Automatyzacja vs. zatrudnienie kolejnego pracownika – co się bardziej opłaca Twojej firmie?

Czy warto zatrudnić nową osobę do zespołu, czy może lepiej zainwestować w automatyzację procesów? To pytanie zadaje dziś sobie coraz więcej właścicieli firm, menedżerów i specjalistów HR. 

W 2025 roku firmy działają w realiach presji kosztowej, rosnących oczekiwań klientów i dynamicznego rozwoju technologii. Z jednej strony – brakuje rąk do pracy. Z drugiej – automatyzacja jest tańsza, łatwiej dostępna i… coraz bardziej „ludzka”.

Szacuje się, że około połowa wszystkich zadań wykonywanych przez ludzi w firmach można zautomatyzować – często bez pisania ani jednej linijki kodu. To nie jest już futurystyczna wizja, ale realna opcja dla MŚP, e-commerce, firm usługowych czy startupów.

Tylko… co wybrać?

• Czy inwestycja w nowego pracownika się zwróci?
  
• Czy bot poradzi sobie równie dobrze?
  
• Co będzie bardziej skalowalne za rok?
  

Odpowiadamy: to zależy. Ale w tym artykule damy Ci ramy decyzyjne, dane i checklisty, które pozwolą wybrać najlepiej.

Szacowane koszty zatrudnienia nowego pracownika

Zatrudnienie nowej osoby to dużo więcej niż tylko pensja. Oto pełen przegląd kosztów na przykładzie specjalisty ds. administracyjnych, marketingowych lub obsługi klienta.

Składniki kosztów zatrudnienia:

Składnik	Średni koszt miesięczny (PLN)	Koszt roczny (PLN)
Wynagrodzenie brutto	6 500 zł	78 000 zł
Składki pracodawcy	1 300 zł	15 600 zł
Rekrutacja i onboarding	—	5 000 zł
Szkolenia i adaptacja	—	3 000 zł
Narzędzia pracy (sprzęt, oprogramowanie)	—	2 000 zł
Absencje, rotacja, błędy ludzkie	—	5 000–10 000 zł

Łącznie: między 100 000 a 120 000 zł rocznie pod warunkiem, że pracownik zostanie w firmie dłużej niż rok.

Koszt rotacji pracownika

Według LinkedIn Talent Solutions, koszt utraty pracownika to średnio do 30% jego rocznego wynagrodzenia – czasem nawet więcej, jeśli doliczyć stratę wiedzy i koszt ponownej rekrutacji.

Koszt automatyzacji – ile to naprawdę kosztuje?

Dla porównania – automatyzacja tego samego zakresu zadań (np. zarządzanie fakturami, przypomnienia mailowe, aktualizacja CRM):

 Koszty automatyzacji

Element	Koszt jednorazowy / miesięczny
Wdrożenie przez firmę lub freelancera	3 000–15 000 zł
Narzędzia SaaS (Make, Airtable, Zapier, Notion)	100–300 zł/mies.
Utrzymanie i monitoring	0–1 000 zł/mies. (opcjonalnie)

Roczny koszt: od 5 000 zł do 20 000 zł

Porównując: automatyzacja może być nawet 5x tańsza niż etat, a działa 24/7, bez urlopu, L4 i kawy.

Co możesz zautomatyzować w 2025 roku

Poniżej przykładowa lista obszarów i procesów, które możesz zautomatyzować, oszczędzając tysiące złotych miesięcznie:

E-commerce i logistyka

• Generowanie faktur i etykiet
  
• Przesyłanie danych do magazynu
  
• Powiadomienia o statusie zamówienia
  

Obsługa klienta

• Automatyczne odpowiedzi na FAQ
  
• Eskalacja zgłoszeń do człowieka
  
• Generowanie i wysyłka regulaminów, formularzy

HR i administracja

• Onboarding nowych pracowników
  
• Zarządzanie urlopami
  
• Automatyczne przypomnienia o badaniach i dokumentach

Marketing

• Harmonogramy publikacji postów (IG, FB, LinkedIn)
  
• Lead scoring i przypomnienia
  
• Raporty z GA4, Facebook Ads, Google Ads

Sprzedaż i CRM

• Follow-upy do leadów
  
• Przenoszenie kontaktów między systemami
  
• Przypomnienia o płatnościach

Kiedy automatyzacja NIE działa?

Mimo ogromnych możliwości automatyzacji, nie wszystkie procesy da się zrobotyzować. Co więcej – czasem nawet nie warto próbować, bo ryzyko strat może przewyższyć potencjalne zyski.

1. Procesy wymagające empatii, relacji i elastyczności

W obszarach takich jak:

• opieka nad klientami VIP,
  
• rekrutacja na stanowiska kreatywne lub kierownicze,
  
• rozwiązywanie niestandardowych problemów (np. w reklamacjach),
  

…kontakt z człowiekiem jest po prostu niezastąpiony.

