CASE STUDY
Automatyzacja procesu umawiania rozmów rekrutacyjnych i raportowania efektywności
Wyzwanie

Digitalx jest firmą rekrutacyjną specjalizująca się w e-commerce i digital marketingu, zaistniała potrzeba optymalizacji procesu organizacji rozmów rekrutacyjnych. Największe wyzwania firmy w tym procesie:

Czasochłonne umawianie spotkań

Proces umawiania rozmów wymagał ręcznego wysyłania e-maili do kandydatów(-ek), co generowało:

  • Konieczność wielokrotnej wymiany wiadomości w celu ustalenia dogodnego terminu
  • Opóźnienia, które wydłużały cały proces rekrutacyjny
  • Większą liczbę powtarzalnych zadań, przez co rekruterzy tracili czas na organizację zamiast na ocenę kandydatów(-ek)
    • Brak przejrzystości harmonogramu dla rekruterów(-ek)

    Rekruterzy musieli sprawdzać kalendarze i Airtable, aby dowiedzieć się, z kim mają rozmowy danego dnia, co powodowało:

  • Konieczność ręcznego wyszukiwania informacji o zaplanowanych rozmowach
  • Ryzyko pominięcia spotkań i brak jednolitego systemu przypomnień
    • Czasochłonne raportowanie

    Brak automatyzacji w zakresie raportowania powodował, że zespół musiał ręcznie analizować dane o liczbie rozmów i czasie odpowiedzi, co prowadziło do:

  • Trudności w śledzeniu postępów rekrutacyjnych
  • Braku szybkiej analizy skuteczności procesu rekrutacji
    • Rozwiązanie

    Aby wyeliminować te problemy, wdrożyliśmy kompleksową automatyzację umawiania rozmów rekrutacyjnych, wykorzystując Airtable, Make.com, Calendly i Slack. Celem było skrócenie czasu organizacji rozmów, zapewnienie przejrzystości harmonogramu rekruterom oraz automatyczne generowanie raportów.

    Automatyzacja wysyłania zaproszeń na rozmowy

    Zamiast ręcznego kontaktowania się z kandydatami, wdrożyliśmy proces oparty na Airtable:

  • Rekruter(-ka) zaznacza pole „Zaproszenie wysłane” przy kandydacie(-ce) w Airtable
  • Make.com automatycznie wysyła e-mail do kandydata(-ki) z podziękowaniem za aplikację i linkiem do Calendly, gdzie może samodzielnie umówić rozmowę
  • Po rezerwacji spotkania w Calendly, termin rozmowy automatycznie zapisuje się w Airtable, a status kandydata zmienia się na „Rozmowa umówiona”
    • Automatyczne powiadomienia w Slacku dla rekruterów(-ek)

    Każdego dnia rano rekruterzy otrzymują na Slacku wiadomość z listą rozmów zaplanowanych na dany dzień. Powiadomienie zawiera:

  • Imię i nazwisko kandydata(-ki)
  • Godzinę rozmowy
  • Link do profilu kandydata w Airtable
    • Automatyczne raportowanie rekrutacyjne

    Wszystkie dane są zbierane i analizowane. Każdego dnia generowany jest raport, który zawiera:

  • Liczbę wysłanych zaproszeń do rozmowy
  • Liczbę umówionych rozmów
  • Średni czas odpowiedzi rekruterów na zgłoszenia kandydatów(-ek)
    • Rezultat

    W Digitalx został usprawniony proces umawiania spotkań rekrutacyjnych poprzez wdrożenie nowoczesnych rozwiązań automatyzacyjnych, które przyspieszają organizację, odciążają zespół i zwiększają skuteczność rekrutacji.

    Szybsza organizacja rozmów rekrutacyjnych

    Czas poświęcany na umawianie spotkań został skrócony o 70%, ponieważ kandydaci mogą samodzielnie wybierać terminy rozmów bez konieczności wymiany e-maili.

    Zwiększona efektywność zespołu

    Rekruterzy(-ki) mogą skupić się na rozmowach i ocenie kandydatów(-ek), zamiast tracić czas na organizację spotkań i ręczne wysyłanie zaproszeń.

    Lepsza organizacja pracy

    Rekruterzy(-ki) otrzymują codzienne powiadomienia na Slacku o rozmowach rekrutacyjnych, co minimalizuje ryzyko pominięcia spotkania i zapewnia większą przejrzystość harmonogramu.

    Usprawnione raportowanie

    Dzięki automatycznej analizie danych firma może śledzić skuteczność procesu rekrutacji i optymalizować działania na podstawie rzeczywistych wyników.

    Zwiększenie efektywności zespołu HR…
    „Dzięki wdrożonej automatyzacji w Digitalx znacząco skróciliśmy czas potrzebny na umawianie rozmów rekrutacyjnych. Powiadomienia na Slacku pomagają w efektywniejszym zarządzaniu harmonogramem, a automatyczne raporty dostarczają istotnych informacji na temat efektywności rekrutacji. Dzięki temu rozwiązaniu zespół może skoncentrować się na jakości rozmów, zamiast na ich organizowaniu, a dodatkowo zyskał więcej czasu na realizację bardziej strategicznych zadań.”
    Aleksandra Świątek (Digitalx)
    Gdzie podobne rozwiązania
    znajdą zastosowanie?

    Automatyzacja umawiania spotkań i raportowania znajduje zastosowanie nie tylko w rekrutacji, ale również w wielu innych obszarach biznesowych. Zespoły sprzedażowe mogą szybciej organizować rozmowy z klientami, co usprawnia procesy sprzedażowe i zwiększa konwersję. W obsłudze klienta automatyczne rezerwacje konsultacji redukują liczbę zapytań i poprawiają jakość wsparcia. Działy IT zyskują narzędzie do efektywnego zarządzania spotkaniami onboardingowymi i technicznymi. W zespołach projektowych automatyczne przypomnienia pomagają w koordynacji pracy i unikaniu opóźnień. Takie rozwiązania sprawdzają się w branżach e-commerce, IT, finansach, konsultingu i edukacji, pomagając firmom zwiększyć efektywność operacyjną i poprawić organizację pracy.

    Zapraszamy do kontaktu
    Kontakt