Obsługa wniosków bez chaosu – automatyzacja urlopów, delegacji i zgłoszeń w firmie -jeden system zamiast Excela i maili

Jeden system zamiast Excela i maili

W każdej firmie – niezależnie od wielkości – pracownicy składają różnego rodzaju wnioski: o urlop, delegację, sprzęt, pracę zdalną czy udział w szkoleniu. Problem pojawia się wtedy, gdy każdy dział obsługuje je „na swój sposób”: jeden przez maila, inny w Excelu, jeszcze inny na papierze. Brakuje centralnego systemu, spójnych zasad i możliwości monitorowania zgłoszeń w czasie rzeczywistym.

Efekt? Chaos organizacyjny, opóźnienia w akceptacjach, zgubione dokumenty i sfrustrowani pracownicy oraz managerowie. Na szczęście istnieje sposób, aby raz na zawsze uporządkować ten proces – dzięki automatyzacji.

Wyzwanie

Brak ustandaryzowanego i zautomatyzowanego systemu do obsługi wniosków niesie ze sobą konkretne trudności:

• Różne formaty zgłoszeń – maile, arkusze Excel, formularze papierowe, czaty.
• Brak przejrzystości – nie wiadomo, na jakim etapie jest dany wniosek ani kto go zatwierdza.
• Opóźnienia w obiegu informacji – przełożeni zapominają o akceptacji, a pracownicy dopytują, co się dzieje z ich wnioskiem.
• Trudności z archiwizacją i analizą – brak historii wniosków utrudnia audyt, raportowanie i wyciąganie wniosków.
• Niska skalowalność – im więcej pracowników, tym większy chaos i więcej błędów.

Założenia automatyzacji

Celem automatyzacji jest wdrożenie jednego, spójnego systemu do obsługi wszystkich rodzajów wniosków pracowniczych. Dzięki temu każdy wniosek trafia we właściwe miejsce, do odpowiedniej osoby, z odpowiednimi powiadomieniami – bez konieczności wysyłania dodatkowych maili czy przypominania się w wiadomościach.

Jak może wyglądać zautomatyzowany proces?

1.Zgłoszenie wniosku przez formularz

• Pracownik wybiera typ wniosku (np. urlop, delegacja, sprzęt, home office) i wypełnia standaryzowany formularz online.
• W zależności od typu zgłoszenia – wymagane są inne dane (np. daty, cel wyjazdu, numer sprzętu, miejsce szkolenia).

2.Automatyczne kierowanie do odpowiedniego przełożonego lub działu

• System na podstawie struktury organizacyjnej kieruje wniosek do odpowiedniej osoby decyzyjnej.
• Wniosek nie „zginie” – każda osoba otrzymuje powiadomienie i ma określony czas na reakcję.

3.Powiadomienia i przypomnienia

• Pracownik dostaje informację o statusie wniosku (przyjęty, oczekuje, odrzucony).
• System automatycznie przypomina osobom zatwierdzającym o oczekujących wnioskach.

4.Rejestracja i archiwizacja

• Każdy wniosek trafia do bazy danych z możliwością filtrowania i raportowania (np. historia urlopów, liczba wniosków sprzętowych).

5.Integracja z kalendarzami i systemem kadrowym

• Zatwierdzone wnioski urlopowe mogą być automatycznie wpisywane do kalendarza zespołu lub przekazywane do systemu HR.

Wykorzystane technologie

Do wdrożenia automatyzacji można wykorzystać różne narzędzia – od prostych rozwiązań no-code po pełnoprawne platformy HR:

• Formularze zgłoszeniowe: Google Forms, Jotform, Typeform
• Zarządzanie workflow i akceptacjami: Make.com, Zapier, Tallyfy, Flowrite, Baserow
• Baza zgłoszeń i rejestr: Airtable, Google Sheets, Notion, SmartSuite
• Systemy HR z modułami wniosków: Personio, Symfonia HR, Enova365, Calamari
• Komunikacja i przypomnienia: Slack, Microsoft Teams, e-mail (Gmail/Outlook)
• Raportowanie i analityka: Looker Studio, Power BI

Korzyści wdrożenia automatyzacji

• Jednolity i przejrzysty proces – każdy pracownik wie, jak złożyć wniosek, i śledzi jego status.
• Szybsza obsługa – automatyczne przekierowanie i powiadomienia skracają czas akceptacji.
• Mniej błędów i duplikatów – dane są ustrukturyzowane i trafiają do jednej bazy.
• Pełna historia i raporty – łatwy dostęp do danych o urlopach, szkoleniach czy delegacjach.
• Oszczędność czasu działów HR i administracji – koniec z przeklejaniem i przepisywaniem danych.
• Skalowalność – proces działa tak samo dobrze przy 10, jak i 200 pracownikach.

Automatyzacja obsługi wniosków to prosty sposób, by uporządkować codzienną organizację pracy, przyspieszyć działania administracyjne i poprawić doświadczenie pracowników. Niezależnie od wielkości firmy – ustandaryzowany i cyfrowy proces wniosków zawsze się opłaca.

Jeśli Twoja firma wciąż korzysta z maili, Excela i „przypominaczy” w kalendarzu – czas na zmianę. Możemy pomóc Ci zaprojektować i wdrożyć prosty, ale skuteczny system obsługi wniosków – dopasowany do Waszych realnych potrzeb.