Automat nie „wyczuje tonu głosu”, nie zinterpretuje niejasnej wiadomości, nie zapyta: „czy mogę jakoś pomóc?” w ciepły, ludzki sposób.

2. Procesy niestabilne, które często się zmieniają

Automaty lubią stabilność. Jeśli proces zmienia się co 2 tygodnie (np. bo „klient znów zmienił zdanie”), inwestycja w automatyzację może się nie zwrócić

3. Gdy firma nie jest gotowa na automatyzację

• Brakuje opisanych procesów
  
• Dane są porozrzucane po arkuszach i mailach
  
• Brak podstawowej integracji narzędzi
  

W takim przypadku lepiej zacząć od uporządkowania środowiska, a dopiero potem automatyzować.

Model hybrydowy – praca człowieka połączona z automatyzacją 

Coraz więcej firm wybiera model mieszany, w którym automatyzacja i zatrudnienie ludzi współistnieją i się uzupełniają.

Jak to wygląda w praktyce?

• Pracownik HR rozmawia z kandydatami → ale dokumenty są generowane automatycznie
  
• Account Manager kontaktuje się z klientem → ale oferty tworzy system
  
• Analityk przygotowuje rekomendacje → ale dashboardy robią się same

Zasada: ludzie do myślenia, roboty do klikania

W modelu hybrydowym automatyzujemy wszystko, co:
✅ Jest powtarzalne
✅ Można opisać regułami
✅ Zajmuje dużo czasu, ale nie wnosi wartości strategicznej

A ludzi angażujemy tam, gdzie trzeba:
✅ Kreatywności
✅ Relacji
✅ Decyzji

Narzędziownik 2025 – w co warto zainwestować?

Poniżej ranking najczęściej wybieranych narzędzi do automatyzacji przez firmy z sektora MŚP, e-commerce i usług B2B:

Narzędzie	Do czego się nadaje?	Cena (od)	Plusy	Minusy
Make.com	Automatyzacje bez kodu	9$/mies.	Elastyczność, integracje	Wymaga nauki
Zapier	Automatyzacje „szybkiego startu”	20$/mies.	Prosty w obsłudze	Ograniczone możliwości w darmowej wersji
n8n.io	Zaawansowane workflow	darmowe/open source	Brak kosztów	Wymaga hostingu
Airtable	Baza danych + automatyzacje	od 10$/mies.	Intuicyjność, integracje	Droższy na większych planach
Notion + AI	Organizacja + asystent AI	od 8$/mies.	Wielofunkcyjność	Nie każdemu odpowiada UI
Google Apps Script	Automatyzacja GSuite	darmowe	Ogromne możliwości	Wymaga pisania kodu
Tally + Make	Formularze + automatyzacja	darmowe	UX, integracje	Mniej znane
ClickUp	Zarządzanie projektami + automaty	od 7$/mies.	All-in-one	Może być „przeładowane”
Webflow + Zapier	Automatyzacja kontaktów z www	zależnie od planu	Skuteczność	Koszt przy skali
Slack + Make	Notyfikacje i alerty	darmowe	Łączenie zespołów z automatyzacją	Wymaga planu Pro przy dużych teamach

Jak podjąć decyzję? Krok po kroku

Podejmowanie decyzji o automatyzacji lub zatrudnieniu można oprzeć na prostym frameworku:

Krok 1: Audyt procesów

Spisz wszystkie procesy w firmie, które:

• zajmują dużo czasu
  
• są powtarzalne
  
• generują błędy
  

Krok 2: Policz koszty

Dla każdego procesu policz:

• czas (w roboczogodzinach)
  
• koszt zatrudnienia osoby
  
• koszt automatyzacji
  

Krok 3: Oceń potencjał automatyzacji

Nadaj punktację wg:

• Powtarzalność (1–5)
  
• Czasochłonność (1–5)
  
• Potencjalna oszczędność (1–5)
  

Te z najwyższą punktacją są kandydatami do automatyzacji.

Krok 4: Zacznij od jednego procesu

Nie wszystko naraz. Zacznij od 1–2 procesów – tam, gdzie ROI będzie szybkie i oczywiste.

Podsumowanie – co się bardziej opłaca?

Kryterium	Zatrudnienie	Automatyzacja
Koszt roczny	100 000+ zł	5 000–20 000 zł
Dostępność	40h/tyg	24/7
Skalowalność	niska	bardzo wysoka
Rotacja	możliwa	brak
Elastyczność	wysoka	średnia
Innowacyjność	ograniczona	ogromna
Wartość strategiczna	tak	zależy od procesu

Wniosek: jeśli proces jest przewidywalny, powtarzalny i regułowy – automatyzuj. Jeśli wymaga myślenia, kontaktu lub improwizacji – zatrudnij. Często najlepszym rozwiązaniem jest połączenie obu podejść.