5 procesów biznesowych, które każda firma może zautomatyzować w godzinę

W dobie digitalizacji i rosnącej presji na efektywność, automatyzacja procesów biznesowych staje się nieodzownym elementem funkcjonowania nowoczesnych firm. Nie chodzi już tylko o zwiększenie produktywności. Automatyzacja pomaga:

• skrócić czas realizacji zadań,
• poprawić jakość obsługi klienta,
• zmniejszyć koszty operacyjne,
• wyeliminować błędy ludzkie,
• i… po prostu ułatwić życie zespołom.

Co ważne, wdrożenie automatyzacji nie musi być czasochłonne ani kosztowne. Dzięki narzędziom no-code i low-code takim jak Make.com, Zapier, Airtable, Google Workspace czy Notion, firmy mogą automatyzować powtarzalne czynności bez angażowania działów IT.

W tym artykule pokażemy Ci 5 procesów, które możesz zautomatyzować w mniej niż 60 minut, przy minimalnym nakładzie pracy. Do każdego dodajemy praktyczny przykład zastosowania.

1. Automatyzacja pozyskiwania leadów i integracja z CRM

Firmy generują leady przez formularze kontaktowe, newslettery, strony lądowania czy kampanie reklamowe. Niestety, często dane te są wprowadzane ręcznie do CRM-a, co zwiększa ryzyko błędów i opóźnień.

Jak to zautomatyzować?

Dzięki Make lub Zapier możesz ustawić automatyczne przepływy danych między formularzem a CRM-em. Przykład: nowy formularz na stronie → dane wpadają automatycznie do Airtable lub HubSpot + klient otrzymuje maila powitalnego.

Praktyczny scenariusz

Agencja marketingowa pozyskuje zapytania przez Typeform. Po ich przesłaniu:

• dane trafiają do Airtable,
• przypisuje się opiekun klienta,
• wysyła się automatyczny e-mail z załącznikiem PDF.

Potrzebne narzędzia: Make, Airtable, Typeform, Gmail

Korzyści z wdrożenia

• Błyskawiczne reagowanie na zapytania
• Porządek w bazie klientów
• Skrócenie czasu do kontaktu

2. Automatyczne przypomnienia o zaległych płatnościach

W wielu firmach proces przypominania o nieopłaconych fakturach nadal jest ręczny – pracownicy analizują dokumenty, przygotowują e-maile i wysyłają je pojedynczo.

Rozwiązanie

Automatyzacja może codziennie sprawdzać bazę faktur (np. w Airtable lub systemie księgowym) i wysyłać przypomnienia, jeśli dana faktura przekroczyła termin płatności.

Przykład z życia

Biuro rachunkowe obsługujące kilkudziesięciu klientów ma osobną bazę faktur w Airtable. Codziennie o 9:00 Make sprawdza, które faktury są po terminie i wysyła klientowi wiadomość z przypomnieniem i linkiem do płatności.

Potrzebne narzędzia: Make, Airtable, Gmail

Korzyści z wdrożenia

• Uporządkowana komunikacja z klientem
• Lepsza płynność finansowa
• Zmniejszenie liczby zaległości

3. Tworzenie folderów i dokumentacji dla nowych klientów

Nowy klient = nowy projekt, dokumenty, umowy, checklisty. Wszystko trzeba stworzyć, uporządkować i udostępnić zespołowi. A to zajmuje czas.

Automatyzacja w praktyce

Po dodaniu klienta do Airtable system:

• tworzy folder w Google Drive,
• kopiuje szablony (np. umowy, checklisty),
• zaprasza zespół do folderu,
• ustawia spotkanie onboardingowe w kalendarzu.

Przykład z życia

Software house przyjmuje nowego klienta. Po dodaniu danych do Airtable, Make tworzy automatycznie strukturę dokumentów i ustawia spotkanie w Google Calendar. Dzięki temu zespół oszczędza średnio 20 minut przy każdym onboardingu.

Korzyści z wdrożenia 

• Standaryzacja onboardingu
• Oszczędność czasu administracyjnego
• Lepsza organizacja danych

4. Powiadomienia o nowych zgłoszeniach, zamówieniach lub leadach

W wielu firmach nowe zgłoszenia nie są widoczne „na żywo”, przez co opóźnia się reakcja zespołu i obsługa klienta.

Automatyczne rozwiązanie

Wystarczy skonfigurować przepływ, w którym każde nowe zamówienie z e-commerce (np. Shopify, WooCommerce, Baselinker) trafia jako komunikat na Slacka lub do skrzynki e-mail.

Przykład z życia

Sklep internetowy z elektroniką otrzymuje zamówienia przez Shopify. Make sprawdza nowe zamówienia co 2 minuty i wysyła do działu logistyki szczegóły zamówienia na Slacka. Zamówienia powyżej 500 zł oznacza dodatkowo jako „priorytetowe”.

Korzyści z wdrożenia

• Błyskawiczna reakcja
• Lepsza współpraca działów (sprzedaż, logistyka)
• Wyższy poziom obsługi klienta

5. Codzienny raport operacyjny – automatycznie

Codzienne raportowanie wyników to klucz do szybkich decyzji, ale też coś, co pochłania sporo czasu – zwłaszcza jeśli dane są zbierane z wielu źródeł.

Automatyzacja raportów

Możesz zautomatyzować przygotowywanie raportu dziennego i jego wysyłkę. System zbiera dane z Google Analytics, Looker Studio, arkuszy Google Sheets czy Airtable i wysyła podsumowanie na e-mail lub Slack.

