Automatyzacja delegacji i wydatków służbowych – jak usprawnić zarządzanie, rozliczenia i obieg dokumentów?

W wielu firmach proces zarządzania delegacjami i rozliczania wydatków służbowych nadal odbywa się ręcznie. Pracownicy drukują formularze, załączają papierowe paragony, skanują dokumenty i przesyłają je mailem lub przynoszą do biura. To generuje chaos, opóźnienia, błędy i frustrację zarówno po stronie pracowników, jak i działu księgowości.

Według danych firmy GBTA aż 62% pracowników spędza ponad godzinę tygodniowo na ręcznym rozliczaniu wydatków, a 19% z nich przyznaje, że gubi dokumenty związane z delegacjami. To nie tylko strata czasu, ale też ryzyko błędów księgowych i nieefektywne wykorzystanie zasobów firmy.

Wyzwanie

Ręczne zarządzanie delegacjami i wydatkami wiąże się z wieloma problemami:

• Rozproszone źródła danych – wydatki są dokumentowane w różnych formatach (PDF, skany, zdjęcia paragonów, papierowe faktury).
• Błędy w rozliczeniach – ręczne przepisywanie kwot prowadzi do pomyłek i konieczności korekt.
• Brak transparentności – zarząd nie ma wglądu w bieżące koszty podróży służbowych.
• Opóźnienia – pracownicy zwlekają z dostarczeniem dokumentów, a księgowość z rozliczeniem.
• Duża liczba maili i papierowych dokumentów- trudne do zarchiwizowania i wyszukiwania w razie kontroli.

Założenia automatyzacji

Celem automatyzacji jest uproszczenie całego procesu – od planowania delegacji, przez zatwierdzanie, aż po rozliczenie wydatków i archiwizację dokumentów. Proces może wyglądać następująco:

1. Zgłoszenie delegacji – Pracownik wypełnia prosty formularz online (np. w Airtable, Google Forms, Jotform). Formularz zawiera cel wyjazdu, daty, miejsce oraz przewidywane koszty.
2. Zatwierdzenie przez przełożonego – Automatyczne powiadomienie trafia do przełożonego, który jednym kliknięciem zatwierdza lub odrzuca zgłoszenie.
3. Zbieranie wydatków – W trakcie delegacji pracownik fotografuje paragony i faktury, które są przesyłane przez aplikację mobilną lub e-mail. System automatycznie odczytuje dane z dokumentów (OCR) i przypisuje je do delegacji.
4. Rozliczenie – Po powrocie pracownik uzupełnia wydatki w aplikacji, a system automatycznie sumuje kwoty i generuje raport. Księgowość otrzymuje gotowy do zatwierdzenia i zaksięgowania dokument.
5. Archiwizacja – Wszystkie dokumenty są automatycznie zapisywane w chmurze i przypisane do konkretnego pracownika oraz delegacji.

Wykorzystane technologie

Do wdrożenia takiego scenariusza można użyć dostępnych na rynku narzędzi no-code i low-code:

• Make.com lub Zapier – do automatyzacji przepływu danych między aplikacjami.
• Airtable / Google Sheets – do centralnego rejestrowania delegacji i wydatków.
• Jotform / Typeform – do zbierania zgłoszeń delegacji.
• Google Drive / Dropbox / OneDrive – do przechowywania dokumentów.
• Klippa, Nanonets, Rossum – do odczytu danych z paragonów i faktur (OCR).
• Slack / Microsoft Teams / e-mail – do powiadomień o nowych delegacjach i potrzebie zatwierdzenia.
• DocuSign / Adobe Sign – do podpisu cyfrowego w przypadku potrzeby akceptacji formalnej.

Korzyści wdrożenia automatyzacji

• Oszczędność czasu – mniej manualnych zadań dla pracowników i księgowości.
• Zmniejszenie liczby błędów – dzięki automatycznemu odczytowi danych.
• Szybsze rozliczenia – system sam przypomina o zaległych rozliczeniach.
• Lepsza kontrola kosztów – dzięki analizie danych w czasie rzeczywistym.
• Bezpieczna archiwizacja – dokumenty zawsze dostępne w chmurze.
• Transparentność – przełożeni i finanse mają dostęp do pełnej historii delegacji.

Automatyzacja procesu delegacji i wydatków służbowych nie tylko odciąża zespół administracyjny, ale także zwiększa przejrzystość i zgodność z przepisami. Dzięki cyfryzacji dokumentów, każda firma może być gotowa na ewentualną kontrolę i działać zgodnie z polityką kosztową.

Firmy, które zdecydują się na wdrożenie tego typu rozwiązania, zyskują nie tylko większą efektywność, ale też komfort pracy – zarówno dla zespołów w terenie, jak i w biurze. Jeśli chcesz uporządkować proces rozliczeń delegacji w swojej firmie, chętnie pomożemy Ci zaprojektować i wdrożyć odpowiednie rozwiązanie.