kosztach i przychodach w różnych arkuszach, dokumentach i wiadomościach e-mail. To proces nie tylko czasochłonny, ale również podatny na błędy. Tymczasem dokładne i szybkie obliczenie marży projektowej ma bezpośredni wpływ na decyzje zarządcze, wycenę usług i strategiczne planowanie.

Jeśli w Twojej firmie obliczanie marży polega na zbieraniu danych z wielu źródeł – czas na automatyzację. Dzięki niej zyskasz bieżący wgląd w rentowność projektów bez konieczności każdorazowego „ręcznego liczenia”.

Wyzwanie

Ręczne obliczanie marży projektowej wiąże się z wieloma trudnościami:

• Rozproszenie danych – koszty wykonawców, zakupy materiałów, czas pracy zespołu, faktury sprzedażowe – wszystko w innych plikach i narzędziach.
• Czasochłonność – zebranie danych i ich ujednolicenie może zająć godziny, a nawet dni.
• Ryzyko błędów – literówki, nieaktualne dane, pominięcie kosztów.
• Brak danych w czasie rzeczywistym – rentowność projektów jest znana dopiero po ich zakończeniu.
• Trudność w skalowaniu – im więcej projektów, tym większy chaos i ryzyko strat.

Założenia automatyzacji

Celem automatyzacji jest stworzenie jednego, zintegrowanego systemu, który w czasie rzeczywistym pobiera dane z różnych źródeł, łączy je i oblicza aktualną marżę każdego projektu – bez ręcznych obliczeń i kopiowania danych między narzędziami.

Jak może wyglądać zautomatyzowany proces?

1.Zbieranie danych kosztowych

• Koszty wykonawców z systemu księgowego lub pliku kosztów (np. z Excel, Google Sheets).
• Koszty materiałów i narzędzi z zamówień lub systemu zakupowego.
• Koszty pracy zespołu z narzędzi do ewidencji czasu pracy (np. Clockify, Toggl).

2.Import danych o przychodach

• Dane z faktur sprzedażowych pobierane automatycznie z programu do fakturowania (np. Fakturownia, inFakt, iFirma) lub systemu księgowego.

3.Centralna baza danych projektów

• Airtable, Google Sheets, Notion lub dedykowane narzędzie zintegrowane z CRM – zawierające wszystkie projekty i przypisane koszty/przychody.

4.Obliczanie marży

• System automatycznie zlicza sumę kosztów i przychodów, liczy marżę i oznacza projekty kolorami (np. zielony – rentowny, czerwony – poniżej założeń).

5.Dashboard i analizy

• Dane prezentowane są na interaktywnych dashboardach (np. w Looker Studio, Power BI) z możliwością filtrowania po klientach, typach projektów, miesiącach czy członkach zespołu.

6.Powiadomienia i alerty

• Automatyczne alerty, gdy marża spada poniżej ustalonego progu – system wysyła informację do managera projektu lub zarządu.

Wykorzystane technologie

Do automatyzacji obliczania marży projektowej można użyć:

• Make.com / Zapier – do łączenia danych z różnych narzędzi i ich synchronizacji.
• Airtable / Google Sheets / Notion – jako centrum danych o projektach i kosztach.
• Clockify / Toggl / Harvest – do rejestrowania czasu pracy i przeliczania go na koszt osobogodziny.
• Fakturownia / inFakt / iFirma / Xero / Quickbooks – do importu danych o przychodach.
• Power BI / Looker Studio – do wizualizacji danych i tworzenia dashboardów marżowych.
• CRM (np. HubSpot, Pipedrive) – jako źródło informacji o zrealizowanych projektach i klientach.

Korzyści wdrożenia automatyzacji

• Szybsze obliczanie marży – z dni do minut.
• Dokładność danych – automatyczne pobieranie eliminuje błędy ludzkie.
• Wgląd w czasie rzeczywistym – aktualna marża dostępna w każdej chwili.
• Lepsze decyzje biznesowe – widzisz, które projekty są opłacalne, a które przynoszą straty.
• Oszczędność czasu dla zespołu finansowego i project managerów – mniej ręcznej pracy, więcej analiz strategicznych.
• Skalowalność – proces działa tak samo dobrze przy 10, jak i 100 projektach miesięcznie.

Automatyzacja obliczania marży projektowej to inwestycja, która szybko się zwraca. Nie tylko poprawia jakość danych i decyzji, ale też podnosi efektywność całej organizacji. W erze pracy zdalnej, rozproszonych zespołów i coraz większej liczby projektów – takie rozwiązanie staje się niezbędne.

Jeśli chcesz mieć rentowność projektów pod kontrolą w czasie rzeczywistym – chętnie pomożemy zaprojektować i wdrożyć dopasowany do Twojej firmy system automatyzacji marży.