Przykład z życia

Agencja performance marketingowa tworzy codziennie zestawienie z wyników kampanii. System automatycznie generuje dane z Google Ads i Google Analytics, przesyła je do Looker Studio, generuje PDF i wysyła do klienta.

Potrzebne narzędzia: Looker Studio, Google Sheets, Gmail

Korzyści z wdrożenia

• Automatyczne dane każdego dnia
• Transparentność dla klientów
• Oszczędność czasu analityków

FAQ – najczęściej zadawane pytania o automatyzację procesów biznesowych

1. Czy automatyzacja procesów w firmie jest bezpieczna?

Tak, pod warunkiem korzystania z renomowanych i sprawdzonych narzędzi, takich jak Make (dawniej Integromat), Zapier, Airtable, czy Google Workspace. Większość z tych platform oferuje:

• szyfrowanie danych (SSL, TLS),
• zgodność z RODO i innymi przepisami ochrony danych,
• autoryzację dostępu opartą na tokenach API.

Dodatkowo wiele narzędzi umożliwia tworzenie automatyzacji na poziomie konta firmowego, co zapewnia kontrolę i audyt działań.

2. Czy potrzebuję programisty, żeby wdrożyć automatyzację?

Nie. Właśnie na tym polega siła narzędzi no-code i low-code – możesz stworzyć i wdrożyć automatyzację bez znajomości programowania.
Wystarczy:

• zrozumienie procesu biznesowego,
• znajomość podstawowych narzędzi (np. Airtable, Google Drive),
• trochę logiki i chęci działania.

Jeśli umiesz obsługiwać Excel i Gmail, poradzisz sobie również z Make.com.

3. Ile czasu zajmuje wdrożenie prostej automatyzacji?

Większość automatyzacji opisanych w tym artykule możesz wdrożyć w 30 do 60 minut. Kluczem jest dobre zaplanowanie procesu – samo „kliknięcie” automatyzacji to zazwyczaj kilka prostych kroków.

Dla bardziej złożonych scenariuszy, np. integracji z API, warto poświęcić więcej czasu lub skorzystać ze wsparcia specjalisty.

4. Czy automatyzacja jest droga?

Nie – większość narzędzi działa w modelu abonamentowym lub freemium, co oznacza, że wiele podstawowych integracji możesz stworzyć bezpłatnie.

Przykładowe koszty:

• Make.com – darmowy plan + plany od kilku euro miesięcznie,
• Zapier – plan darmowy z ograniczoną liczbą zapytań,
• Airtable – darmowy plan + płatne od 10 USD/mies.,
• Google Workspace – od 25 zł/miesiąc za użytkownika.

Z reguły inwestycja zwraca się w ciągu kilku tygodni, bo automatyzacja eliminuje dziesiątki godzin pracy manualnej.

5. Jakie procesy warto zautomatyzować w pierwszej kolejności?

Warto zacząć od procesów, które:

• są powtarzalne (np. codzienne raporty, wprowadzanie danych),
• wymagają wielu kliknięć lub kopiowania informacji,
• niosą ze sobą ryzyko błędów ludzkich,
• angażują czas osób o wysokich kompetencjach (np. handlowców czy managerów).

Najczęściej automatyzowane obszary to:

• marketing i generowanie leadów,
• fakturowanie i płatności,
• onboarding klientów i pracowników,
• raportowanie wyników,
• obsługa zapytań klientów.

6. Co jeśli nie wiem, od czego zacząć?

To zupełnie normalne! Właśnie dlatego oferujemy bezpłatną konsultację, podczas której:

• analizujemy procesy w Twojej firmie,
• rekomendujemy możliwe automatyzacje,
• pokazujemy, które z nich wdrożysz najszybciej i z największym efektem.

7. Co się stanie, jeśli proces przestanie działać?

W profesjonalnych narzędziach typu Make czy Zapier masz możliwość:

• ustawienia alertów e-mailowych w razie błędów,
• przeglądania historii wykonanych automatyzacji,
• testowania scenariuszy krok po kroku przed ich uruchomieniem.

Dzięki temu możesz szybko zareagować, jeśli coś pójdzie nie tak. Co więcej – błędy zdarzają się najczęściej w wyniku zmian w źródłowych danych (np. zmiana nazwy kolumny w arkuszu), a nie w samej automatyzacji.

8. Czy automatyzacja integruje się z moimi narzędziami?

Z dużym prawdopodobieństwem – tak. Make, Zapier i podobne platformy obsługują tysiące aplikacji i narzędzi, w tym:

• CRM-y (HubSpot, Pipedrive, Zoho, Salesforce)
• systemy e-commerce (Shopify, WooCommerce, Baselinker)
• komunikatory (Slack, MS Teams)
• systemy księgowe (inFakt, iFirma, Xero)
• narzędzia biurowe (Google Drive, Docs, Calendar, Sheets)
• systemy rekrutacyjne (Personio, Teamtailor, Recruitee)

Jeśli danego narzędzia nie ma na liście, można je zintegrować przez API lub Webhook.

9. Czy automatyzacja może zastąpić pracownika?

Automatyzacja nie zastępuje ludzi – wspiera ich. Jej zadaniem jest:

• zdejmowanie powtarzalnych, nudnych zadań,
• uwalnianie czasu na pracę kreatywną i strategiczną,
• ograniczenie kosztów operacyjnych.

Najlepiej działa jako wsparcie zespołu, a nie jego zastępstwo.

Automatyzacja nie musi być wieloetapowym, skomplikowanym procesem. Często wystarczy jedna godzina, aby znacząco usprawnić działania w firmie. Niezależnie od branży, proste automatyzacje pozwalają:

• odzyskać cenny czas,
• poprawić jakość pracy,
• i przyspieszyć rozwój organizacji.