Jak zautomatyzować zarządzanie kończącymi się umowami i wykorzystać szanse sprzedażowe?

Kończący się kontrakt to nie tylko sygnał do działania – to szansa. Szansa na odnowienie współpracy, sprzedaż dodatkowej usługi, zaproponowanie nowej oferty lub wzmocnienie relacji z klientem. W praktyce jednak wiele firm przegapia ten moment. Dlaczego? Bo przypomnienie o kończącej się umowie trafia do kalendarza „na szybko”, gdzieś w Excelu, albo… w ogóle nie trafia.

Brak systemowego podejścia do zarządzania kończącymi się umowami prowadzi do straty przychodów, osłabienia retencji i zmarnowanych okazji sprzedażowych. Na szczęście ten proces da się skutecznie zautomatyzować – i to bez wdrażania drogich, skomplikowanych systemów.

Wyzwanie

Ręczne zarządzanie kończącymi się kontraktami i okazjami sprzedażowymi wiąże się z konkretnymi problemami:

• Brak systematyczności – nie wiadomo, kto, kiedy i do jakiego klienta powinien się odezwać.
• Nieregularność przypomnień – zapisywane w kalendarzu, ale łatwe do przeoczenia.
• Rozproszenie danych – umowy trzymane są w Excelu, e-mailach, PDF-ach lub tylko „w głowie handlowca”.
• Brak synchronizacji z CRM – zespół sprzedaży nie widzi, że właśnie nadarza się idealny moment na kontakt.
• Strata szans sprzedażowych – bo zabrakło jednego maila lub telefonu w odpowiednim momencie.

Założenia automatyzacji

Celem automatyzacji jest stworzenie systemu, który:

• Monitoruje daty zakończenia umów.
• Automatycznie przypomina zespołowi o zbliżającym się końcu współpracy.
• Uruchamia działania sprzedażowe (np. e-mail, call, follow-up).
• Pomaga przygotować personalizowaną ofertę odnowienia lub rozszerzenia usług.
• Daje możliwość raportowania statusów odnowień i szans sprzedażowych.

Jak może wyglądać zautomatyzowany proces?

1.Centralna baza umów z datami końca

• Wszystkie umowy (z CRM, arkuszy Excel, Google Sheets, Airtable) trafiają do jednej bazy z datą końca, nazwą klienta i przypisanym opiekunem.

2.Automatyczne przypomnienie do opiekuna

• Na 30/60/90 dni przed końcem umowy system wysyła powiadomienie do odpowiedniego członka zespołu (Slack, e-mail, Teams).

3.Dodanie zadania w CRM

• W CRM (np. HubSpot, Pipedrive) automatycznie tworzy się zadanie typu „Odnowienie umowy” lub „Upsell – kontakt z klientem”.

4.Personalizowany e-mail do klienta

• System może automatycznie wysłać wstępny e-mail z zapytaniem o przedłużenie współpracy lub z przypomnieniem o kończącej się umowie.

5.Checklisty dla handlowca / accounta

• Automatyczne checklisty wspierające przygotowanie oferty: sprawdzenie historii współpracy, zadowolenia klienta, możliwości rozszerzenia usługi.

6.Status i raportowanie

• Zespół ma dostęp do dashboardu pokazującego wszystkie kończące się kontrakty i statusy kontaktu z klientem.

Wykorzystane technologie

Do wdrożenia automatyzacji zarządzania umowami i szansami sprzedażowymi możesz wykorzystać:

• CRM (HubSpot, Pipedrive, Zoho) – do przypisania kontaktów, automatycznych zadań i notyfikacji.
• Google Sheets / Airtable / Notion – jako baza danych umów, jeśli nie korzystasz jeszcze z CRM.
• Make.com / Zapier – do integracji między bazą danych, CRM, kalendarzem i e-mailami.
• Slack / Microsoft Teams / e-mail – do automatycznych przypomnień dla zespołu.
• Looker Studio / Power BI – do raportowania liczby kończących się umów, skuteczności odnowień i wartości sprzedaży dodatkowej.

Korzyści wdrożenia automatyzacji

• Zero przegapionych umów – system przypomina, zanim kontrakt się skończy.
• Więcej odnowień i upsellingów – zespół sprzedaży działa proaktywnie.
• Lepsza organizacja pracy – wiadomo, kto i kiedy powinien się odezwać.
• Spójność i standaryzacja – każdy klient przechodzi przez taki sam, przemyślany proces.
• Lepsze doświadczenie klienta – klient czuje się zaopiekowany, a nie „zapomniany”.
• Większa przewidywalność przychodów – możesz wcześniej planować, które kontrakty się kończą i jaki mają potencjał.

Zarządzanie kończącymi się kontraktami to coś więcej niż tylko przypomnienie o dacie – to moment, który może zdecydować o utracie klienta albo… o nowej sprzedaży. Zautomatyzowany proces odnowień i upsellingu pozwala działać z wyprzedzeniem, mądrze i konsekwentnie – bez zależności od kalendarza czy Exceli.

Jeśli chcesz lepiej wykorzystywać potencjał obecnych klientów i zwiększyć skuteczność swojego zespołu – pomożemy Ci zbudować system, który działa za Ciebie.