Automatyzacja rozliczeń i kosztów pracy w Airtable: Jak zbudować moduł, który sam uzupełnia dane?

Firmy działające w modelu projektowym, zwłaszcza w branżach usługowych czy wykonawczych, coraz częściej szukają sposobów na zautomatyzowanie rozliczeń i ujednolicenie danych w jednym systemie. Jednym z najczęstszych wyzwań jest powtarzalne wprowadzanie danych o pracownikach, ich stawkach, dodatkach, a także kosztach związanych z konkretnym zleceniem – takich jak hotele, kilometry, czy materiały. Dzięki Airtable i integracjom no-code można stworzyć wydajny system, który nie tylko porządkuje te dane, ale również automatycznie wypełnia pola na podstawie wcześniejszych wyborów.

Wyzwanie

Obecnie firmy często mają rozproszone dane w różnych arkuszach lub narzędziach – osobno lista zleceń, osobno rozliczenia, osobno koszty i stawki pracowników. Takie podejście prowadzi do:

• duplikacji danych, która generuje błędy,
• czasochłonnego kopiowania informacji między tabelami,
• niskiej skalowalności – wzrost liczby zleceń drastycznie zwiększa nakład pracy,
• braku spójności w danych, co utrudnia rozliczenia.

Zespół często wykonuje powtarzalne czynności: dodaje te same stawki, powtarza te same wpisy kosztów, mimo że te informacje można by wprowadzić tylko raz – i wykorzystać ponownie.

Założenia automatyzacji

Celem automatyzacji jest połączenie wszystkich kluczowych etapów pracy – od planowania, przez realizację, po rozliczenie – w jednej bazie Airtable z logicznie połączonymi tabelami oraz automatycznym wypełnianiem danych. Oto jak można to osiągnąć:

Krok 1: Struktura bazy Airtable

Tworzymy następujące tabele:

• Zlecenia – podstawowe informacje o projekcie: klient, lokalizacja, data, usługi (np.”weekend”).
• Pracownicy – lista osób z przypisanymi stawkami, dniówkami, premiami za konkretne usługi.
• Zespół przy projekcie – relacja między pracownikami a konkretnym zleceniem, tutaj dodajemy osoby i ich rolę.
• Koszty dodatkowe – wpisywane osobno: hotele, paliwo, materiały.
• Rozliczenia pracowników – tabela zbierająca dane na temat wynagrodzenia pracowników na podstawie udziału w zleceniach.

Krok 2: Automatyczne uzupełnianie danych

1. Dodanie pracownika do zlecenia – po dodaniu rekordu w tabeli „Zespół przy projekcie”:
   • automatycznie wypełniają się jego dane (dniówka, stawka),
   • jeśli zlecenie zawiera „weekend” – dodaje się automatycznie premia za tę usługę.
2. Flagi serwisowe – oznaczenia przy projekcie (np. „nocka”, „weekend”) aktywują automatyczne obliczenia dodatków do wynagrodzeń.

3. Rozliczenie – system sumuje wszystkie dniówki, premie, koszty zakwaterowania i inne dodatki, tworząc gotowe zestawienie do rozliczenia miesięcznego.
   

Wykorzystane technologie

Do stworzenia tej automatyzacji można wykorzystać:

• Airtable – jako główna baza danych z relacjami między tabelami.
• Make.com (Integromat) – do bardziej zaawansowanych automatyzacji, np. kopiowania danych, obliczeń.
• Formuły i automatyzacje Airtable – logika obliczeń wbudowana bez kodu.
• Airtable Interfaces – stworzenie wizualnych interfejsów dla planowania, kosztów i rozliczeń (np. oddzielne widoki dla brygadzisty i działu HR).
• Scripting (opcjonalnie) – jeśli trzeba wprowadzić bardziej dynamiczne działania, np. skrypt tworzący wpisy w rozliczeniach na podstawie statusu projektu.

Korzyści wdrożenia automatyzacji

• Znaczna oszczędność czasu – dane wprowadzane tylko raz, używane w wielu miejscach.
• Mniej błędów – automatyczne reguły ograniczają ręczne wpisywanie liczb.
• Skalowalność – system działa niezależnie od liczby projektów czy pracowników.
• Transparentność – jasny podział kosztów, dodatków, zadań i ról.
• Gotowość do rozliczeń – eksport danych do Excela lub PDF w ustandaryzowanym formacie.

System zarządzania zleceniami i rozliczeniami w Airtable może być nie tylko prosty w obsłudze, ale też bardzo wydajny – o ile dobrze zaplanujemy relacje między tabelami oraz automatyzacje, które uzupełniają dane za użytkownika. Kluczem do sukcesu jest jasne opisanie pracy już na etapie planowania – co pozwala później automatycznie przeliczać koszty, dodatki i wynagrodzenia. W rezultacie firma zyskuje narzędzie, które rośnie razem z nią – i nie traci tempa, gdy zleceń zaczyna być trzy razy więcej.

Jeśli chcesz stworzyć taki system u siebie – możemy Ci w tym pomóc. Skontaktuj się z nami, a zbudujemy dla Ciebie rozwiązanie skrojone na miarę.