Centralizacja i automatyzacja danych
w Agro-Partner – nowoczesne zarządzanie
dzięki wdrożeniu Airtable
Wyzwanie
Firma Agro-Partner zajmująca się kupnem i sprzedażą zbóż borykała się z wyzwaniami w zakresie zarządzania danymi, które wynikają z tradycyjnych, ręcznych procesów operacyjnych. Wspólnie zdefiniowaliśmy najważniejsze wyzwania dotyczące dotychczasowego procesu zarządzania danymi:
Informacje dotyczące kontaktów zakupowych, sprzedażowych oraz związanych z logistyką były rozproszone pomiędzy różne arkusze kalkulacyjne i dokumenty. Powodowało to:
- Problem z szybkim uzyskaniem spójnego obrazu operacji i statusu awizacji zbóż.
- Brak jednego źródła informacji, które mogłoby usprawnić podejmowanie decyzji.
Codzienna praca wymagała ręcznego zapisywania danych, monitorowania kontraktów zakupowych oraz sprzedażowych. To prowadziło do:
Pracownicy Agro-Partner, nie mieli dostępu do kluczowych informacji na różnych urządzeniach. Problemy obejmowały:
Rozwiązanie
Aby sprostać wyzwaniom Agro-Partner, wdrożyliśmy rozwiązanie oparte na Airtable. System został zaprojektowany tak, aby poprawić precyzję danych, usprawnić codzienną pracę oraz umożliwić szybki dostęp do informacji w czasie rzeczywistym. Wdrożenie takiego rozwiązania doprowadziło do zamierzonych efektów. Usprawnione zostały kluczowe obszary tj:
Dedykowane panele zakupów i sprzedaży pozwalają na podlinkowanie powiązanych transakcji, zapewniając pełną transparentność danych. Dzięki temu handlowcy mogą łatwo monitorować realizację umów, śledzić status kontraktów oraz analizować wyniki sprzedaży i zakupów w jednym miejscu.
Wdrożona centralna baza awizacji pozwala na szybką edycję i filtrowanie danych według statusów, terminów czy towarów. Ułatwia to zarządzanie przepływem dostaw oraz komunikację między działem handlowym i logistycznym. Wprowadziliśmy gotowe konfiguracje zestawów (np. ciągniki, naczepy i kierowcy), co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania powtarzalnych danych. To rozwiązanie znacząco przyspiesza pracę działu spedycji.
Baza produktów zawiera szczegółowe informacje o typach zbóż, parametrach jakościowych (np. zawartość białka) oraz kategoriach towarów. Dzięki temu możliwa jest precyzyjna analiza i raportowanie wyników operacyjnych. System pozwala na przechowywanie i organizację danych kontrahentów, takich jak lokalizacje, dane kontaktowe czy statusy GMT+, co ułatwia współpracę z partnerami
Rezultat
Eliminacja manualnych czynności, takich jak ręczne wprowadzanie danych pozwala zespołowi zaoszczędzić czas i skupić się na zadaniach o wyższej wartości. Dzięki gotowym zestawom logistycznym oraz automatyzacji procesów zminimalizowano ryzyko pomyłek i duplikacji danych, co znacząco zwiększa precyzję operacyjną.
Centralizacja i automatyzacja kluczowych procesów pozwoliły na płynne zarządzanie zakupami, sprzedażą i logistyką, zwłaszcza w szczytowych okresach działalności. Wprowadzony system jest elastyczny i może być rozszerzany o dodatkowe moduły, takie jak integracja z systemami księgowymi, alertami czy analizami rynkowymi, dostosowując się do rosnących potrzeb firmy.
Już dziś mam plany na rozwój kolejnych funkcjonalności takich jak: generator dokumentów, naliczanie stawek transportowych (kalkulator), automatyczne pobieranie i aktualizowanie kursów walut w czasie rzeczywistym, zautomatyzowanie numeracji kontraktów, automatyczne wysyłanie powiadomień.
Automatyzacja napędza rozwój...
„Dzięki Digitalx udało nam się usprawnić nasze procesy i wprowadzić automatyzację, która znacząco poprawiła efektywność naszej pracy. Ich profesjonalne i elastyczne podejście pozwoliło zadbać o każdy szczegół, co przełożyło się na płynne wdrożenie nowych rozwiązań. Digitalx pomogło nam przekształcić pomysły w funkcjonalne narzędzia, które ułatwiają naszą codzienną pracę. Współpraca z nimi była dla naszej firmy krokiem naprzód.”
Dariusz Mikołajczyk (AGRO-PARTNER)Gdzie podobne rozwiązania
znajdą zastosowanie?
Podobne rozwiązania doskonale sprawdzą się w branżach, gdzie kluczowe znaczenie mają zarządzanie danymi, logistyka oraz automatyzacja procesów. W logistyce i transporcie umożliwią optymalizację tras, zarządzanie flotą i monitorowanie dostaw. W produkcji i przemyśle usprawnią planowanie, monitorowanie zapasów i koordynację pracy zespołów. W handlu hurtowym i detalicznym pomogą w zarządzaniu magazynami, procesami zakupowymi i sprzedażowymi. Rozwiązania te znajdą również zastosowanie w firmach z takich obszarów jak księgowość, rekrutacja czy doradztwo.