Automatyzacja obiegu faktur kosztowych: Od e-maila do systemu księgowego bez ręcznego przepisywania

W firmach MŚP obsługa faktur kosztowych bywa uciążliwa – dokumenty wpływają różnymi kanałami (e-mail, papier, skan), a ich ręczne przetwarzanie zajmuje mnóstwo czasu. Automatyzacja tego procesu pozwala uprościć obieg faktur, przyspieszyć akceptacje, wyeliminować błędy i lepiej kontrolować wydatki.

Według raportu Ardent Partners, średni czas cyklu przetwarzania faktury bez automatyzacji wynosi 8,3 dnia, a koszt przetworzenia jednej faktury to średnio 10–20 euro. Automatyzacja potrafi skrócić ten czas o 60–80%.

Wyzwanie

W firmach bez automatyzacji obieg faktur wygląda zwykle tak:

• Faktury przychodzą na różne skrzynki e-mail lub w wersji papierowej.
• Pracownik musi je ręcznie pobrać, wydrukować lub zeskanować.
• Następnie wprowadza dane do arkusza lub systemu ERP.
• Wysyła fakturę do akceptacji (najczęściej e-mailem).
• Po akceptacji musi ją ręcznie zaksięgować lub przekazać do księgowości.

Główne problemy:

• Rozproszenie kanałów wpływu faktur.
• Ręczne przepisywanie danych → błędy.
• Trudność w śledzeniu statusu akceptacji.
• Opóźnienia w płatnościach lub duplikaty.
• Brak historii i audytu decyzji.

Założenia automatyzacji

Celem jest zautomatyzowanie pełnego procesu: od momentu wpłynięcia faktury do jej zapisania w systemie księgowym z odpowiednimi metadanymi.

Jak wygląda proces po automatyzacji?

1] Odbiór faktur

• Faktury wpływające na e-mail są automatycznie przekierowywane do systemu (np. Make, Zapier).
• Możliwość importu plików PDF z folderu (np. Google Drive, Dropbox, OneDrive).

2] Odczyt danych z faktury (OCR + AI)

• Narzędzie OCR (np. Nanonets, Rossum, Klippa) automatycznie wyodrębnia dane: dostawca, kwota, NIP, data, numer faktury, kategorie kosztów.

3] Rejestracja faktury w bazie danych

• Dane z faktury trafiają do centralnego rejestru (np. Airtable, Google Sheets, Notion, system ERP).

4] Automatyczne przypisanie osoby do akceptacji

• Na podstawie typu kosztu, projektu lub dostawcy – system wysyła automatyczne powiadomienie do odpowiedniej osoby (np. via Slack, e-mail).

5] Proces akceptacji

• Osoba akceptująca otrzymuje prosty formularz (np. w Typeform, Tally, Slack) z przyciskiem „Akceptuj” / „Odrzuć”.
• Decyzja zapisywana jest w systemie.

6] Eksport do księgowości

• Po akceptacji faktura automatycznie trafia do systemu księgowego (np. w formacie CSV, przez API lub integrację z programem typu wfirma.pl, inFakt, Enova, Comarch).

7] Archiwizacja

• Faktura w PDF i dane trafiają do uporządkowanej chmury (np. Google Drive z odpowiednimi folderami).

Wykorzystane technologie

• Make.com lub Zapier – do automatyzacji przepływu danych.
• Nanonets / Klippa / Rossum / Microsoft Form Recognizer – OCR + AI do odczytu faktur.
• Google Workspace / Dropbox / OneDrive – magazyn dokumentów.
• Airtable / Google Sheets / Notion – baza danych z rejestrem faktur.
• Slack / Email / Typeform / Tally – powiadomienia i proces akceptacji.
• API do systemu księgowego – np. wfirma, inFakt, Comarch ERP Optima.

Korzyści wdrożenia automatyzacji

• Redukcja błędów – brak ręcznego przepisywania danych.
• Skrócenie czasu akceptacji – nawet o 70%.
• Lepsza kontrola – pełna historia akceptacji i statusu faktur.
• Bezpieczna archiwizacja – łatwy dostęp do dokumentów.
• Skalowalność – proces działa niezależnie od liczby dokumentów.

Usprawnienie obiegu faktur kosztowych to jeden z najbardziej opłacalnych scenariuszy automatyzacji w firmie. Nawet niewielkie wdrożenie no-code pozwala odzyskać dziesiątki godzin miesięcznie i zminimalizować ryzyko błędów. Jeśli Twoja firma przetwarza więcej niż 20 faktur miesięcznie – warto pomyśleć o takim rozwiązaniu już dziś.