Automatyzacja procesu przetwarzania faktur kosztowych

Współczesne firmy coraz częściej sięgają po automatyzację procesów księgowych, aby zminimalizować manualne zadania, przyspieszyć przetwarzanie faktur i zredukować ryzyko błędów. Jednym z kluczowych obszarów, który można zoptymalizować, jest przetwarzanie dokumentów kosztowych. W poniższym scenariuszu przedstawiamy przykład automatyzacji tego procesu, realizowany za pomocą platformy MAKE oraz integracji z systemami księgowymi i chmurowymi.

Wyzwanie

Klient zgłosił potrzebę automatyzacji procesu przetwarzania dokumentów kosztowych – od momentu ich otrzymania aż po wygenerowanie pliku CSV do realizacji płatności z poziomu bankowego konta firmowego. Obecnie faktury kosztowe są otrzymywane z różnych źródeł – jako załączniki e-mail lub linki do systemów płatniczych typu Autopay. Dotychczasowy proces jest manualny i czasochłonny, co prowadzi do ryzyka błędów i opóźnień w płatnościach.

Założenia automatyzacji

Automatyzacja powinna działać w oparciu o następujące kroki:

1. Monitorowanie skrzynek pocztowych – W każdy poniedziałek o godz. 8:30 system skanuje określone skrzynki pocztowe w poszukiwaniu wiadomości zawierających faktury. Kryteria wyszukiwania obejmują:
   • Słowo kluczowe „faktura” w temacie lub treści wiadomości,
   • Oznaczenie wiadomości odpowiednim tagiem w kliencie pocztowym Thunderbird.
2. Pobieranie i analiza dokumentów – System identyfikuje załączniki w formatach *.pdf i *.xml oraz pobiera linki do płatności. Dokumenty są następnie przesyłane do chmury (np. Microsoft OneDrive) i de-duplikowane, aby uniknąć wielokrotnego przetwarzania tych samych plików.
3. Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) – Faktury w formacie PDF są przetwarzane przez oprogramowanie OCR w celu wydobycia kluczowych danych, takich jak:
   • Numer faktury,
   • Data wystawienia,
   • Kwota brutto,
   • Dane kontrahenta.
4. Księgowanie w systemie Fakturownia.pl – Przetworzone faktury są automatycznie wprowadzane do systemu księgowego Fakturownia.pl jako koszty. Istnieje możliwość integracji z innymi systemami księgowymi.
5. Generowanie pliku CSV – W każdy poniedziałek system generuje zbiorczy plik CSV zawierający wszystkie faktury z danego tygodnia. Plik ten jest konwertowany do formatu rozpoznawanego przez banki (np. UTF-8) i zawiera niezbędne informacje do realizacji przelewów.
6. Eksport do bankowości online – Wygenerowany plik CSV może być automatycznie przesyłany do systemu bankowego, umożliwiając szybkie zatwierdzenie i realizację płatności.

Wykorzystane technologie

• MAKE – Platforma do automatyzacji przepływu danych między skrzynkami pocztowymi, chmurą i systemem księgowym.
• Microsoft OneDrive – Magazynowanie dokumentów kosztowych w chmurze.
• OCR (np. Tesseract, Google Vision AI) – Automatyczna ekstrakcja danych z faktur.
• Fakturownia.pl – Księgowanie kosztów.
• Bankowość online – Import plików CSV w celu realizacji płatności.

Korzyści wdrożenia automatyzacji

• Oszczędność czasu – Eliminacja manualnego przetwarzania faktur.
• Mniejsza liczba błędów – Automatyczne rozpoznawanie i rejestrowanie danych.
• Łatwiejsza kontrola kosztów – Uporządkowana archiwizacja dokumentów w chmurze.
• Szybsze płatności – Możliwość generowania paczek przelewów do banku bezpośrednio z CSV.
• Elastyczność – Możliwość modyfikacji i dostosowania automatyzacji do zmieniających się potrzeb firmy.

Automatyzacja przetwarzania dokumentów kosztowych to nie tylko wygoda, ale także realne oszczędności dla firmy. Dzięki wdrożeniu inteligentnego systemu możliwe jest zminimalizowanie ryzyka błędów, przyspieszenie procesu płatności i pełna kontrola nad wydatkami. Jeśli Twoja firma zmaga się z podobnymi wyzwaniami, skontaktuj się z nami – pomożemy zaprojektować i wdrożyć idealne rozwiązanie dostosowane do Twoich potrzeb.