3 kroki do większej efektywności pracy

Czy zdarzyło Ci się kiedykolwiek czekać do końca oficjalnych godzin pracy tylko po to, aby popracować spokojnie? Masz dość bezsensownych spotkań, które pochłaniają całe dnie? A może zabierasz pracę do domu i do późnych godzin wisisz na służbowym telefonie? Jeżeli na wszystkie powyższe pytania odpowiedziałeś negatywnie to znaczy, że potrafisz zakrzywiać czasoprzestrzeń, w pracy masz mało pracy lub też… no ok … po prostu jesteś bardzo dobrze zorganizowany. Jeżeli jednak czujesz, że Twoja doba jest za krótka, to mamy dla Ciebie 3 wskazówki, które możesz wprowadzić w życie od zaraz.

krzywa wydajności

Każdy człowiek ma swój biologiczny rytm, który dyktuje przebieg dnia i decyduje o godzinach naszej najlepszej wydajności. Wydajność w ciągu dnia podlega oczywiście wahaniom i przesunięciom w zależności od tego, czy jest się przysłowiowym skowronkiem czy sową, niemniej jesteśmy w stanie nakreślić statystyczną krzywą pokazującą dzienną wydajności (wg REFA – Komisji ds. Badań nad Pracą).

Zgodnie z prezentowanym wykresem najlepszą porą dnia do pracy jest czas pomiędzy 8:00 a 11:00, kiedy mamy najwięcej energii. Postaraj się wykonać w tym czasie najtrudniejsze zadania. Największy spadek zaliczamy w okolicy godzin 12:00 – 14:00 po obiedzie, szczególnie jeżeli był wysoko kaloryczny. Drugi skok wydajności występuje późnym popołudniem, mniej więcej od godz. 15:00, jednak jest znacznie mniejszy od przedpołudniowego.

efekt piły

Ok, czyli wiemy już, że ze swojego ośmiogodzinnego dnia pracy jesteś w stanie dać z siebie 101% przez maksymalnie cztery godziny. Pasowałoby wykorzystać je optymalnie, ale… dzwoni telefon, mruga outlook a ktoś na “ołpenspejsie” opowiada o nowym filmie, który bardzo chcesz zobaczyć. Nie odkryjemy Ameryki pisząc, że podczas pracy umysłowej należy się skupić, ale jeżeli co chwile będziesz odrywał się od swojej pracy i wykonywał czynności poboczne to wpadniesz w tzw. „efekt piły”. Wynika on z prostego faktu, że po oderwaniu się od wykonywania danego zadania umysł potrzebuje dłuższej chwili, aby móc powrócić do pracy, a im częściej odrywasz się od danego zadania, tym więcej czasu zajmuje Ci jego wykonanie. W efekcie wykres naszego czasu pracy wygląda jak… ostrze piły.

Najczęściej jesteśmy odrywani od pracy przez telefony, nieprzewidziane wizyty gości, rozmowy o życiu prywatnym, nieprzewidziane wezwania na spotkania, wchodzenie „na chwilę” do Internetu. Nie ma znaczenia, czy prace przerwie Ci jakiś czynnik zewnętrzny, czy przerwiesz ją sam. Aby powrócić do 100% skupienia, potrzebujesz czasu na ponowny rozbieg. I jest to zmarnowany czas.

prawa Yerkesa – Dodsona

Czy zdarzyło Ci się kiedykolwiek chcieć  “za bardzo” i nie wychodziło? A może wykonywałeś to samo zadanie po raz setny i nie wiedząc dlaczego zrobiłeś je źle? Poziom naszej efektywności w dużej mierze zależy od poziomu pobudzenia jaki towarzyszy wykonywanemu zadaniu i mówi o tym prawo sformułowane przez R. Yerkesa i J. Dodsona. Dwójka badaczy odkryła, że dobór adekwatnego poziomu pobudzenia do wykonywanego zadania może pomagać albo szkodzić. Panowie R. Yerkes i J. Dodson wysnuli teorię, że do tego, aby jak najskuteczniej wykonać powierzone zadanie najlepszy jest średni poziom pobudzenia (motywacji). Zarówno za niski jak i za wysoki poziom pobudzenia wpływa negatywnie na rezultat – przy zbyt niskim nie zabieramy się do pracy, z kolei za wysoki paraliżuje nas emocjonalnie. 

Przełożenie teorii Y-D na praktykę będzie wymagało od nas świadomego podejścia do wykonywanych zadań:

– zadanie łatwe – “nakręć się” i podnieś swój poziom pobudzenia np. poprzez przypomnienie sobie tego, że Twoja praca jest częścią większej całości i inne osoby na Ciebie liczą. Opcja dla osób lubiących rywalizację – rywalizuj sam ze sobą np. poprzez wyznaczanie sobie coraz krótszego czasu na wykonanie zadania.

– zadanie trudne – “wyluzuj”, weź kilka głębokich oddechów i zaplanuj przebieg pracy – bardziej przewidywalne środowisko w trakcie wykonywania zadania odejmie część stresu. Sięgając po bardziej zaawansowane metody możesz również zastosować symulacje mentalne.