Case study: Automatyzacja procesów z Airtable i Make.com

Dla KMK Energia, firmy działającej w sektorze odnawialnych źródeł energii, szybki dostęp do danych i uporządkowany system to podstawa sprawnej obsługi klientów. Naszym celem było stworzenie rozwiązania, które odciąży zespół i przyspieszy codzienne procesy.

Wyzwanie

W dynamicznie rozwijającej się firmie każda minuta ma znaczenie. Tymczasem KMK Energia borykała się z kilkoma istotnymi utrudnieniami:

1. Brak centralnej bazy klientów – informacje były rozproszone w różnych plikach i systemach, co utrudniało zarządzanie oraz komunikację między zespołami.
   
2. Ręczne tworzenie folderów i dokumentów – każdy nowy klient oznaczał konieczność ręcznego zakładania struktury folderów na OneDrive lub Google Drive.
   
3. Brak raportowania i analiz – firma nie miała narzędzi do bieżącego monitorowania skuteczności działań handlowców ani liczby zamkniętych transakcji.
   

Rozwiązanie

Postawiliśmy na prostotę, automatyzację i system, który rośnie razem z firmą. Wdrożone rozwiązania miały natychmiast odciążyć zespół i uporządkować najważniejsze dane:

1. Stworzenie zintegrowanej bazy klientów w Airtable – z unikalnym ID, statusem realizacji, danymi kontaktowymi i widokami filtrowanymi wg handlowców czy etapów współpracy.
   
2. Automatyzacja tworzenia folderów w OneDrive przez Make.com – każdy nowy klient automatycznie otrzymuje komplet folderów, co całkowicie eliminuje manualne działania.
   
3. Wdrożenie formularzy i raportów – formularze do łatwego dodawania klientów i ankiety do zbierania danych, zintegrowane z bazą i uzupełnione o dashboardy z kluczowymi metrykami.
   

Rezultaty

Efekty wdrożenia dało się odczuć praktycznie od razu – mniej klikania, więcej czasu na działanie. KMK Energia zyskała system, który realnie wspiera rozwój i codzienną pracę zespołu:

1. 50% mniej pracy manualnej związanej z zakładaniem folderów i wprowadzaniem danych – automatyzacja pozwoliła skupić się na pracy z klientem, a nie na porządkowaniu dokumentów.
   
2. Pełna widoczność procesu sprzedaży – cały proces klienta, od wizji lokalnej po rozliczenie, jest teraz dostępny z poziomu jednej bazy.
3. Gotowość do skalowania – system działa w darmowej wersji Airtable, obsługuje kilkaset rekordów i jest gotowy do rozbudowy o e-podpisy, przypomnienia i integracje z księgowością.

Gdzie jeszcze sprawdzi się takie rozwiązanie?

Model wdrożony w KMK Energia to nie tylko narzędzie — to sposób na pracę mądrzej, szybciej i z większym spokojem. Podobne podejście można z powodzeniem zastosować w wielu innych branżach i działach firm:

• W e-commerce i retailu, gdzie liczy się błyskawiczna obsługa zamówień, sprawna obsługa zwrotów i uporządkowana komunikacja między zespołami — automatyzacje pomagają obniżyć koszty operacyjne i poprawiają kontrolę nad stanami magazynowymi.
• W logistyce i fulfillment, gdzie każde opóźnienie to koszt — zintegrowane bazy i automatyczne tworzenie dokumentacji ułatwiają śledzenie przesyłek, reklamacji i synchronizację danych między systemami.
• W firmach B2B i produkcyjnych, które potrzebują bieżących informacji o klientach, statusie zamówień i historii zgłoszeń serwisowych — uporządkowany system pozwala działać szybciej i dokładniej.
• W usługach premium, gdzie liczy się wysoki poziom personalizacji i dbałość o każdy detal — dobrze zaplanowany workflow pozwala zespołom skupić się na kliencie, zamiast tonąć w plikach i powtarzalnych zadaniach.

Niezależnie od branży – jeśli Twoja firma obsługuje klientów, przetwarza dane i zależy Ci na automatyzacji codziennych zadań — takie rozwiązanie może zmienić tempo i komfort pracy całego zespołu.