Automatyzacja przetwarzania faktur kosztowych z e-maila do systemu Fakturowania.pl

Wiele firm codziennie odbiera dziesiątki faktur kosztowych na skrzynkę mailową. Ręczne pobieranie załączników, wprowadzanie danych do systemu i archiwizacja dokumentów zajmuje cenny czas zespołu finansowego i niesie ryzyko błędów. Automatyzacja tego procesu pozwala nie tylko zyskać czas, ale także zapewnia większą spójność danych i eliminuje ryzyko pominięcia dokumentów.

Rosnąca potrzeba automatyzacji obsługi faktur

Z danych PayStream Advisors wynika, że ręczne przetwarzanie jednej faktury kosztowej zajmuje średnio od 8 do 10 minut. W skali miesiąca oznacza to dziesiątki roboczogodzin poświęconych na powtarzalne czynności, które można z łatwością zautomatyzować. W świecie MŚP, gdzie efektywność operacyjna jest kluczowa, automatyzacja obsługi faktur kosztowych staje się nie tyle opcją, co koniecznością.

Wyzwanie: Ręczne przetwarzanie faktur e-mailowych

Firmy, które nie posiadają zautomatyzowanego procesu przetwarzania faktur, napotykają na szereg problemów:

• Czasochłonność – każda faktura wymaga otwarcia e-maila, pobrania pliku, otwarcia systemu Fakturowania.pl i przepisania danych.
• Błędy ludzkie – literówki, pomyłki w kwotach, NIP-ach czy datach zdarzają się często.
• Ryzyko pominięcia – przy większej liczbie wiadomości e-mail można łatwo przeoczyć dokument.
• Brak spójności archiwizacji – faktury są przechowywane w różnych miejscach (lokalnie, na poczcie, w systemie).

Założenia automatyzacji: Jak działa proces po wdrożeniu?

Celem jest stworzenie w pełni zautomatyzowanego procesu, który działa w tle i nie wymaga codziennej ingerencji pracowników. Oto krok po kroku, jak wygląda taki scenariusz:

1. Monitorowanie skrzynki e-mail
   System automatycznie skanuje wskazane konto e-mail i wychwytuje przychodzące wiadomości z fakturami.
2. Rozpoznanie i pobranie załączników
   Za pomocą filtrów (np. tylko PDF-y od zaufanych nadawców) pobierane są wyłącznie faktury kosztowe.
3. Odczyt danych z faktury
   Narzędzie OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) wyciąga kluczowe dane z dokumentu: NIP, datę, kwotę, numer faktury itd.
4. Utworzenie nowego wpisu w Fakturowani
   Dane z faktury są automatycznie wprowadzane do systemu Fakturowania.pl jako nowy dokument kosztowy.
5. Archiwizacja
   Kopia pliku jest zapisywana w wybranym miejscu – np. na Google Drive, Dropboxie lub w chmurze firmowej.
6. Powiadomienie
   Opcjonalnie – zespół finansowy otrzymuje potwierdzenie przetworzenia faktury lub alerty o błędach.

Wykorzystane technologie

Do realizacji takiego scenariusza można wykorzystać sprawdzone narzędzia no-code/low-code:

• Make.com lub Zapier – do budowy logiki integracji między skrzynką e-mail a Fakturowaniem.pl.
• Gmail/Outlook API – do monitorowania skrzynki mailowej i pobierania załączników.
• PDF.co / Rossum / Nanonets / Parsio – narzędzia OCR do odczytu danych z faktur PDF.
• Fakturowania.pl API – do bezpośredniego wprowadzania danych do systemu.
• Google Drive / Dropbox / OneDrive – do archiwizacji przetworzonych dokumentów.

Korzyści wdrożenia automatyzacji

• Oszczędność czasu – automatyzacja skraca czas przetwarzania faktury z 10 minut do kilku sekund.
• Eliminacja błędów ludzkich – dane są wprowadzane bezpośrednio z faktur, co ogranicza pomyłki.
• Bezpieczeństwo i archiwizacja – każdy dokument jest automatycznie zapisany w chmurze.
• Skalowalność – system działa niezależnie od liczby faktur dziennie.
• Większa kontrola – dzięki automatycznym alertom i raportom można łatwo monitorować cały proces.

Automatyzacja przetwarzania faktur kosztowych to jeden z najprostszych i najbardziej opłacalnych kroków w kierunku cyfryzacji finansów firmy. Dzięki zastosowaniu narzędzi integracyjnych i OCR możliwe jest zbudowanie stabilnego, bezobsługowego procesu, który znacząco odciąża zespół finansowy i poprawia jakość danych w systemie.

Jeśli Twoja firma boryka się z manualnym wprowadzaniem faktur – warto rozważyć wdrożenie takiej automatyzacji. Skontaktuj się z naszym zespołem, a przygotujemy indywidualny scenariusz dopasowany do Twoich potrzeb.